Библиотека Comindware Plan.
Manage.
Collaborate.

Азы автоматизации бизнес-процессов в системе документооборота (СЭД)

За тривиальным термином “документооборот” скрывается множество болей, которые менеджеры и управленцы во всех отраслях бизнеса испытывают ежедневно. Сегодня каждая концепция управления бизнесом диктует автоматизацию документооборота: проанализировать труднодоступные и неполноценные результаты операций практически невозможно, а управление без анализа теряет всякую смысловую нагрузку.


Comindware banner

Основные бизнес-проблемы документооборота

Проблемы не автоматизированного бизнес-процесса документооборота организации могут повлиять как на работу отдельного сотрудника, так и в последствии на репутацию компании в целом – достаточно небольшой оплошности в виде потери документа или малейшего искажения информации. Среди подобных проблем не автоматизированного документооборота часто встречаются:

  • высокая стоимость обработки каждого документа;
  • частая потеря документов;
  • утечка информации;
  • искажение информации;
  • задержки в принятии решений;
  • медленное движение документов – переоцененная загрузка персонала;
  • репутационные и юридические риски.

Бизнес-процессы документооборота

Практика автоматизации бизнес-процессов в системе электронного документооборота (СЭД) начинается с оценки логики документооборота компании. Логика документооборота в целом зависит от сферы бизнеса, учитывая специфику бизнес-процессов организации, однако есть общие бизнес-процессы электронного документооборота, которые применимы практически в каждом бизнесе:

  • утверждение документов
  • сбор отзывов по документам
  • подготовки документов, согласования, исполнение (внутренние документы и документы для контрагентов)
Более детально бизнес-процесс документооборота организации могут выглядеть следующим образом:

  • прием документов, поступающих в организацию;
  • их первичная обработка;
  • составление, согласование и оформление;
  • операции с исходящими документами;
  • отправка исходящих и направление в дело внутренних документов;
  • предварительное рассмотрение документов;
  • регистрация документов и распределение;
  • информационно-справочная работа;
  • составление, согласование и оформление документов;
  • подобные операции с внутренними документами.

Преимущества автоматизированного документооборота

Автоматизированный документооборот открывает новые горизонты перед организацией, в частности помогает ускорить проведение работ, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, тактических, так и стратегических решений. Рассмотрим, что из себя представляют бизнес-процессы электронного документооборота и какие преимущества стоит ожидать от процесса автоматизации:

  • Прозрачность работы: бизнес-процессы документооборота организации в этом случае позволяет менеджменту контролировать статусы документов на каждом этапе их изменения. Помимо контроля и существуют все возможности управления: в частности становится просто и быстро вызвать любой требуемый документ с полной информацией о его истории.
  • Централизованное управление взаимоотношениями с клиентами и поставщиками за счет хранения и ведения файловой истории. Например, при возникновении инцидента достаточно пары кликов, чтобы поднять историю блока документов и проследить корреляцию.
  • Возможность удаленного доступа, что позволяет избежать торможение в процессах.
  • Безопасность информации и документов выводится на качественно другой уровень: поскольку управление электронным документооборотом централизованно, база данных позволяет делать резервные копии документов, что значительно снижает возможность потери информации, как случайно, так и умышленно.
  • “Бережливое производство”, а также экономия времени и пространства. То есть автоматизация документооборота дает возможность избавиться от, например, бесконечных, и главное – ненужных распечаток, что есть ни что иное как потеря ресурсов. Документы и файлы могут быть безопасно удалены по истечении срока их хранения, в зависимости от статуса и актуальности информации. Автоматизация документооборота на уровне корпоративной культуры без сомнения отвечает самым эффективным и принятым по всему миру моделям стратегического управления – такие перемены в компании окажут положительное воздействие на отношение сотрудников к статусности компании, смогут выше оценить HR-бренд организации, а значит, работать с большей отдачей.
  • Повышение удовлетворенности и эффективности сотрудников и руководителей: оптимизация ежедневных задач позволяет сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего процесс, поскольку автоматизируются как правило рутинные функции. Для топ-менеджмента инвестиции в эффективную автоматизацию быстро окупаются еще и за счет освобождения времени сотрудников для более сложных и маржинальных задач.

Проверенные подходы к автоматизации документооборота

Comindware автоматизация документооборота

Когда компания озадачивается автоматизацией и оптимизацией элктронного документооборота, зачастую применяется одна из доступных на рынке систем электронного документооборота (СЭД), как специализированное программное решение. При этом упускаеся тот факт, что обработка документа в большинстве случаев является только элементом бизнес-процесса компании и для ощутимого улучшения эффективности бизнеса не достаточно оптимизации одного элемента, пусть и важного.

Прагматичный и компетентный подход предполагает более масштабный подходят к вопросу оптимизации и внедрение системы управления бизнес-процессами (BPMS), которая помимо хранения и поиска документов в информационной системе и автоматизации документооборота позволит автоматизировать бизнес-процессы, в которых документ не является основой процесса.

Гибкое решение для электронного документооборота на базе платформы Comindware позволяет создать единую систему для управления бизнес-процессами и документами, включая связанные дискуссии и задачи.

Узнайте больше о достоинствах платформы Comindware для специфики вашего бизнеса. Запросите звонок консультанта прямо сейчас!

Заказать звонок

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик, бренд-менеджер решений на базе Comindware Business Application Platform, специалист по партнёрским отношениям.

Типовые решения

Клиентские решения

Для обеспечения лучшего опыта работы с нашим сайтом мы используем cookie-файлы - нажмите кнопку «ОК», чтобы согласиться с нашей Политикой конфиденциальности. Вы можете изменить настройки конфиденциальности здесь.

Настройки cookies

Что такое cookie-файлы?

Cookie – это небольшой текстовый файл на вашем устройстве, который запускает функции и возможности веб-сайта.

Cookie-файл представляет собой небольшой текстовый файл, который веб-сайт запрашивает у вашего веб-браузера и сохраняет на вашем устройстве, чтобы запомнить какой язык вы предпочитаете и другую подобную информацию о вас, а также запускает функции и возможности веб-сайта.

В Comindware мы стараемся быть ясны и откровенны касательно того, какие данные о вас мы собираем и как их используем. И эта Политика предоставляет подробную информацию о том, какие cookie-файлы мы собираем и как мы используем данные о вас. Эта политика использования cookie-файлы применяется к веб-сайту Comindware.

Всегда включённые

Обеспечивают ваш персонализированный опыт и должную работу веб-сайта.

Всегда включённые cookie-файлы помогают нам обеспечивать персонализированный опыт использования веб-сайта для вас и не могут быть отключены в нашей системе. Вы можете настроить веб-браузер для блокировки или предупреждения об этих файлах cookie, но в последующем некоторые части веб-сайта могут не работать.

Comindware

Скорость работы сайта

Используются для постоянной оптимизации и улучшения веб-сайта.

Cookie-файлы производительности помогают нам постоянно оптимизировать и улучшать веб-сайт. Эти файлы cookie позволяют нам считать переходы на веб-сайт, отслеживать источники трафика, определять какие страницы пользуются наибольшей популярностью и приносят пользу посетителям, узнавать как пользователи перемещаются по веб-сайту. Все данные собираются в эти cookie-файлы в обобщённой форме и потому анонимны.

Google Analytics

Yandex.Metrica

Дополнительные функции

Позволяют расширять функциональность, например добавить видео и чат.

Функциональные cookie-файлы позволяют расширять функциональность, например добавить видео и чат для онлайн-консультаций. Если вы не разрешаете эти файлы cookie, некоторые или все эти функции могут работать некорректно.

Wistia

JivoChat

AddThis