Как внедрить систему KPI в компании

Что такое KPI?
KPI (Key Performance Indicator) – это количественно измеримый показатель эффективности достижения определенных целей или результатов. Для наглядности приведём виды KPI, широко используемых в управлении бизнес-процессами (BPM):- KPI производительности — характеризует соотношение полученных результатов к затраченному времени (например, количество продаж в месяц);
- KPI эффективности — характеризует соотношение полученного результата к затратам ресурсов (например, ROI, целевая стоимость одной продажи).
- KPI функционирования — позволяет оценить соответствие исполняемого бизнес-процесса требуемому алгоритму работ по его выполнению (например, полнота выполнения заявленных требований).
Этапы внедрения системы KPI в компании

Цели и разработка стратегии
Система KPI подразумевает интеграцию глобальных целей компании и личных целей конкретных сотрудников. Её внедрение помогает достичь нескольких целей:- Увеличить мотивацию сотрудников и рост основных показателей работы предприятия.
- Выстроить чёткую систему ближних и дальних целей компании, чтобы последовательно их достигать.
Выстраивание иерархии целей – работа не для одного человека и не на один день. Чем больше будет собрано и проработано информации, чем больше сотрудников и руководителей подразделений смогут высказаться по такому вопросу, тем больше вероятность, что список целей будет соответствовать внутренним возможностям и потребностям компании.
Подготовка сотрудников
Никак нельзя сказать, что система KPI может быть внедрена в деятельность компании легко и незаметно для персонала. Нет, обычно желание руководства её внедрить сталкивается если не с протестом работников, то по крайней мере с большим количеством вопросов.Самые частые ошибки руководства на этом этапе:
- Отсутствие должного разъяснения сотрудникам, зачем нужна такая система. Если она вводится «по указке сверху», а мнение сотрудников не учитывается, то это худший пример мотивации при попытке внедрить как раз систему мотивации.
- Фактическое урезание зарплат.
Если же руководитель идёт по пути экономии, то сотрудник, который получал, условно говоря, ставку 10 000, после перехода на KPI будет получать ставку 7 500, а чтобы получить свои привычные 10 000, ему нужно показать чудеса эффективности.
Так лучше не делать, это сильнейший удар по мотивации, который даже может подтолкнуть сотрудника к поиску нового места работы.
Прежде чем внедрять KPI, очень рекомендуется подготовить к этому сотрудников, лучше всего постепенно. Если сотрудники пока не готовы, не помешает перенести внедрение данной системы, потому что хороший результат она принесёт только на почве благосклонности персонала к вносимым изменениям и понимания, зачем они нужны.
Выбор подходящих KPI
С тактической стороны система KPI сводится к контролю и учёту показателей работы каждого сотрудника, отдельных команд и компании в целом, после чего на основании этих данных рассчитываются вознаграждения сотрудников, оценивается необходимость реструктуризации и/или обновления планов компании.Очень важно здесь составить грамотные формулы, в идеале предварительно добившись согласия каждого сотрудника получать вознаграждение с учётом этих формул. Показатели не должны быть размыты и не должно быть так, что на вознаграждение специалиста влияют показатели, на которые сам он влияет очень слабо. Выбор подходящих KPI, просто измеряемых и сбалансированных – один из ключевых факторов успеха внедрения системы KPI. В выборе личных KPI для сотрудников могут помочь доступные в интернете шаблоны матриц KPI, выбор групповых и общекорпоративных KPI стоит доверить ответственной группе сотрудников или обратиться к стороннему консультанту.
При правильном внедрении системы KPI ключевые показатели сотрудников растут, потому что каждый видит чёткую связь между ними и своим доходом.
Автоматизация системы KPI
Когда все вопросы перечисленные выше решены, самое время заняться автоматизацией продуманной системы KPI с использованием программного решения, которое способно:- Упростить процесс планирования деятельности и выбора KPI для достижения ключевых целей компании.
- Собирать данные о фактических показателях эффективности из используемой CRM-системы.
- Сводить данные о плановых и фактических показателях в общую базу для дальнейшей обработки.
- Рассчитывать вознаграждения сотрудников.
- Формировать отчёты по эффективности отдельных сотрудников и подразделений.
Как выбрать программное решение для внедрения KPI
Многие компании были бы не против использовать автоматизированную систему KPI, но есть факторы, которые этому препятствуют:- Не хватает времени на сбор статистики и подсчёт KPI.
- Не хочется затрачивать очень много денег на покупку и обслуживание программы автоматизации системы KPI.
- Сотрудники не горят желанием тратить время на изучение новых программ.
- Нет желания создавать IT-отдел или расширять существующий.
В чём достоинства Low-code систем?
- Быстрая адаптация под изменяющиеся нужды бизнеса без привлечения ИТ-специалистов
- Затраты на обслуживание минимальные
- Не требуют специального обучения
- Понятны и просты для сотрудников
- Доступны с мобильных устройств
В качестве примера автоматизированных KPI-систем на базе Comindware Business Application Platform, которые уже используются на отечественных предприятиях для увеличения своих показателей и повышения мотивации сотрудников, можно ознакомиться с KPI-решение для «Чайхоны №1».
Согласно мнению руководства сети ресторанов «Чайхона №1», использование платформы от Comindware для автоматизации KPI-системы сети ресторанов удалось достичь заметных результатов за непродолжительное время, что доказывает эффективность как самой стратегии KPI, так и ИТ-решения на базе Comindware Business Application Platform.