Автоматизация бизнес-процесса оплаты счетов

Библиотека бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процесса оплаты счетов

Автоматизируем и ускоряем бизнес-процесс оплаты счетов с помощью 1 бизнес-аналитика и 2 часов времени.

Подробнее Получить шаблон

Оплата входящих счетов от поставщиков и исполнителей требуется любой компании, при этом задержки сбивают сроки реальных поставок и оказания услуг. В условиях удалённой работы особенно важно не допустить никаких сбоев в этом механизме и продолжать обрабатывать счета без потери скорости.


Как выглядит проблема?

Базовая проблема — задержки оплаты счетов, связанные со сложной коммуникацией сотрудников и большим количеством согласующих. Такие задержки наносят вред репутации компании и снижают эффективность её работы.

При множестве входящих счетов проблема усугубляется. Вместо того, чтобы быстро и чётко провести оплату, приходится тратить время на то, чтобы выяснить, кто является согласующим, причём бывает, что таких сотрудников несколько. Если один из них выбыл из строя (например, по болезни), рядовому работнику требуется разобраться, к кому обратиться с данным вопросом в новой ситуации. Очевидно, что это сильно замедляет и усложняет работу, приводит к неэффективному использованию времени и ресурсов.

Ситуация становится ещё сложнее в условиях удалённой работы, когда сотрудники не могут обсудить вопросы лично в привычном для них формате. От каждого требуется самостоятельно понять, с кем ему нужно коммуницировать через мессенджеры и звонки по вопросу оплаты конкретного счёта. А поскольку не все работники могут быстро перестроиться под новые условия, проблема может стать очень заметной.

Вот почему сейчас особенно актуальна автоматизация бизнес-процессов оплаты счетов, которая поможет предприятию работать быстрее и без сбоев.


Как решить проблему?

Начнём с процессного подхода к оплате счетов. Он позволяет наиболее эффективно выстроить работу, потому что в этом случае маршруты движения документов и участники чётко регламентированы. Также такой подход предполагает, что потребуется объединить работу сотрудников из разных отделов, создать для них общий регламент и единое информационное поле.

В итоге каждый сотрудник знает, что все вопросы решаются единообразно — через приложение.

Рассмотрим, как легко и быстро создать решение для оплаты счетов на базе платформы Comindware Business Application Platform.

Такие решения позволяют в каждый момент времени видеть, какой статус имеет каждый счёт и кто из сотрудников должен его согласовать или провести оплату. Это позволяет не только ускорить процесс, но и избавиться от просрочек. Ведь уже нет необходимости держать в голове текущие задачи — а значит, не будет и ошибок, связанных с тем, что документ отправили не тому сотруднику, и он в итоге “потерялся”.

Платформа Comindware Business Application Platform относится к типу систем Low-code. Поэтому настройка решения для оплаты счетов может быть выполнена всего одним человеком — бизнес-аналитиком компании, при поддержке наших специалистов.

Этот и 10+ других заготовленных бизнес-процессов для быстрой автоматизации предприятия доступны в библиотеке бизнес-процессов “Comindware шаблоны”.

Подробнее


Выстраиваем бизнес-процесс оплаты счёта

Первым шагом мы добавляем стартовые и завершающие события для бизнес-процесса. Например, поступление счёта от поставщика — это старт, оплата счёта или отказ в ней — два варианта финиша.

Далее выбираем главные этапы. В нашем случае это согласование и собственно оплата счёта. На схеме, приведенной для примера, использовано ограничение по сумме: если она менее 100 тысяч, то оплата происходит автоматически, без согласования, а если более, то оно требуется.

Точно так же после оплаты счёта есть выбор, что отправить контрагенту: уведомление или платёжную квитанцию.

Такую схему мы можем легко создать на платформе Comindware. Благодаря поддержке стандарта BPMN 2.0 она наглядна и понятна каждому.

Созданная на платформе Comindware схема — это не просто картинка, а модель бизнес-процесса, которую можно запустить на исполнение прямо в платформе.


Бизнес-процесс оплаты счета


Используем удобную форму для работы со счетами

Как это работает?

Например, мы решили купить подписку на сервис Zoom, который позволяет проводить онлайн-встречи с коллегами и клиентами, что очень важно для удалённой работы. В этом случае через платформу Comindware мы создаём заявку, заполняя основные поля формы: название счёта, лицо, создавшее заявку, дата и время создания, сумма.

Для заполнения формы нам не потребуется никаких особых навыков.

Далее заявка поступает в систему и регистрируется, при этом она сразу видна руководителю, от которого требуется согласование. Как только оно дано (руководителю достаточно несколько раз кликнуть мышкой), счёт уходит в бухгалтерию и становится виден бухгалтерам.

По сравнению с ситуацией, когда сотрудник сам отправил согласованный счёт конкретному бухгалтеру, такая система имеет много плюсов. Ведь конкретный бухгалтер мог забыть про эту задачу, либо не увидеть вовремя на почте письмо. При использовании решений на платформе Comindware Business Application Platform задача показывается всем сотрудникам бухгалтерии и будет “висеть”, пока кто-то не возьмёт её в обработку.

Бизнес-аналитик может настроить форму таким образом, чтобы в ней содержались все нужные поля, и при этом не было никаких лишних элементов, затрудняющих работу рядовому сотруднику.


Форма бизнес-процесса оплаты счета


Мы рассмотрели простой пример того, что можно создать на платформе Comindware. Однако с её помощью доступно создание более сложных форм и бизнес-процессов.


Самое время взять процессы под контроль.

Попробуйте и убедитесь, что это просто!

Получить доступ

Отправить заявку

Все поля требуют заполнения.
Форма защищена reCaptcha.
Если у вас возникли проблемы при заполнении формы – сообщите нам.


Вам также может быть интересно:

Ищете другой процесс? Расскажите нам и мы добавим!


  • CNews
  • Gartner
  • tadviser
  • bpm-award
  • G2
  • Graphies
  • Capterra
  • 10 best BPM
  • CIO
  • CIO
Продукты Comindware ежегодно завоевывают престижные награды на основании отзывов клиентов и высокой оценки от ведущих экспертов.
ТОП-1 в рейтинге крупнейших разработчиков BPMS 2020 по версии CNews Analytics. Рейтинг рассчитан на основе объемов годовой выручки. Comindware занимает первую строчку рейтинга, начиная с 2018 года.
BPM-решение от Comindware назван лидером на рынке систем для управления бизнес-процессами в отчете 2022 года от G2. Звание присвоено на основании положительных отзывов от пользователей и сравнения с аналогичными продуктами в категории BPM.
Компания Comindware стала победителем Graphie Award в категории Самое инновационное корпоративное графовое приложение.
На основании отзывов клиентов решение Comindware удостоено звания лучшего предложения среди BPM-систем, представленных на сайте Capterra.
Компания Comindware вошла в список десяти наиболее результативных BPMS вендоров в 2017 по версии Insights Success.
Журнал CIO Applications включил Comindware в топ 25 BPM-решений для цифровой трансформации бизнеса.
Компания Comindware вошла в число 20-ти наиболее перспективных и быстрорастущих BPM вендоров по версии CIO Review.
На основании отзывов клиентов продукт Comindware занимает первую позицию в рейтинге BPM-платформ на сайте аналитического агентства Gartner.
ТОП-7 крупнейших поставщиков BPM-систем в России по версии Tadviser. Рейтинг составлен на основе годовой выручки, полученной от реализации проектов в 2020 году.
Платформа Comindware помогла онлайн-сервису страхования Mafin одержать победу в конкурсе «BPM-проект года’2020» в номинации «За настойчивость в достижении процессного совершенства».
  1. Вы здесь:
  2. Comindware
  3. Библиотека бизнес-процессов
  4. Оплата счетов