Collaborative Minds Blog Plan.
Manage.
Collaborate.

Автоматизация кадрового делопроизводства

Отдел кадров существует в любой компании, и его работа становится всё сложнее по мере роста предприятия и появления новых подразделений и должностей.

Какие вопросы решает отдел кадров?
  • Работа с персоналом: поиск, наём, увольнение, переводы внутри компании.
  • Работа с внутренними документами: отчёты, учёт рабочего времени, составление личных дел сотрудников, выдача справок и больничных листов.
  • Расчёт и начисление заработной платы.
  • Работа с внешними документами (налоговая документация).
  • Приём и обработка заявлений.

При количестве сотрудников до 10 человек всё это можно осуществлять вручную, однако на предприятиях, где работают 10-100 сотрудников, это будет уже сложно, а если в компании больше 100 человек, то автоматизация кадрового делопроизводства совершенно необходима.


Comindware banner

Почему нужно автоматизировать кадровое делопроизводство

Все причины, по которым автоматизация кадрового отдела становится почти неизбежной, можно поделить на 2 группы.

Повышение скорости

Задержки в выдаче справок сотрудникам и в обработке заявлений затягивают решение проблем, ухудшают репутацию отдела кадров и предприятия в целом. Если скорость работы отдела кадров не соответствует нагрузкам, то нерешённые проблемы накапливаются.

Уменьшение количества ошибок

При работе по старым принципам проверять документы и данные тоже приходится вручную, поэтому неизбежны ошибки.

Особенно неприятные последствия вызывают ошибки в учёте рабочих часов, заработной платы, налоговых отчислений. Всё это может привести к потере денежных средств, в том числе из-за санкций и штрафов со стороны государственных органов.

«Чистота» документации и всего предприятия в целом в глазах государственных органов – одна из важнейших целей проведения автоматизации.

Вторая не менее важная цель – повысить эффективность работы отдела кадров, от которой напрямую зависит эффективность предприятия в целом.

Преимущества автоматизации отдела кадров

Автоматизация кадрового делопроизводства

Качественная автоматизация отдела кадров позволяет решить следующие задачи:
  • Ускорение рутинных процессов (автоматическое формирование документов по шаблонам, учёт рабочего времени, начисление зарплаты).
  • Упрощение процессов поиска и подбора сотрудников.
  • Быстрый учёт и внедрение новых правил работы с документами, правил подачи документов, которые меняются каждый год.
  • Появление общей базы данных, куда заносится вся информация. Каждый сотрудник предприятия (соответственно своему уровню доступа) может эту информацию оперативно получить.
  • Упрощение самого документооборота. Вместо бумажных документов или файлов Excel работа ведётся непосредственно через интерфейс системы автоматизации.
  • Напоминание о приближении сроков подачи документов в налоговые и другие органы.
  • Сокращение затрат времени на любые процессы.
  • Уменьшение количества ошибок во всех процессах.

Исходя из этого, очевидно, что автоматизация кадров должна проводиться на каждом предприятии. Почему же ещё не все компании взяли на вооружение новые принципы работы отдела кадров?

Здесь есть несколько затруднений, с которыми желательно разобраться перед тем, как автоматизация учета кадров будет запущена в действие.

Сложности при внедрении автоматизации кадрового учёта

Одна из основных сложностей связана с тем, что автоматизация кадрового учета часто подразумевает иной подход к кадровой работе в целом и к отдельным процессам в частности. Чтобы получить желаемый результат, полезно принять во внимание следующее.

Количество согласующих лиц

В идеале, их должно быть как можно меньше. Если сотрудник обращается в кадровый отдел, то происходит контакт «сотрудник – работник отдела кадров». В особых случаях может потребоваться согласование с начальником кадрового отдела, либо с руководителем всего предприятия (или подразделения).

Но чем больше в эту цепочку внедряется разных руководителей и заместителей (например, руководитель отдела, где работает сотрудник, причём таких руководителей может быть несколько на разных уровнях – бухгалтерия, директор; генеральный директор), тем сложнее и дольше становится путь решения каждой задачи.

Формирование отчётов по шаблонам

Такой путь формирования позволяет уменьшить затраты времени, при этом шаблоны будут соответствовать требованиям законодательства. Но для этого придётся переучить персонал, чтобы все документы формировались единообразно.

Разумная автоматизация

Под разумностью понимается необходимость добиться того, чтобы автоматизация кадрового делопроизводства затрагивала только те сферы, которые правда в ней нуждаются.

Поставив задачу «автоматизировать всё что можно», придётся потратить очень много усилий при внедрении, да и впоследствии автоматизация отдельных процессов может не упростить, а усложнить их.

Этапы автоматизации отдела кадров

Любая модернизация бизнес-процессов начинается с целей и задач. Поэтому важно чётко решить, какие трудности нужно преодолеть. Например: повысить скорость работы отдела кадров, избежать задержек в подаче налоговых документов. Далее следуют:
  • Подготовка персонала к внедрению системы автоматизации. Это касается как моральной подготовки, так и обучения.
  • Выбор системы автоматизации.
  • Внедрение системы.
  • Тестирование.
  • Доработка.
  • Начало использования.
  • Оценка эффективности автоматизации и внесение доработок.

Последний пункт требуется повторять регулярно, чтобы автоматизация кадровой службы действительно приносила нужный результат.

Особо стоит отметить, что автоматизация делопроизводства отдела кадров неотделима от автоматизации данного отдела в целом, которая также является частью комплексной автоматизации компании. По этой причине есть смысл с самого начала работать «на перспективу»: если идея автоматизации зародилась именно в отделе кадров, то впоследствии её полезно расширить на всю компанию. Если же другие отделы и бизнес-процессы уже автоматизированы, то автоматизация управления кадрами должна быть с ними интегрирована для достижения лучшего результата.

Типы систем автоматизации

Тот или иной тип системы автоматизации выбирается в зависимости от того, насколько крупным является предприятие, какие задачи планируется решить и требуется ли в дальнейшем интегрировать систему автоматизации делопроизводства кадрового отдела на другие подразделения компании.

  1. Кастомные разработки. Это программные продукты, способные решать только отдельные задачи. Например, вести учёт рабочего времени.
  2. Коробочные программные продукты, способные решать более широкий спектр задач.
  3. HRM-модули для уже внедрённых на предприятиях ERP-систем.
  4. Специализированные HRM-системы. Они способны оперировать большим комплексом информации и предоставить ещё более широкий перечень функционала.
  5. BPM-системы, подразумевающие комплексную автоматизацию всего предприятия и в частности отдела кадров.

В чём недостатки перечисленных систем автоматизации?

Для всех этих систем характерны следующие недостатки:
  • Высокая стоимость внедрения. Стоимость внедрения всегда ощутимо больше, чем заявленная стоимость ПО, потому что нужно учесть ещё затраты на кастомизацию, интеграцию с другими корпоративными системами, используемыми в компании, и другие услуги IT-специалистов.
  • Долгий и сложный путь внесения изменений. Обычно требуется не только помощь IT-отдела, но и контакты с разработчиками.
  • Не всем сотрудникам будет просто разобраться с ПО.
  • Возможность трудоустройства в отдел кадров людей, не умеющих работать с этим ПО, окажется под вопросом.

Самый же главный недостаток большинства систем автоматизации – это отсутствие адаптивности. Когда потребуется внести изменения или расширить существующий функционал, это может оказаться слишком дорогим, сложным или невозможным.

По этой причине автоматизация кадровой деятельности должна выполняться с учётом перспективы: чтобы через несколько месяцев (лет) не потребовалось затрачивать много времени и средств на оптимизацию. И чтобы не попасть в «ловушку автоматизации» – ситуацию, когда расходы на неё очень велики и постоянны, отказаться от существующей системы нельзя, потому что на ней работает весь отдел кадров, притом что работать с данной системой не слишком удобно.

Когда внедряется автоматизация кадровых процессов, полезно смотреть на ситуацию шире и задумываться либо о распространении автоматизации на все отделы либо интеграции автоматизации отдела кадров и других подразделений.

Чаще всего автоматизация компании проводится комплексно. Это требует заметных усилий, но впоследствии при грамотном подходе они себя оправдывают. Покупка «коробочного» продукта решает проблемы сегодняшнего дня, но впоследствии, когда повысятся требования к ПО, или же возникнет желание провести интеграцию, во многих случаях это окажется невозможно.

Low-code системы

Основные особенности Low-code систем – в следующем:
  • Не являются «коробочным» продуктом. Есть возможность последовательного расширения и добавления функций с минимальным бюджетом.
  • Минимум кода и простота кастомизации интерфейса.
  • Предусмотрена настройка самим пользователем. Не требуется специальное обучение для использования такого ПО.
  • Не требуется мощный IT-отдел и затраты на его содержание.
  • Нужные изменения в работу ПО вносятся без остановки его работы, «на лету».

Одно из главных преимущество Low-code в том, что к их внедрению не требуется такой серьёзной подготовки ресурсов и людей. Внедрив такую систему, для начала можно охватить ею только часть процессов, протестировав качество её работы. Затем, по мере роста потребностей отдела кадров, такая система легко дорабатывается и расширяется силами штатных бизнес-аналитиков, вплоть до системы всего предприятия.

Решение на базе Comindware Business Application Platform

Comindware Business Application Platform – одна из первых российских систем для создания бизнес-приложений, относящихся к классу программного обеспечения Low-code. В основе платформы – управление процессами (BPMS), кейсами (ACM), задачами плюс социальное взаимодействие. На данное платформе можно автоматизировать любые бизнес-задачи, включая весь спектр HR-процессов. Начать можно с внедрения типового решения для автоматизации кадрового делопроизводства на базе Comindware Business Application Platform.

Такое решение автоматизирует следующие бизнес-процессы:
  • Подбор кандидатов, оформление в штат, увольнение.
  • Работа с отпусками, командировками, больничными.
  • Аттестация и оценка эффективности персонала.
  • Выдача справок.
  • Учёт рабочего времени, начисление зарплаты.

Использование Low-code системы автоматизации помогает избежать больших затрат на внедрение и, что ещё важнее, на доработку.

Данное решение легко интегрируется с ERP, SAP и другими корпоративными системами предприятия, если они имеются. Впоследствии решение на базе Comindware Business Application Platform легко расширяется до нужного функционала силами штатных сотрудников.

Важным достоинством является работа с интерфейсом программы в браузере, без необходимости устанавливать ПО на компьютер. Доступно внесение и получение информации с помощью мобильных устройств.

Закажите бесплатно демонстрацию возможностей Comindware Business Application Platform и оцените, насколько она подойдёт для вашей компании.

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик, бренд-менеджер решений на базе Comindware Business Application Platform, специалист по партнёрским отношениям.

Опубликовано:  в разделе HR