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Genug davon, den Projektplan manuell zu aktualisieren? Dann aktualisieren Sie den Projektplan online und automatisch!

Am Ende der Woche startet Ihr Projekt, aber der zugehörige Plan ist sofort nicht mehr aktuell. Der Projektfortschritt muss im Plan festgehalten werden. Was tun Sie?

workflow automation

Sie haben die Wahl:

  • Selbst erledigen: Sie aktualisieren die Datei mit dem Projektplan mindestens einmal jede Woche manuell.
  • Delegieren oder Crowdsourcing einsetzen: Sie geben die Datei mit dem Projektplan online frei und fordern alle Beteiligten auf, den Status ihrer Aufgaben selbst manuell zu aktualisieren. Es ist für keinen der Beteiligten einfach, während der Arbeit ständig an diese Datei zu denken und so funktioniert dieses Vorgehen nicht wirklich.
  • Automatisieren: Sie setzen eine Engine zur Automatisierung der Arbeit ein, die es ermöglicht, dass jeder seine Aufgabe während der Arbeit an der Aufgabe aktualisiert und die alle Informationen an einem einzigen Platz bereitstellt. Auf diese Weise wird Ihr Projektplan online, simultan mit der Ausführung aktualisiert.
“…Ausführung ist der auf die Planung folgende Schritt und beinhaltet die Prozessautomatisierung und die Aufgabenverwaltung.”

Sie haben Ihren Projektplan sorgfältig durchdacht, Ziele definiert und Termine bestimmt. Die Zeit ist wie üblich knapp, Sie benötigen dringend jede einzelne Arbeitsstunde, um den Plan fristgerecht umzusetzen. Unter diesem Gesichtspunkt verschwenden Sie Zeit, wenn Sie den Planfortschritt manuell aktualisieren, statt den Projektplan online automatisch auf dem aktuellen Stand zu halten.

Was ist so schlecht an manueller Aktualisierung?

1. Mangelnde Integration.

Ein Projekt besteht aus verschiedenen Teilen. Die Planung ist nur ein Teil des Projekts. Daran schließt sich die Ausführung an, einschließlich Workflow-Automatisierung und Aufgabenverwaltung.

Wenn alles in verschiedenen Systemen verwaltet wird, werden Sie manuelle Aktualisierung nicht vermeiden. Im Grunde genommen erledigen Sie die Arbeit, die Arbeitsroboter erledigen sollten.

2. Mangelnde Kommunikation

Wenn Sie ein Desktop-Planungstool verwenden, können (oder wollen) Sie üblicherweise mit niemandem teilen. Ihr Team kann nicht daran teilnehmen, den Status der Projektausführung in Echtzeit zu aktualisieren. In diesem Fall ist der Manager der einzige Anwender des Systems. Das kann durch Werkzeuge zur Kollaboration innerhalb Ihrer Lösung zur Ausführung des Plans gelöst werden. Optional können Sie Ihren Plan online mit Ihrem Team teilen.

“…eine Engine zur Automatisierung der Arbeit befreit von der manuellen Aktualisierung von Plänen.”

Führen Sie Ihren Plan aus und aktualisieren Sie den Projektplan online automatisch mit Comindware Tracker

So sieht mein Plan aus in Comindware Tracker:

Work Item

Mit Comindware Tracker ist es nicht mehr nötig, das Projekt wöchentlich manuell zu aktualisieren:

  • Sie sparen Zeit beim Update der Berichte
  • Sie können Ihre Berichte jederzeit anderen Anwendern oder leitenden Managern zeigen
  • Sie wissen immer genau, was abläuft
  • Jedes Teammitglied weiß jederzeit, wie das Projekt vorangeht
  • Außerdem wird die Team-Kollaboration verbessert.

Jedes Mitglied des Teams findet alle notwendigen Informationen über Aufgaben, einschließlich der Kommentare und der Aufgaben-Historie, der Dateien und der Diskussionen an nur einem Platz. Termine und Prioritäten sind für die Manager sofort sichtbar. Abgeschlossenen Aufgaben und solche, die in Arbeit oder aufgeschoben sind, werden von demjenigen im Projektplan online aktualisiert, der an dieser Aufgabe arbeitet. Diese kollaborative Aktualisierung bietet in Echtzeit Übersicht über die Ausführung des Projektplans.

Work Item

So erhalten Manager, Projektmanager und Teamleiter Übersicht über den Fortschritt der Projektausführung und Statusaktualisierungen in Echtzeit:

project plan

Sie sehen den Fortschritt des Projekts, den Status und die aktuellen Bearbeiter. Sie können jede Liste anpassen, so dass Sie genau die Dinge sehen, die Sie benötigen: Status, Deadline, Bearbeiter, Element-ID, Zahl der Anhänge und anderes. Passen Sie es an, wie Sie wollen. Das Wesentliche ist, dass die Information über Ihr Projekt aktuell ist.

Veröffentlicht:  in Leadership, Projektwelt