Управление изменениями 101: Внедрение программного обеспечения для управления проектами

Итак, настал тот день, когда ваша компания пришла к тому рубежу, после которого использование специального программного обеспечения для управления проектами уже невозможно откладывать. Вы готовы вкладывать деньги, время и усилия, необходимые для внедрения. Но задумка не всегда совпадает с реальностью, так как появляется целый ряд нюансов, стоящих на пути изменений и принятия сотрудниками компании этих изменений.




По данным специалистов Pinnacle Enterprise Management, реакция персонала компании является серьезным препятствием внедрения решений для управления проектами. Будут ли сотрудники использовать этот инструмент в работе? Сколько времени уйдет, пока все станут это делать правильно и эффективно? И не забросят ли его как ненужную вещь несмотря на все потраченные на приобретение и внедрение деньги и усилия?

Барьеры на пути внедрения нового программного обеспечения

Elliot Masie из MASIE Center Learning & Technology Think Tank так охарактеризовал эту проблему: «Относительно легко можно изменить технологию или создать новые бизнес-процессы, но сложной составляющей любой несущей изменения инициативы являются люди.» Почему так происходит?

Вот несколько стандартных причин:

• Инновация противоречит традиционным подходам к выполнению работы;
• Люди не могут увидеть преимущества изменения того, что и так работает;
• Люди не любят, когда им приходится изучать что-то дополнительно, когда они не уверены, что это принесет им пользу;
• Люди привыкли к определенному балансу и сотрудничество и не хотят его менять
• Отсутствует понятный грамотный подход к управлению изменениями.

Принимая это во внимание, как можно повысить вероятность того, что новый программный продукт будет принят сотрудниками компании?

Обеспечение позитивной реакции на внедрение программного обеспечения по управлению проектами

Чтобы сотрудники могли в действительности воспользоваться всеми преимуществами внедрения инструмента для управления проектами, необходимо идентифицировать, что именно вызывает у них негативную реакцию.

Исключение

В большинстве случаев руководители обсуждают, тестируют и выбирают инструменты для управления проектами, не привлекая к этому своих подчиненных, хотя предполагается, что именно последние должны будут использовать этот инструмент. Разумеется, эти будущие пользователи будут реагировать соответственно, удивленные принятым без их участия решением — решением, которые напрямую влияет на качество и продуктивность их работы. Принятие нового инструмента происходит медленнее, чем планировалось руководством. Без должной мотивации разбираться и использовать незнакомый, навязанный сверху инструмент сотрудники как бы отодвигают момент, когда даже правильно выбранное решение начнет приносить эффект.

Усложнение

Пользователи редко радуются, когда необходимость изучения нового программного продукта усложняет им жизнь. Зачастую они считают это бессмысленной «примочкой» к их основной работе, особенно если они не очень «дружат» с информационными технологиями.

Удобство использования

Пользователи привыкают к интерфейсам и логике тех программных продуктов, которыми они пользуются долгое время. Необходимость осваивать новый инструмент с незнакомым пользовательским интерфейсом их вряд ли порадует.

Обучение

И опять же, пользователи совсем не любят учиться чему-то, что усложняет их жизнь и мешает выполнять задачи привычным традиционным образом.

Как Comindware Project может ускорить процесс внедрения программного продукта

1.  Дизайн без сложностей и излишеств

Comindware Project был разработан специально, чтобы максимально упростить управление проектами и сделать все функции удобными и интуитивно понятными для обычных людей без технического образования. Пользователям нет необходимости проходить специальное обучение, чтобы разобраться как работает программное обеспечение. Все очевидно и наглядно — управляется путем перетаскивания элементов мышью.

2. Знакомый внешний вид

Кроме того, что предусмотрена возможность импортировать проектные планы из MS Project, Comindware Project со старта очень прост в использовании, так как интегрирован с знакомым большинству пользователей Microsoft Outlook.

3. Удобство, доступность и мобильность

Comindware Project доступен через Интернет, на смартфоне и на планшете.

Итак, выгоды от использования инструментов по управлению проектами практически безграничны, и лучше помнить, что для повышения вероятности успешного внедрения и обеспечения позитивного восприятия со стороны сотрудников необходимо вовлекать их в процесс выбора и тестирования подходящего инструмента, а также всесторонне мотивировать их принимать участие на всех этапах внедрения.

Попробовать бесплатно

Ольга Завьялова, эксперт в ИТ-индустрии, имеет 10 летней опыт работы в роли проджект-менеджера и проджект-координатора международных проектов. Сертифицированный проджект-менеджер (CSPM) и бизнес-аналитик (CSBA) софтверных проектов. Автор двух учебников и специализированного курса по управлению проектами и процессами.