Collaborative Minds Blog Plan.
Manage.
Collaborate.

Процессный подход к бюджетированию

Бюджетирование, то есть выстраивание бюджета предприятия и контроль за его исполнением, оказывает заметное влияние на деятельность компании и успешность бизнеса.


Comindware banner

Несмотря на понятные задачи и цели бюджетирования, выстраивать его можно очень по-разному. Сегодня всё чаще встречается понимание со стороны руководителей того факта, что работать с бюджетом по принципу «как раньше, так и дальше» – не лучшее решение. Если выстраивание и корректировка бюджета превращаются в слишком тяжеловесные процессы, есть смысл их пересмотреть. Помимо традиционного подхода, на сегодняшний день существует также процессно-ориентированное бюджетирование, которое значительно отличается по своим принципам и помогает добиться совсем других результатов.

Принципы традиционного бюджетирования

В основе традиционного бюджетирования лежат статьи бюджета. Для распределения бюджета по статьям существуют центры финансовой ответственности, куда входят бухгалтеры и другие специалисты. Одна из основных задач, которые ставятся при планировании бюджета – это сокращение издержек. Самая неблагополучная система бюджетирования – та, при которой финансирование конкретных отделов предприятия всегда урезается, так что их руководителям приходится на чём-то экономить. При этом сохранённые деньги направляются на модернизацию производства или продаж, которая осуществляется «по указке сверху» типовым способом. Предприятие с таким подходом к бюджетированию может функционировать и даже быть успешным. Но стоит помнить, что при подобной системе проблемы накапливаются и рано или поздно выплеснутся наружу, либо будут сдерживать развитие предприятия.



традиционное бюджетирование

Незнание руководителем реальной ситуации, которая существует в разных подразделениях предприятия – вот одна из проблем, которую очень трудно преодолеть при традиционном подходе к бюджетированию. Все данные владелец компании получает из финансовых отчётов. Но информация, поданная таким образом (“В этом году было засеяно 223 га свеклы, что на 8% больше, чем в прошлом году”), при внешней очевидности и даже позитивной динамике, совсем не отражает реальность, не показывает проблемы. А самое главное – никак не связана с клиентом и с тем, чтобы сделать его довольным.

Таким образом, существуют 2 модели бюджетирования, в основе которых лежат:

1) Показатели, конечная цель бюджетирования – их сохранение и повышение (не хуже, чем в прошлом квартале).

2) Процессы, конечная цель – дать клиенту больше чем раньше и больше, чем конкуренты.

Принципы процессного бюджетирования

Если за основу берётся процесс, то всё бюджетирование перестраивается и пересматривается. На первых порах предприятию, которое привыкло к традиционной системе, бывает нелегко отойти от её принципов. Основная практическая разница в следующем:

  • При процессном подходе больше трудозатраты на формирование бюджета. Недостаточно определить «приход» и «расход», а затем разделить их на отделы.
  • Стратегическое планирование. Все процессы в бюджетировании проводятся с учётом конкретных целей, стоящих перед компанией.
  • Контроль на каждом этапе. Вместо сводного отчёта по десяткам бизнес-процессов руководитель видит реальную ситуацию по каждому. Вместо проверок, которые требуется запускать время от времени с целью увидеть какие-то элементы работы отделов, руководство владеет ситуацией в режиме реального времени.
  • Каждый бизнес-процесс бюджетирования контролируется от начала до завершения. К примеру – от получения заявки клиента до момента передачи ему продукции, получения отзыва, обработки претензии.

Разбивка бюджетирования, и ещё шире – всей деятельности компании не на отделы, а на процессы предполагает совсем иную логику, иное управление, другой подход к решению задач. Но часто переход на такой формат помогает не только лучше увидеть возможности и проблемы фирмы, но и начать работать на клиента вместо работы на показатели. При процессном подходе проще принимать долгосрочные решения и работать на перспективу, потому что традиционное бюджетирование с его тенденцией урезать расходы и концентрацией на краткосрочных целях (показатели последнего месяца) обычно помогает лишь сохранить текущее положение дел, но не развиться.

Бизнес-процесс запускается, когда поступает конкретная задача. К примеру, требуется обслужить определённого клиента. Выстраивание бизнес-процессов на основе отдельных клиентов можно считать одним из самых правильных подходов. В этом случае, пока бизнес-процесс отрабатывается компанией, он будет в каждый момент времени находиться на определённом этапе и на уровне конкретного специалиста. Когда специалист выполнил свою часть работы, он переадресует процесс следующему сотруднику. Благодаря этому руководитель имеет возможность увидеть, на каком этапе процесс находится сейчас, на ком из сотрудников он «застрял». А также – с какой скоростью он был отработан теми сотрудниками, которые уже с ним взаимодействовали.

Если конкретный сотрудник обрабатывает свой этап очень долго, стоит задуматься о том, какие затруднения он испытывает. Это может быть не только недостаточная ответственность, но и устаревшее оборудование, недостаточное знание новых технологий. Вместо отправки n рублей на модернизацию оборудования предприятия в целом появляется возможность направить эти деньги в ту точку, которая вызывает реальные проблемы, не трогая те точки, где проблем в данный момент нет. Это позволяет экономить, но не по принципу «выделить вместо n рублей 1/2 n», как предложил бы традиционный подход, а по принципу точечной модернизации только тех мест, которые правда этого требуют.

Процессное бюджетирование помогает видеть и прямые, и косвенные затраты, которые часто составляют невидимое основание айсберга бюджета, потому что их трудно учесть и подсчитать при традиционном методе.

Автоматизация бюджетирования

Большая ошибка многих руководителей – их желание автоматизировать бюджетирование независимо от того, по каким принципам оно проводится и насколько эффективно. Автоматизация хорошо срабатывает, когда она ставится на базу работающих и современных принципов. Автоматизировать громоздкую и устаревшую систему бюджетирования тоже можно, но ждать эффекта в такой ситуации вряд ли стоит. При этом автоматизация плохо сочетается с традиционным методом работы. Если у сотрудников нет мотивации использовать автоматизацию, то всё сведётся к подстановке нужных значений в нужные таблицы, а единственная цель тут – выполнить новый каприз руководства, зачем-то внедрившего программу автоматизации. Естественно, здесь сложно говорить об эффективности.

Грамотное описание процесса бюджетирования предприятия помогает понять, насколько действующая система эффективна и что делать дальше: менять её или запускать автоматизацию.

При автоматизации встречаются следующие трудности:

  • Необходимость настраивать программу под бизнес или, что ещё сложнее – бизнес под программу.
  • Высокая стоимость программных решений.
  • Высокая стоимость их обслуживания, поддержки и настройки.
  • Неочевидная эффективность от внедрения автоматизации. По факту, руководитель никогда не уверен, сработает это или нет.

Всё это заставляет искать другие решения, которые отличаются от «коробочных» и не станут ещё одной крупной расходной статьёй в бюджете.

Преимущества решения на базе Comindware Business Application Platform

Одна из возможностей для быстрой и сравнительно недорогой автоматизации бюджетирования – это решение для управления бюджетированием на базе Comindware Business Application Platform.

В чём его плюсы?

  • Позволяет нацелить все процессы бюджетирования на результаты, определяемые стратегией
  • Сравнительно небольшие затраты на внедрение и поддержку системы. Протестировать можно бесплатно.
  • Легко выстраивает бизнес-процессы предприятия. Компания получает возможность попробовать работу по таким принципам, если ранее так не работала.
  • Разграничиваются права доступа для разных сотрудников.
  • Понятный интерфейс и не громоздкий функционал. Работа с программой происходит через браузер.
  • Есть возможность пользоваться системой через компьютеры, ноутбуки, смартфоны и мобильные устройства.

Если вы не готовы тратить большие деньги на разработку кастомного программного продукта, попробуйте решение на базе Comindware Business Application Platform. Закажите демонстрацию бесплатно и оцените, насколько такой вариант подойдёт конкретно вашему предприятию.

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик, бренд-менеджер решений на базе Comindware Business Application Platform, специалист по партнёрским отношениям.

Опубликовано:  в разделе Аналитика, Бизнес-процессы, Бизнес-процессы, Бюджетирование