Бизнес-процесс согласования договоров — один из процессов первой необходимости, когда речь заходит об автоматизации. Действительно, от этого процесса зависит своевременное и безошибочное подписание договоров, основы любых сделок, и, впоследствии, гладкость поступления оплаты от клиента. Таким образом, очень важно обеспечить прозрачность и эффективность данного процесса, особенно в условиях карантина и массового перехода на удаленную работу.


Как выглядит проблема?

Даже находясь в офисе, юристы, финансисты и другие участники процесса согласования зачастую испытывают сложности в упорядочении запросов, которые приходят по почте, мессенджерам, а также попадают прямо на стол в бумажном виде. При этом, когда сотрудник из отдела продаж или логистики спрашивает сколько ждать ответа, то зачастую оказывается, что никто не в курсе, на каком этапе находится работа с договором и что с ним. В такой ситуации жизненный цикл договора не прозрачен, что приводит к замедлению сделок и, как следствие, к потерям для компании.


Как ускорить согласование договоров?

Навряд ли у вас в компании работают откровенные саботеры, которые намеренно затягивают свои задачи. Поэтому заметного ускорения процесса можно добиться минимизировав задержки при переходе документа от одного сотрудника к другому, причем, желательно, сохранив комментарии к документу, историю его движения и другой контекст процесса. В этом вам поможет автоматизация бизнес-процесса согласования договоров. Как правило, идеальный процесс получается не с первого раза, поэтому стоит позаботиться о возможности быстрой корректировки бизнес-процесса.

Дальше мы рассмотрим пример создания решения по согласованию договоров на базе Comindware Business Application Platform, Low-code платформы для максимально быстрого старта построения цифровых решений для основных функций компании. Для начала цифровизации бизнес-процесса вам понадобится 2-3 часа свободного времени и один человек, который понимает все шаги процесса согласования и знает какие данные должны быть в договоре.

Этот и 10+ других заготовленных бизнес-процессов для быстрой автоматизации предприятия доступны в библиотеке бизнес-процессов “Comindware шаблоны”.

Подробнее


Создаем форму

Для начала решим, какие переменные и справочники будут использоваться в договоре. Это могут быть контрагенты, шаблоны договора, услуги и любые другие объекты, в соответствии со спецификой вашего бизнеса. Заполняем справочники необходимыми данными — например, вносим первых контрагентов.

Переходим к созданию основной формы договора. Добавим основные поля — “Название”, “Контрагент”, “Предмет договора”, “Дата договора” и т.д. Использование справочника контрагентов позволяет использовать выпадающие списки в форме, добавлять новых контрагентов в процессе создания нового договора, а также в будущем находить все договоры с определенным контрагентом. Более того, однажды созданный справочник можно использовать в любых других автоматизируемых бизнес-процессах и формах. Далее внимание на детали, которые должны быть в договоре и добавим такие поля, как “Номер договора”, “Тип договора”, “Сумма договора”, “Срок, к которому требуется составить договор”, и другие.

Конфигуратор форм позволяет создавать поля любого типа и добавлять их в форму просто перетаскивая курсором мышки. Позже, когда появится необходимость и время, можно будет “добавить рюшечек”: автозаполнение полей, проверку корректности ввода данных, права доступа к полям и даже прятать некоторые поля в зависимости статуса документа.

форма для процесса согласования договоров


Создаем схему бизнес-процесса

Теперь построим схему маршрута движения договора. Изначально редактор схем предлагает стартовый шаг процесса — Подача договора — и финишный. Остальные шаги добавляются путём перетаскивания подходящих элементов в рабочую область.

В форме подачи договора мы предусмотрели возможность выбрать контрагента или создать нового. Предположим, что в компании не принято “молча” добавлять новых контрагентов и их нужно согласовывать. Для того, чтобы организовать эффективный процесс согласования договора в случае как старого, так и нового контрагента, добавляем шлюз, который будет автоматически отправлять заявку по одному из маршрутов:

  • Если контрагент выбран из справочника, то заявка сразу отправляется на согласование или на шаг “Требуется доп. информация”.
  • Если создан новый контрагент, то заявка отправляется на шаг “Проверить и согласовать контрагента” и двигается дальше в зависимости от того, согласован контрагент или нет.

В нашем примере шаги “Проверка и согласование контрагента” и “Согласование договора” предполагают одновременное участие нескольких человек. Для этого добавляем вложенные процессы, каждый из которых содержит задачи для ответственных людей. Использование встроенных процессов помогает оставлять схему основного бизнес-процесса наглядной и не перегружать ее элементами.

После согласования договора, в вашем процессе, как и в приведенном примере, могут появиться дополнительные шаги — например, создание счета, отправка документов или программный обмен данными с другой системой.


бизнес-процесс согласования договоров


Мы рекомендуем постепенно двигаться от простого к сложному, добавляя новые шаги и интеграции, совершенствовать формы и бизнес-процесс по мере адаптации сотрудников и предприятия.


Самое время взять процессы под контроль.

Попробуйте и убедитесь, что это просто!

Получить доступ

Продукты Comindware ежегодно завоевывают престижные награды на основании отзывов клиентов и высокой оценки от ведущих экспертов.
Компания Comindware заняла первую позицию в рейтинге крупнейших разработчиков BPMS в 2018 году по версии CNews Analytics.
BPM-решение от Comindware удостоено награды High Performer за высокую оценку решения и услуг компании от клиентов среди 179 зарубежных BPMS на сайте G2.
Компания Comindware стала победителем Graphie Award в категории Самое инновационное корпоративное графовое приложение.
На основании отзывов клиентов решение Comindware удостоено звания лучшего предложения среди BPM-систем, представленных на сайте Capterra.
Компания Comindware вошла в список десяти наиболее результативных BPMS вендоров в 2017 по версии Insights Success.
Журнал CIO Applications включил Comindware в топ 25 BPM-решений для цифровой трансформации бизнеса.
Компания Comindware вошла в число 20-ти наиболее перспективных и быстрорастущих BPM вендоров по версии CIO Review.
На основании отзывов клиентов продукт Comindware занимает первую позицию в рейтинге BPM-платформ на сайте аналитического агентства Gartner.
Компания Comindware вошла в Топ BPM-подрядчиков по количеству внедрений в России по версии TAdviser.