Система электронного документооборота (СЭД)
на базе Comindware Business Application Platform
Комплексное решение для автоматизации документооборота и реализации сквозных бизнес-процессов компании без лишних сложностей. Comindware помогает выйти за рамки традиционной СЭД и обеспечить не только эффективный электронный документооборот организации, но и решить вопросы внутренних взаимодействий и управления.
Возможности СЭД-системы Comindware
Типовое СЭД-решение для организации электронного документооборота от Comindware обеспечивает порядок во входящих и исходящих документах, надлежащее оформление и хранение документации, соблюдение установленных сроков ее подготовки сотрудниками. Внедрение СЭД помогает автоматизировать документооборот, построить плодотворные отношения с контрагентами и избежать претензий со стороны проверяющих органов.
Типовое решение содержит набор основных объектов и функций, необходимых для внедрения СЭД, реализации электронного документооборота, автоматизации и эффективного управления делопроизводством в компании.
Бизнес-объекты
- Справочник типов документов
- Входящая и исходящая корреспонденция
- Организационно-распорядительные документы
- Кадровая документация
- Протоколы совещаний
Бизнес-процессы
Ключевая функциональность
- Автоматическая генерация документов
- Сканирование, в том числе с помощью камеры смартфона
- Автоматическое распознавание типов документов и реквизитов (полей)
- Автоматический запуск бизнес-процесса в зависимости от типа документа
- Интеграция с ECM-системами
- Мобильное приложение
Перечисленные выше элементы типовой СЭД могут быть изменены “на лету” и подстроены под актуальные нужды и задачи компании, что делает процесс внедрения СЭД гладким и адаптивным.
СЭД-решение от Comindware полностью соответствует требованиям импортозамещения
Преимущества внедрения
СЭД-системы Comindware
Решение на базе Comindware Business Application Platform, как и традиционные системы электронного документооборота (СЭД), автоматизирует и упрощает работу с документами. Но, в отличие от них, оно также позволяет работать со структурированными данными, в том числе в рамках бизнес-процессов. Например, можно зарегистрировать входящий документ, автоматически распознать его тип и запустить соответствующий бизнес-процесс, который, в свою очередь, обратится к сервису корпоративной системы. Таким образом обеспечивается соблюдение установленного порядка действий в ответ на клиентский запрос, рекламацию или любое другое событие.
Фокус на бизнес-целях
Клиент платит не за документы, а за качественную продукцию, поставленную вовремя, и за качественно оказанные услуги. По факту внедрения системы электронного документооборота зачастую оказывается, что документ превращается в самоцель. СЭД на базе Low-code платформы Comindware помогает сместить фокус с документооборота на бизнес-цели и минимизировать работу с бумажными документами, заменив их электронными версиями. Более того, решение Comindware позволяет углубить автоматизацию делопроизводства и перейти от работы с текстом к работе с данными (полями документов). Например, вместо согласования многостраничного текста типового договора можно перейти к согласованию карточки договора – нескольких реквизитов, умещающихся на половине экрана. При этом радикально уменьшается трудоемкость.
Мобильность
Система электронного документооборота на базе платформы Comindware позволяет сотрудникам и руководителям контролировать и исполнять актуальные задачи в рамках документооборота с мобильных устройств. Мобильное приложение Comindware дает возможность просмотра, согласования и утверждения документов, а также сканирования документов с помощью встроенной камеры. При этом радикально сокращаются сроки прохождения документов, что улучшает показатели удовлетворенности клиентов.
Пример внедрения
Решение для электронного документооборота. Внедрена эффективная система управления документами, благодаря интеграции с Microsoft Outlook обеспечена возможность работы с актуальными документами и их согласование без необходимости переключаться между приложениями, благодаря чему увеличилась эффективность работы сотрудников юридического и финансового отделов компании.
Дополнительная информация о возможностях для документооборота и демонстрация доступны по запросу
Сочетание BPMS и СЭД для автоматизации документооборота
В российской практике СЭД принято рассматривать как системы для автоматизации делопроизводства и увеличения эффективности внутреннего электронного документооборота. Автоматизация документооборота считается необходимым фактором эффективной работы бэк-офиса компании. Основными задачами, которые ставятся при внедрении СЭД, являются:
- Организация хранилища электронных документов
- Обеспечение автоматизации процессов обработки документов
- Управление статусами документов
Таким образом, СЭД позволяет провести документ через все этапы обработки и быстро узнать его статус или найти в архиве, автоматизировать документооборот. ECM-система помогает также управлять корпоративными данными, причём в форме не только документов, но и медиаданных (фото, видео, содержимое корпоративного сайта).
BPMS решают задачи более высокого уровня: объектом автоматизации здесь является вся деятельность сотрудников, а не только работа с документами, а в качестве результата рассматриваются не документы, а ценность для клиента. Системы такого типа способны автоматизировать те же стадии электронного документооборота, что и СЭД, но реализовать их в рамках сквозных "от и до" бизнес-процессов компании.
Сочетание функциональности BPMS и традиционной СЭД или ECM-системы в рамках единой цифровой платформы Comindware позволяет выйти за пределы чисто канцелярского делопроизводства и органично встроить электронный документооборот в бизнес-процессы организации. Это даёт возможность эффективно управлять как документами, так и процессами компании.
Другие типовые решения
