Бизнес-процесс закупок необходим, чтобы снабжать компанию всеми необходимыми ресурсами: товарами, услугами, материалами,. Поэтому он существует в каждой компании, более того — расходы на него могут составлять до половины всех расходов предприятия.

Задачи отдела закупок — это поиск поставщиков, отбор лучших, переговоры с целью добиться выгодных условий поставок, заключение договора, анализ условий имеющихся поставщиков. Однако не всегда этот отдел работает эффективно, и это увеличивает риски перебоев поставок, что приводит к убыткам на стороне производства и продаж, а также увеличивается себестоимость из-за упущенной выгоды, такой как специальные условия от поставщиков.


Как выглядит проблема?

Некоторые руководители видят в отделе закупок лишь “центр затрат”, куда уходит масса денег. Желание снизить расходы на закупки приводит к большому количеству проблем.

Нередко большие бюджеты выделяются на повышение эффективности продаж, на рекламу, то есть на всё то, что повышает доход. А мероприятия, которые могли бы уменьшить расходы, проводятся реже, причём сокращение расходов выглядит как грубое уменьшение финансирования, что даёт далеко не лучший результат.

Бывает, что отдел закупок превращается в “технического исполнителя”: руководитель другого отдела уже сам нашёл поставщика, обо всём договорился, а специалистам по снабжению отправил готовый договор “на подпись”. Не проводится ни анализ рынка, ни работа с поставщиками, ни электронные торги.

Ещё одна проблема — большая нагрузка на этот отдел: если система управления закупками не выстроена, а компания большая, то новые заявки поступают постоянно, и специалисты с трудом успевают их обрабатывать. Ситуация усугубляется, когда требуется решать вопросы срочно — например, сырьё закончилось, и производство простаивает, или товар в магазине раскупили, и полки пустые. Постоянно работая с большой нагрузкой и множеством авралов, отдел закупок часто не находит возможностей, чтобы оптимизировать собственную деятельность. Притом что главная задача этого отдела — не в том, чтобы быстро справляться с авральными ситуациями, а в том, чтобы они возникали как можно реже. А раз так, то этот отдел должен не только решать проблемы “по факту”, но планировать всё заранее.

Наконец, отсутствие порядка в работе приводит к тому, что все поступающие задачи встают “в очередь”, из-за чего происходят задержки. Избыток согласующих и документов, сопровождающих каждый бизнес-процесс от заявки до закупки, дополнительно его замедляют.

Экономия на отделе снабжения приводит к тому, что в итоге там работают недостаточно опытные специалисты — “мастера бюрократии”, но не переговоров или анализа рынка.

Получается, что основные проблемы этого бизнес-процесса — отсутствие стратегии, высокая нагрузка и много бюрократии, которая замедляет работу отдела. Это влияет на конкурентоспособность компании (выше цена сырья — выше себестоимость продукции — итоговая цена для клиента высокая), уменьшает её прибыль, которая могла бы быть выше, если снизить расходы.

Вывод: оптимизация процесса закупок необходима, поскольку помогает, вложив относительно немного ресурсов, выстроить его так, чтобы компания тратила меньше на каждую единицу закупаемых товаров и услуг, работала бесперебойно и эффективно.


Как оптимизировать процесс закупок?

Стоит начать с разделения компетенции в отделе. Одни сотрудники должны заниматься операционными вопросами (оформление договоров), другие — стратегическими: поиск поставщиков, переговоры с целью получить более привлекательные условия. Одни и те же сотрудники не могут заниматься и тем, и другим.

Не помешает внедрить систему оценки работы работников отдела, особенно тех, которые занимаются стратегическими вопросами. У них должна быть мотивация, чтобы развиваться и искать новые возможности, а не только обрабатывать входящие запросы.

Стоит поработать и над тем, чтобы разграничить зоны ответственности: до какого момента за закупки отвечает руководитель отдела, для которого они проводятся, а где начинается ответственность руководителя службы снабжения. Желательно, чтобы основные полномочия получал отдел снабжения, специалисты которого способны учесть стоимость как покупки ресурсов, так и их доставки, хранения, обслуживания. Это поможет вам избежать ситуации, когда этот отдел превращается в “кассовый аппарат”, чтобы “пробить” покупку, и дополнительные расходы часто не учитываются. Как следствие — предприятие теряет деньги, которые могло бы сэкономить.

В том, чтобы уменьшить нагрузку на этот отдел, поможет автоматизация. Она даёт несколько преимуществ:

  • Все поставщики заносятся в единую базу, уменьшается время на поиск информации для создания заявок.
  • Для всех поставщиков выстраивается унифицированная схема бизнес-процесса закупок. Впоследствии эта схема может дорабатываться с учётом специфики отдельных поставщиков. Это делает процесс более прозрачным.
  • Для каждой заявки можно выставить сроки её обработки, которые видит каждый сотрудник, участвующий в процессе. В итоге заявки обрабатываются в соответствии с приоритетом, а не в “порядке живой очереди”.
  • Когда все сотрудники имеют доступ к системе, согласование значительно ускоряется, поскольку не требуется вести переписку в мессенджерах. А самое главное — сотрудник не должен выяснять, с кем именно нужно согласовать конкретный вопрос, так как все маршруты бизнес-процесса от заявки до закупки прописаны.
  • Анализ данных помогает понять, с какими поставщиками нужно поработать: договориться о новых условиях или поменять компанию.


Ниже мы разберём, как автоматизировать бизнес-процесс закупок с помощью решения на базе Comindware Business Application Platform. Эта Low-code платформа помогает создавать решения для разных нужд предприятия.


Этот и 10+ других заготовленных бизнес-процессов для быстрой автоматизации предприятия входят в бесплатное решение Comindware COVID-19 Response*.

Подробнее

* для новых клиентов, 1-100 пользователей, до 1 января 2021


Создаем формы

На первом этапе загрузим в справочник те данные, которые пригодятся для обработки заявок на закупки. Это данные о поставщиках, с которыми мы будем работать в дальнейшем, и о закупаемых товарах.

Далее создаём форму заявки на закупку. Её будут использовать сотрудники всех отделов, которым нужны какие-либо ресурсы. Базовая форма выглядит просто: комментарий инициатора и тип заявки: например, на покупку товара, с указанием количества.


Стартовая форма для процесса закупок


Вы сможете настроить форму так, чтобы сотрудник отдела закупок видел больше полей: название заявки, её инициатор, дата поступления и статус.

Для примера мы привели базовый формат форм. Бизнес-аналитик сможет настроить эту форму, добавляя поля с помощью мышки, не используя для этого услуги IT-специалистов. Изначально форма содержит минимальное количество полей, чтобы добавлять новые только по мере необходимости.


Форма для процесса от заявки до закупки


Создаем схему бизнес-процесса

Далее, создадим схему, в соответствии с которой будет исполняться бизнес-процесс. Стартом является новая заявка, финишем — одобрение либо отклонением одним из согласующих. Основные этапы: согласование заявки, её формирование, согласование суммы, оплата счёта, получение поставки, подтверждение. Дополнительные этапы — согласование, отправка на доработку, уточнение деталей заявки. Рекомендуется уменьшать число согласующих, привлекая для каждого процесса лишь тех сотрудников, мнение и согласие которых здесь действительно, а не формально требуется.


Бизнес-процесс закупок


Мы советуем начинать с простого и понемногу идти к сложному. Простая схема, которую мы рассмотрели, поможет убедиться в том, что решения на базе платформы Comindware Business Application Platform делают работу с заявками удобной: можно добавить автозаполнение полей, разграничить права доступа к ним, настроить проверку вводимых данных. Впоследствии решения на базе платформы интегрируются со складскими, производственными и другими системами, уже используемыми в компании.


Самое время взять процессы под контроль.

Попробуйте и убедитесь, что это просто!

Получить решение

Свяжитесь с нами

Запросить стоимость

Запросить демонстрацию

Пробная версия Comindware

Пробная версия Comindware

Настройки cookies

Что такое cookie-файлы?

Cookie – это небольшой текстовый файл на вашем устройстве, который запускает функции и возможности веб-сайта.

Cookie-файл представляет собой небольшой текстовый файл, который веб-сайт запрашивает у вашего веб-браузера и сохраняет на вашем устройстве, чтобы запомнить какой язык вы предпочитаете и другую подобную информацию о вас, а также запускает функции и возможности веб-сайта.

В Comindware мы стараемся быть ясны и откровенны касательно того, какие данные о вас мы собираем и как их используем. И эта Политика предоставляет подробную информацию о том, какие cookie-файлы мы собираем и как мы используем данные о вас. Эта политика использования cookie-файлы применяется к веб-сайту Comindware, посвящённому платформе для создания BPM-систем и других IT-решений.

Всегда включённые

Обеспечивают ваш персонализированный опыт и должную работу веб-сайта.

Всегда включённые cookie-файлы помогают нам обеспечивать персонализированный опыт использования веб-сайта для вас и не могут быть отключены в нашей системе. Вы можете настроить веб-браузер для блокировки или предупреждения об этих файлах cookie, но в последующем некоторые части веб-сайта могут не работать.

Comindware

Скорость работы сайта

Используются для постоянной оптимизации и улучшения веб-сайта.

Cookie-файлы производительности помогают нам постоянно оптимизировать и улучшать веб-сайт. Эти файлы cookie позволяют нам считать переходы на веб-сайт, отслеживать источники трафика, определять какие страницы пользуются наибольшей популярностью и приносят пользу посетителям, узнавать как пользователи перемещаются по веб-сайту. Все данные собираются в эти cookie-файлы в обобщённой форме и потому анонимны.

Google Analytics

Yandex.Metrica

Дополнительные функции

Позволяют расширять функциональность, например добавить видео и чат.

Функциональные cookie-файлы позволяют расширять функциональность, например добавить видео и чат для онлайн-консультаций. Если вы не разрешаете эти файлы cookie, некоторые или все эти функции могут работать некорректно.

Wistia

JivoChat

AddThis

Настройки cookies

Для обеспечения лучшего опыта работы с нашим сайтом мы используем cookie-файлы - нажмите кнопку «ОК», чтобы согласиться с нашей Политикой конфиденциальности. Вы можете изменить настройки конфиденциальности здесь.