Blog für kollaborative Denker Plan.
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Collaborate.

Vor einiger Zeit starteten meine Programmierkollegen ein neues Projekt. Sie mieteten ein kleines Büro, besorgten Computer und begannen mit einem 10-köpfigen Team die Entwicklung von Software. Das war vor 6 Jahren. Inzwischen haben sie sich zu einem mittelgroßen Unternehmen mit eigenen Kunden und Tausenden Fans in sozialen Medien gemausert.

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Wenn Sie Ihr Smartphone für Gespräche mit Freunden und Familie nutzen, haben Sie dafür wahrscheinlich eine Chat-Anwendung wie zum Beispiel WhatsApp heruntergeladen. Für das Teilen von Dateien und Dokumenten mit Kollegen hat sich Dropbox bewährt.


Visuell veranlagte Menschen drücken sich lieber über Formen, Skizzen und Anmerkungen statt mit vielen Worten aus und haben dafür vielleicht Skitch von Evernote entdeckt. Und schließlich gibt es noch verschiedene Apps für die Kalenderverwaltung, die aus den bestehenden Konten Kontextinformationen lesen, Wegbeschreibungen erstellen, auf freie Parkplätze hinweisen oder wartende Kollegen über Ihre Verspätung informieren.


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Natürlich: Irgendwann kommt der Punkt, an dem Sie sich im Zuge von Business Process Management mit BPMN befassen müssen. Aber diese Art von Business Notation ist ziemlich komplex und kompliziert. Sie müssen wertvolle Zeit in den Lernaufwand investieren oder die Abbildung, Optimierung und Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse in die Hand entsprechender Fachleute geben. Doch diese Kosten sind erheblich. Zusätzlich benötigt der BPM-Experte für die Erstellung von BPMN-Schemata spezielle Software, wodurch sich der finanzielle Aufwand noch weiter erhöht. Außerdem wird es nicht einfach, diese Diagramme anderen verständlich zu erklären. Unbestritten ist BPMN ein großartiges Tool, doch es erfordert eine Menge Zeit und Geld.

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Bei MS Outlook gibt es Emails, Kalender und Kontakte. Diese Standardtools sind gut, doch wenn es um die Verwaltung von Prozessen oder Projekten geht, sind sie nicht annähernd gut genug. Das liegt daran, dass Sie dafür nicht nur einzelne persönliche Aufgaben verwalten müssen, sondern eben ganze Prozesse. Und das sollte vollständig direkt in Outlook möglich sein, ohne das lästige Wechseln in andere Umgebungen.

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Geschäftliche Online-Kollaboration hat viel mit der privaten Online-Zusammenarbeit gemeinsam, zum Beispiel Kommentare wie bei Facebook oder geteilte Dateien wie bei DropBox oder Google Docs. Dabei ist es unerheblich, ob Sie online oder offline sind. Die Unterscheidungsmerkmale von geschäftlicher Kollaboration sind vielmehr die Ausrichtung auf Zielerreichung und die Verwendung von effizienz- und produktivitätsbasierenden Techniken, die dorthin führen.

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Es ist schon ein gewaltiger Vorteil, wenn eine Abteilung ihre Prozesse mit einem guten Prozessmanagementsystem automatisiert und so die Performance steigert. Aber der wahre Schatz ist noch woanders verborgen. Wenn Sie die Leistungskraft Ihres Unternehmens deutlich steigern, sich zu einem Marktführer entwickeln wollen, dann müssen Sie die Ausführung abteilungsübergreifender Aktivitäten auf ein ganz neues Niveau bringen und verhindern, dass Aufgaben zwischen den Abteilungen verlorengehen – mit entsprechenden Auswirkungen auf Budget und Leistung.

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Neulich gab es eine Fernsehsendung über einen Vertreter, der vor vielen Jahren durch das Land reiste und an der Haustür Staubsauger verkaufte. Um von seinem Produkt zu überzeugen, bot er an Ort und Stelle eine Vorführung an. Die Sendung war wirklich nett gemacht – 50er Jahre, schöne Autos, unberührte Landschaften und nostalgische Pin-ups. Aber ich bin kein Fernsehkritiker, sondern Wirtschaftsanalytikerin und somit wurde der Film zu einer Informationsquelle.

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Comindware greift das Feedback seiner Kunden auf und optimiert die Lösungen entsprechend, damit Ihre Erfordernisse noch besser erfüllt werden. Seit der Veröffentlichung unserer ersten Produkte – Comindware Tracker, Comindware Task Management und Comindware Tasks for Outlook – haben wir zahlreiche Rückmeldungen erhalten und häufige Updates herausgebracht. Unserem Entwicklungsteam ist es gelungen, die Software mit vielen wichtigen und praxisrelevanten Funktionen zu erweitern und eine wirklich komfortable Comindware-Umgebung zu schaffen. Heute möchte ich Ihnen die neue Version von Comindware Tasks for Outlook mit komplett überarbeiteter Oberfläche und deutlich erweitertem Funktionsumfang vorstellen.

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Immer wieder erlebe ich, dass jemand voller Enthusiasmus versucht, völlig ungeeignete Tools in den Alltag einzubauen. Zum Beispiel mein bester Freund. Als japanische Restaurants hierzulande immer beliebter wurden, war er von den Essstäbchen so begeistert, dass er sie am liebsten ständig benutzt hätte. Man stelle sich das bildhaft vor – ein ausgewachsener Mann, der an der Imbissbude seine Pommes mit Stäbchen isst. Zum Glück hat diese Phase nicht lange gedauert.

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Bei der Implementierung von Work Management Software ist es sinnvoll, die Auswahl der geeigneten Lösung den Mitarbeitern zu überlassen. Es gibt keinen wirklichen Grund, warum die Geschäftsleitung ein System für Work Management selbst aussuchen sollte. Die Mitarbeiter erledigen mit Work Management Software tagtäglich ihre Aufgaben. Das Management hingegen braucht nur Transparenz und Überblick sowie gute Berichtsfunktionen. Darum sollten diejenigen, die mit dem neuen Workflow System letztendlich arbeiten werden, aufgrund der Funktionalität die Entscheidung treffen dürfen.

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