В каждой организации руководство даёт сотрудникам поручения. Без этого работать невозможно, так что бизнес-процесс постановки и исполнения задач/поручений важен для любой компании.

Другое дело, что ставить задачи и контролировать их исполнение можно разными путями. От того, насколько в компании организованы подобные бизнес-процессы, сильно зависит эффективность всех её подразделений.


Как выглядит проблема?

Важно, как происходит постановка задач. Если это делается по телефону или в переписке (e-mail, мессенджеры, смс), то часто тратит много времени. При телефонном разговоре поручение не фиксируется письменно, и потом трудно доказать, что исполнитель сделал всё по инструкции. Переписку же сложно найти, отдельные письма теряются, а задания забываются.

Такая стратегия постановки задач работает, только когда в компании всего десяток сотрудников и руководитель каждый день всех видит лично. Если же компания начинает расти, пора уйти от такого состояния дел.

Но в крупных компаниях другая “болезнь”. Сложная иерархия приводит к тому, что отданное генеральным директором распоряжение на своём пути к итоговому исполнителю проходит несколько начальников всё более низкого уровня. Скорость вертикальной коммуникации низкая: если сотрудник не понял детали задания, то ему приходится снова «подниматься» со своими вопросами наверх через всех руководителей. На такие “подъёмы” и “спуски” тратится много времени.

Ситуация ещё усложняется, если исполнителей несколько. В этом случае обычно назначается один ответственный, однако ему нелегко организовать сотрудников других отделов, которые ему не подчинены. Если ответственный не может решить вопрос через личные договорённости, работа может “висеть” очень долго.

Наконец, из-за бюрократии многие руководители промежуточных уровней получают возможность в реальности мало что делать. Они лишь передают сверху вниз задачи, а снизу вверх — вопросы и отчёты о выполнении. Но поскольку их имена, подписи стоят на всех документах, у высшего руководства появляется ощущение, что этот сотрудник работает. Более того — работает эффективно, если его подчинённые выполняют всё в срок.

Итак, главные проблемы бизнес-процесса выполнения задач — это неоптимальные способы их постановки, сложность контроля, задержки исполнения при большом количестве сотрудников.


Как оптимизировать управление задачами?

Для начала стоит упорядочить процесс их постановки, а для этого использовать такие способы, которые фиксируют всю информацию, не позволяя что-то забыть или потерять. BPM-система хорошо справляется с этим, поскольку:

  • Руководитель, создавая поручение, сразу задаёт ответственного, создаёт описание, устанавливает срок.
  • Когда исполнитель принимает задачу, она добавляется ему в список активных и не исчезнет оттуда, пока не будет завершена либо отменена руководством.
  • Система “напоминает” о том, что срок выполнения конкретной работы истекает, так что держать всё в голове не потребуется.
  • Есть возможность автоматического переназначения, например, в случае болезни ответственного сотрудника.


Благодаря этому снимаются многие трудности, связанные с плохой организацией работы, человеческим фактором.

Также устраняются задержки, возникающие из-за множества согласующих. Исполнитель, если ему что-то непонятно, может задать свой вопрос через личный кабинет в системе, а затем ждать, когда ему пришлют дополнительные инструкции.

Наконец, вывод статистических данных позволяет руководителю увидеть, сколько задач стоит перед каждым сотрудником, кто загружен сильно, а кто слабо. Это помогает контролировать распределение поручений, более грамотно управлять трудовыми ресурсами.

Рассмотрим, как можно оптимизировать бизнес-процесс выполнения поручений с помощью решения на базе Comindware Business Application Platform, Low-code платформы, позволяющей быстро создавать разные типы решений для любых процессов компании.


Этот и 10+ других заготовленных бизнес-процессов для быстрой автоматизации предприятия входят в бесплатное решение Comindware COVID-19 Response*.

Подробнее

* для новых клиентов, 1-100 пользователей, до 1 января 2021


Создаем формы

Для начала загрузим в справочники данные, которые пригодятся в дальнейшем. Стартовые данные для этого бизнес-процесса — это исполнители и ответственные лица.

Далее создаём стартовую форму, с которой будет работать руководитель. Туда он сможет сам заносить всю остальную информацию — название поручения, описание, срок исполнения, а также загружать нужные документы, фотографии.


Стартовая форма для процесса выполнения задач и поручений


Бизнес-аналитик при настройке формы будет видеть множество разных функций и полей, которые можно легко добавлять или убирать кликом мышки, не привлекая программистов. Изначально шаблон формы не перегружен, что помогает использовать возможности системы руководителям и сотрудникам, не имеющим специальной технической подготовки.


Форма для процесса выполнения задач и поручений


Создаем схему бизнес-процесса

Теперь выстроим логическую схему, по которой будет проходить работа с поручениями.

Стартовое событие — это создание руководителем нового поручения, а завершающее — принятие результатов выполненной работы.

Промежуточные стадии — принятие задачи исполнителем, выполнение, подтверждение выполнения руководителем. Дополнительные стадии — это корректировка задания или отправка результата поручения на доработку, если с первого раза результат не устроил руководителя.

На данной схеме мы показали простейший маршрут, по которому проходит задача. При необходимости можно добавлять исполнителей, ответственных, этапы, ставить подзадачи. Ничто не мешает также создать шаблоны для частых типов поручений (сделать закупки, прислать отчёт), чтобы их создание отнимало минимум времени у руководителя.


Бизнес-процесс выполнения задач и поручений


Рекомендуем начинать с простого и понемногу двигаться к сложному. Простая схема поможет руководителю и сотрудникам убедиться в эффективности решений на платформе Comindware Business Application Platform, “испытав” её на нескольких простых задачах. Далее можно будет масштабировать её использование, чтобы повысить эффективность работы со всеми видами задач.


Самое время взять процессы под контроль.

Попробуйте и убедитесь, что это просто!

Получить решение

Свяжитесь с нами

Запросить стоимость

Запросить демонстрацию

Пробная версия Comindware

Пробная версия Comindware

Настройки cookies

Что такое cookie-файлы?

Cookie – это небольшой текстовый файл на вашем устройстве, который запускает функции и возможности веб-сайта.

Cookie-файл представляет собой небольшой текстовый файл, который веб-сайт запрашивает у вашего веб-браузера и сохраняет на вашем устройстве, чтобы запомнить какой язык вы предпочитаете и другую подобную информацию о вас, а также запускает функции и возможности веб-сайта.

В Comindware мы стараемся быть ясны и откровенны касательно того, какие данные о вас мы собираем и как их используем. И эта Политика предоставляет подробную информацию о том, какие cookie-файлы мы собираем и как мы используем данные о вас. Эта политика использования cookie-файлы применяется к веб-сайту Comindware.

Всегда включённые

Обеспечивают ваш персонализированный опыт и должную работу веб-сайта.

Всегда включённые cookie-файлы помогают нам обеспечивать персонализированный опыт использования веб-сайта для вас и не могут быть отключены в нашей системе. Вы можете настроить веб-браузер для блокировки или предупреждения об этих файлах cookie, но в последующем некоторые части веб-сайта могут не работать.

Comindware

Скорость работы сайта

Используются для постоянной оптимизации и улучшения веб-сайта.

Cookie-файлы производительности помогают нам постоянно оптимизировать и улучшать веб-сайт. Эти файлы cookie позволяют нам считать переходы на веб-сайт, отслеживать источники трафика, определять какие страницы пользуются наибольшей популярностью и приносят пользу посетителям, узнавать как пользователи перемещаются по веб-сайту. Все данные собираются в эти cookie-файлы в обобщённой форме и потому анонимны.

Google Analytics

Yandex.Metrica

Дополнительные функции

Позволяют расширять функциональность, например добавить видео и чат.

Функциональные cookie-файлы позволяют расширять функциональность, например добавить видео и чат для онлайн-консультаций. Если вы не разрешаете эти файлы cookie, некоторые или все эти функции могут работать некорректно.

Wistia

JivoChat

AddThis

Настройки cookies

Для обеспечения лучшего опыта работы с нашим сайтом мы используем cookie-файлы - нажмите кнопку «ОК», чтобы согласиться с нашей Политикой конфиденциальности. Вы можете изменить настройки конфиденциальности здесь.