Collaborative Minds Blog Plan.
Manage.
Collaborate.

Основные проблемы внедрения СЭД в организациях

Работа с документами – неотъемлемая часть делопроизводства любой фирмы. Система автоматизации документооборота (СЭД) помогает решить ряд проблем:

Comindware banner

  • Низкая скорость обработки документов, задержки.
  • Потеря документов.
  • Высокие затраты времени и труда работников на каждый документ.
  • Затраты на бумагу, печатающие устройства и канцелярские принадлежности.
проблемы внедрения СЭД

Проблемы при внедрении СЭД

Несмотря на преимущества систем автоматизации документооборота, существуют типичные проблемы внедрения СЭД. Если вы решили использовать подобный продукт, такие проблемы наверняка коснутся и вас.

  1. Организационные сложности. Возникают, когда нет чёткого понимания, зачем внедряется СЭД, когда персонал не заинтересован в том, чтобы использовать новые принципы работы или не очень их понимает.
  2. При отсутствии полного охвата (половина сотрудников предприятия работает с использованием СЭД, половина нет) эффективность снижается в разы, потому что задержки и потери остаются, а единая централизованная система не выстраивается.
  3. Экономические сложности. Покупка и настройка продукта подразумевают заметные затраты, особенно когда фирма попадает в “зависимость” от разработчика и вынуждена привлекать его для решения всех текущих проблем.

  4. Технические. В отдельных случаях приходится дополнительно тратиться на новое оборудование, серверы, решение технических задач, неотделимых от внедрения СЭД.

Отдельно стоит обратить пристальное внимание на умение и готовность персонала работать по новым принципам. Если внедряемый продукт слишком сложен и непривычен, не стоит ждать от него хорошего результата, особенно на первых порах.


Многие проблемы документооборота типичны для большинства компаний, а вот как их решить, каждая организация решает сама.

Два подхода к решению проблемы документооборота

Перечисленные проблемы СЭД – это те проблемы с документооборотом внутри предприятия, которые не решаются после внедрения данного продукта.

Всего существует два пути и две линейки решений, которые могут привести к желаемой цели, но отличаются друг от друга.

  1. Продукты СЭД. Это программные решения, разработанные специально для обработки документов. Их отличительными особенностями являются:

    1. “Заточенность” только на работе с документами.
    2. Присвоение каждому документу (созданному или входящему) уникального номера, что упрощает поиск и отслеживание.
    3. Создание новой версии документа после каждого этапа работы с ним (обработка, согласование, постановка подписи, изменение).

    Данный вариант практически исключает потери или ошибки, а также подтасовки или изъятие нужных документов из базы. Но предполагает внедрение подчас громоздкой системы, работать с которой сможет не каждый сотрудник.

    Главный родовой порок систем документооборота – невозможность работы с данными именно как с данными. Данные в СЭД (например, такие, как номенклатура, количество и цена в заказе) обычно существуют в виде текста в документе Word или PDF. Это значит, что интеграция с ERP или учетными системами практически невозможна. Отсюда двойной ввод и связанные с этим потери производительности, задержки, ошибки.

  2. Продукты BPMS (системы управления бизнес-процессами). Принципиальное отличие в том, что работа строится не вокруг документа, а вокруг процесса (покупка, продажа, заключение сделки). Документ в таком случае становится побочным продуктом: необходимым, но не определяющим.
Главный недостаток большинства BPMS является дороговизна создания и внедрения на конкретное предприятие (обычно это не “коробочные” продукты, а разработанные под заказчика), сложный интерфейс, включающий в себя множество функций, многие из которых нужны не каждому пользователю.

Выбрать СЭД или BPMS – непростой вопрос из-за разницы подходов систем этих типов к решению конкретных задач. Одним из наилучших решений в такой ситуации можно назвать интеграцию.

СЭД с расширенным функционалом и элементами BPMS

Решение для управления электронным документооборотом от Comindware – это новый продукт, который показывает себя хорошо в тех случаях, когда внедрение СЭД в организации или использование стандартных BPMS не всегда дают хороший результат.

В чём отличие решения Comindware?

Система имеет отличительные особенности хорошей СЭД:
  1. Достигается полный переход на электронный документооборот.
  2. Простое отслеживание поступивших документов, обработанных и требующих обработки, на хранении, архивных.
  3. Упрощение и ускорение входящей и исходящей корреспонденции. Это касается внутреннего документооборота и документации для контрагентов.

При этом в полном объеме реализована функциональность BPMS, что позволяет:
  1. Подготавливать, согласовывать и утверждать нужные документы в рамках каждого бизнес-процесса.
  2. Подготавливать и проводить совещания.
  3. Создавать и отслеживать поручения для отдельных сотрудников.

Дополнительными преимуществами нашего продукта являются широкие возможности интеграции, доступность через браузер и с мобильных устройств, и возможность осуществлять сканирование и занесение в базу документов через камеру смартфона.

Решение на базе Comindware Business Application Platform удобна для сотрудников, не требует ни установки специального программного обеспечения на компьютерах сотрудников, ни дополнительного обучения. Внедрение такой СЭД для организации помогает со сравнительно небольшими затратами на покупку и настройку продукта добиться поставленных задач в короткие сроки.

Если вас интересуют экономичные и удобные решения, закажите демонстрацию Comindware Business Application Platform.

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик, бренд-менеджер решений на базе Comindware Business Application Platform, специалист по партнёрским отношениям.

Опубликовано:  в разделе BPMS, Аналитика, Документооборот