Collaborative Minds Blog

Преимущества и недостатки электронного документооборота

Достоинства электронного документооборота (ЭДО) сегодня приводят к тому, что он внедряется на многих предприятиях. По мере развития цифровых технологий расширяется и сфера его применения. Сейчас существуют электронные договоры, обладающие не меньшей юридической силой, чем привычные бумажные, с подписями и печатями. ЭДО используется не только внутри компании, в электронном виде оформляются также документы налогового и бухгалтерского учёта. Такой формат применяется и для тендеров.

Мы разберём преимущества и недостатки электронного документооборота, поговорим и о том, как оптимизировать его маршрутизацию.

Основные преимущества электронного документооборота

Самое очевидное из них – экономия. Стоимость отправки контрагенту одного цифрового договора в 10 раз ниже, чем бумажного, с учётом бумаги, оргтехники и услуг почты. В больших компаниях, где приходится работать с сотнями документов, благодаря этому экономятся значительные суммы.

Существуют дополнительные преимущества системы электронного документооборота.

Надёжность хранения и поиска

Как бы ни были аккуратны сотрудники, в бумажном делопроизводстве не избежать присвоения одинаковых регистрационных номеров разным бумагам или их потерь. ЭДО помогает справиться с такими проблемами:

Регистрация происходит автоматически, поэтому каждый документ имеет собственный номер. Даже если файл удалён, его, если потребуется, всё равно можно восстановить. Это способствует поддержания порядка в делопроизводстве.

Ускорение процесса обработки

Современные СЭД позволяют обрабатывать документ быстрее, чем это происходит при использовании электронной почты или мессенджеров. Ведь над одним документом одновременно могут работать несколько сотрудников, исчезает необходимость многократной пересылки друг другу «неизменяемого» файла.

Повышение дисциплины

Каждый документ имеет текущий статус и маршрут движения, и это значимое преимущество электронного документооборота. В любой момент можно видеть, кто из сотрудников работает с документом, сколько времени он уже затратил на обработку. В отличие от ситуации с бумажным ДО, здесь сотрудникам труднее перекладывать ответственность друг на друг или допускать задержки.

Кроме того, преимущество электронного документооборота в сравнении с бумажным в том, что каждый документ имеет срок, в течение которого он должен быть обработан сотрудником. Открывая СЭД на своём устройстве, работник видит наиболее актуальную для него информацию. Он узнаёт, сколько и каких документов он должен обработать, когда заканчивается срок по каждому из них. В первую очередь сотрудник наверняка возьмёт в работу тот документ, срок по которому истекает, а это помогает избежать нарушений сроков.

Ещё один плюс электронного документооборота – единое информационное пространство, в котором работают все участники. Появляется возможность совместно редактировать документ, причём предыдущие редакции также доступны.

Минусы электронного документооборота

У электронного документооборота есть и плюсы, и минусы

Переход на новые принципы работы не всегда даётся легко. Помимо необходимости приобрести и установить нужное ПО, добавляется необходимость переобучения персонала. Когда компания приобретает «коробочную» СЭД, приходится пересматривать сами принципы работы, а потому процесс усложняется.

При этом любую СЭД нужно обслуживать, настраивать, поэтому придётся добавить в штат администратора данной системы. Однако в случае внедрения Low-code системы, роль администратора сможет играть бизнес-аналитик без навыков программирования.

Систему ЭДО будет затруднительноне получится использовать, если у контрагента всё ещё бумажный. В этом случае потребуется вести две «ветки» параллельно: цифровую и бумажную.

Возникает проблема конфиденциальности: секретные данные может увидеть сотрудник, который не должен иметь к ним доступа, системный администратор или хакер. Однако бумажный документооборот (ДО) тоже не идеален в этом плане: хранение важных бумаг в шкафах и сейфах не исключает их кражи или утери. Плюс добавляется проблема безопасной утилизации ненужных бумаг.

Недостатком электронного документооборота можно назвать то, что само по себе внедрение СЭД не выстраивает оптимальную логику бизнес-процессов на предприятии. Впрочем, это нельзя считать именно недостатком ДО, здесь проблема скорее в завышенных ожиданиях от его внедрения.

Поэтому для того, чтобы СЭД принесла пользу предприятию, стоит начать с маршрутизации потоков документов, определения сотрудников, которые будут задействованы. С этой функцией справляются системы BPM (Business Process Management). Их интеграция с СЭД позволяет получить все плюсы электронного документооборота, а вдобавок связать движение документа с реальными бизнес-процессами и оптимизировав его.

Решения на базе платформы Comindware Business Application Platform индивидуально создаются для любой компании её собственными бизнес-аналитиками при поддержке разработчика. Они изначально интегрированы с BPM-решениями, созданными на этой же платформе. Это позволяет оптимизировать ДО на предприятии и эффективно выстроить его логику.

Закажите демо, и вы увидите возможности платформы Comindware Business Application Platform, оценив её полезность для вашего бизнеса.

Заказать демо



Опубликовано:  в разделе СЭД