Отслеживание и своевременное взыскание дебиторской задолженности контрагентов — необходимое условие выживания компании. Сбор долгов дебиторов, с которых зачастую уже уплачены НДС и налог на прибыль, бесспорно является одной из важнейших задач бухгалтеров, финансовых и руководящих работников компании. В условиях кризиса, связанного с карантином, и повсеместного падения бизнес-активности, задача снижения финансовых потерь становится даже более приоритетной, чем увеличение объема продаж. Таким образом, сейчас очень важно обеспечить высокую скорость и эффективность процесса контроля дебиторской задолженности.


Как выглядит проблема?

Проблема дебиторской задолженности стояла всегда, даже старые и надежные партнеры время от времени задерживают оплату счетов. Для некоторых это превратилось в норму работы — не платят “до последнего”. В реалиях сегодняшнего дня такие случае участились случаи. Причем раньше у дебиторов отговорки были разные, а теперь одна — карантин, никто ничего не покупает, денег нет. Жесткие рычаги воздействия, такие как суд или взыскание с PR-сопровождением, всегда рассматривались как крайние, а в сложившейся ситуации не рассматриваются вовсе и ставка делается на переговоры и настойчивость. При этом, когда сотрудники как компании-кредитора, так и дебитора, работают из дома, зачастую оказывается сложно связаться и обсудить более доступные методы погашения задолженности или развеять миф о безнаказанности неоплаты.

Руководство компании направляет все возможные ресурсы на постоянное воздействие на должника с момента выпадения счета в список просроченных, но зачастую не может получить быстрый ответ на простые вопросы: “Какие счета еще не подтверждены клиентами?”, “Напомнили ли клиенту о приближающемся сроке оплаты?“, “С каким количеством должников удалось связался сегодня?”, “Какой прогресс взыскания по этому типу задолженности?”, и т.д. Если жизненный цикл оплаты счета и история усилий по сбору денежных средств непрозрачны, то происходит замедление финансовых потоков и увеличение коэффициента дебиторской задолженности.


Как уменьшить дебиторскую задолженность?

Управление дебиторской задолженностью предполагает комплексный подход, начиная с организации правильного документооборота, ввода мер поощрения своевременной оплаты для контрагентов и поддержания усилий сотрудников компании, и заканчивая регулярным анализом долгов и регламентацией порядка действий. Заметно уменьшить дебиторскую задолженность можно путем автоматизации основных шагов бизнес-процесса и сохранения комментариев по задолженности, истории работы с ней и другого контекста бизнес-процесса. В дополнение к ускорению процесса оплаты вы получаете прозрачность процесса для руководства компании, менеджера по работе с должниками и менеджеров по работе с клиентами, которые могут оперативно поставить на паузу новые сделки с проблемными клиентами.

Дальше мы рассмотрим пример бизнес-приложения для автоматизации процесса контроля дебиторской задолженности и подход к его созданию на базе Comindware Business Application Platform, Low-code платформы для максимально быстрого построения цифровых решений для бизнеса. Для начала цифровизации бизнес-процесса вам понадобится 2-3 часа свободного времени и один человек, который понимает процесс управления дебиторской задолженностью и знает какие данные понадобятся сотрудникам на каждом конкретном шаге.


Этот и 10+ других заготовленных бизнес-процессов для быстрой автоматизации предприятия входят в бесплатное решение Comindware COVID-19 Response*.

Подробнее

* для новых клиентов, 1-100 пользователей, до 1 января 2021


Создаем форму

Для начала создадим справочник клиентов, которые будут использоваться в форме процесса, и заполним ее данными о клиентах. Если это не первое приложение, которое вы создаете на базе платформы Comindware, то, скорее всего, у вас уже есть заполненный справочник клиентов и его можно будет использовать.

Переходим к созданию основной формы, которую будут видеть сотрудники при получении задачи в рамках бизнес-процесса. Добавляем поле для загрузки оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ) — оно понадобится на стартовом шаге процесса, поле “Клиент”, в котором можно будет выбрать одного из клиентов из соответствующего справочника. Далее добавляем поле для указания того, есть ли просроченная задолженность и отмечаем его как обязательное. Также в нашем примере добавлены поля для отображения суммы задолженности и даты ее погашения.

Вы можете добавить другие поля, например, “Типа задолженности”, путем перетаскивания соответствующих элементов курсором мыши.


Стартовая форма для бизнес-процесса обработки заявки в АХО


Создаем схему бизнес-процесса

Шаги процесса добавляются путём перетаскивания элементов нотации BPMN 2.0 в рабочую область. На начальном шаге предусмотрим возможность запуска процесса или сотрудником вручную, или в результате получения автоматического уведомления о появлении задолженности от ИТ-системы, используемой в бухгалтерии (например, 1С).

Добавляем шаг “Анализ ОСВ” и развилку которая запустит подходящую ветку бизнес-процесса с учетом результатов анализа ведомости:

  • Для случая, когда задолженности нет, добавьте шаг “Уведомление по телефону о предстоящей оплате”.
  • Для случая, когда задолженность есть, добавьте шаги “Подготовка акта сверки” и “Передача клиенту акта сверки”. Укажите шаг “Уведомление по телефону о предстоящей оплате” как следующий и в этой ветке процесса.


В приведенном примере процесс финализирует шаг “Контроль поступления денежных средств” — в случае, если оплата получена процесс завершается. Если нет — возвращается на шаг “Уведомление по телефону о предстоящей оплате”. Вы можете добавить несколько шагов, предполагающих активность по уведомлению клиента о необходимости оплаты, предусмотреть периодические напоминания сотруднику компании, ответственного за взыскание долга, и многое другое.


Бизнес-процесс взыскания дебиторской задолженности


Мы рекомендуем двигаться постепенно, превращая базовое решение, описанное выше, в полномасштабное бизнес-приложение для комплексного управления дебиторской задолженностью, от первичной оценки платежеспособности контрагентов до выполнения обязательств.


Самое время взять процессы под контроль.

Попробуйте и убедитесь, что это просто!

Получить решение

Свяжитесь с нами

Запросить стоимость

Запросить демонстрацию

Пробная версия Comindware

Пробная версия Comindware

Настройки cookies

Что такое cookie-файлы?

Cookie – это небольшой текстовый файл на вашем устройстве, который запускает функции и возможности веб-сайта.

Cookie-файл представляет собой небольшой текстовый файл, который веб-сайт запрашивает у вашего веб-браузера и сохраняет на вашем устройстве, чтобы запомнить какой язык вы предпочитаете и другую подобную информацию о вас, а также запускает функции и возможности веб-сайта.

В Comindware мы стараемся быть ясны и откровенны касательно того, какие данные о вас мы собираем и как их используем. И эта Политика предоставляет подробную информацию о том, какие cookie-файлы мы собираем и как мы используем данные о вас. Эта политика использования cookie-файлы применяется к веб-сайту Comindware.

Всегда включённые

Обеспечивают ваш персонализированный опыт и должную работу веб-сайта.

Всегда включённые cookie-файлы помогают нам обеспечивать персонализированный опыт использования веб-сайта для вас и не могут быть отключены в нашей системе. Вы можете настроить веб-браузер для блокировки или предупреждения об этих файлах cookie, но в последующем некоторые части веб-сайта могут не работать.

Comindware

Скорость работы сайта

Используются для постоянной оптимизации и улучшения веб-сайта.

Cookie-файлы производительности помогают нам постоянно оптимизировать и улучшать веб-сайт. Эти файлы cookie позволяют нам считать переходы на веб-сайт, отслеживать источники трафика, определять какие страницы пользуются наибольшей популярностью и приносят пользу посетителям, узнавать как пользователи перемещаются по веб-сайту. Все данные собираются в эти cookie-файлы в обобщённой форме и потому анонимны.

Google Analytics

Yandex.Metrica

Дополнительные функции

Позволяют расширять функциональность, например добавить видео и чат.

Функциональные cookie-файлы позволяют расширять функциональность, например добавить видео и чат для онлайн-консультаций. Если вы не разрешаете эти файлы cookie, некоторые или все эти функции могут работать некорректно.

Wistia

JivoChat

AddThis

Настройки cookies

Для обеспечения лучшего опыта работы с нашим сайтом мы используем cookie-файлы - нажмите кнопку «ОК», чтобы согласиться с нашей Политикой конфиденциальности. Вы можете изменить настройки конфиденциальности здесь.