Collaborative Minds Blog Plan.
Manage.
Collaborate.

Автоматизация документооборота в логистической компании

Особенностью логистических компаний является жесткая регламентация процессов обеспечения финансовых и материальных потоков. Такая регламентация обусловлена, в первую очередь, требованиями законодательства. К тому же эти потоки напрямую связаны с прибылью компании.


Comindware banner

Потоки документации регламентированы не так строго, несмотря на то, что являются ресурсоемкими. В их число входят документы на груз, по оплате, нормативная, распорядительная, транспортная документация, договоры, отчеты. Из меньшей формализованности вытекает вытекает меньший уровень автоматизации. Однако эта данность в корне неверна – документооборот в логистике нуждается в автоматизации не меньше других составных бизнеса, поскольку в этих процессах заложен большой объем ответственности. К “недооцененным” процессам следует отнести:
  • формирование документов, изготовление отчетов;
  • хранение в электронном и бумажном виде актуальных и архивных документов;
  • поиск документов, доступ;
  • обеспечение группового использования, в том числе для географически распределенных структур;
  • поддержание актуальности, контроль;
  • своевременное обновление документов;
  • согласование документов, обеспечение выполнения поручений по ним.
 

При подсчете временных затрат, направленных сотрудниками на подготовку и обработку документации, обеспечивающей коммерческую деятельность предприятия, выходит, что автоматизация документооборота в транспортной логистике способна существенно повысить эффективность компании в целом.

Автоматизация документооборота

Документация в процессах управления

Основные блоки, обеспечивающие работу логистической организации – продажи, оказание услуг, финансы и управление. Вкратце, задача управленческого блока заключается в воздействии на остальные блоки на основании анализа полученной информации о деятельности предприятия. То есть эффективность деятельности предприятия, любого из отделов, находит отражение в плановой и отчетной документации, которая направляется в блок управления. При этом, блок управления должен направлять определенный набор документов, в которых содержатся корректирующие пояснения, директивы, рекомендации, предложения, устанавливаются показатели эффективности, чтобы осуществить управляющие функции. Значит, что это двусторонняя связь с энным количеством итераций, а значит с растущими рисками потери и искажения информации.

Поскольку в управлении одну из наиболее важных ролей играет фактор времени, а именно предоставление в срок необходимых объемов информации, документооборот выступает как часть системы информационного обеспечения логистики. Управленческий блок отвечает за контроль выполнения определенных заданий в заданные сроки, что возможно оптимизировать с помощью автоматизированного документооборота. Наиболее актуальными проблемами для логистической компании в части обеспечения потоков документов являются:

  • большие объемы первичных документов;
  • действия, выполняемые вручную при подготовке и на дальнейших стадиях жизненного цикла документа, то есть ответственные вручную контролируют траекторию движения документов;
  • отсутствие возможностей удобного доступа и поиска актуальных и архивных документов;
  • далекие от оптимальных способы контроля выполнения поручений по документам;
  • отсутствие консолидированных данных, справочников по заданиям, сотрудникам, подрядчикам и клиентам;
  • отсутствие баз знаний, агрегированных кейсов;
  • отсутствие средств удаленного доступа;
  • отсутствие возможностей отслеживания эффективности деятельности департаментов и отдельных сотрудников на основе контроля поручений.

Автоматизация документооборота – повышение эффективности компании

Чтобы добиться повышения производственной эффективности логистической компании, необходимо решить ряд задач:

  • сокращение объема ручного труда за счет его автоматизации, что позволит не только снизить стоимость, но и сократить влияние человеческого фактора;
  • строгая регламентация внутрикорпоративных правил;
  • выработка алгоритмов деятельности сотрудников при выполнении поставленных задач.
Автоматизировав документооборот в логистике, вы не только избавитесь от рисков, которые несет в себе бумажный документооборот, но и снизите потребность в огромном штате, работающем на неэффективное делопроизводство.

Для автоматизации мы предлагаем рассмотреть решение для управления логистикой на базе Comindware Business Application Platform. Данное решение позволяет автоматизировать как логистические бизнес-процессы, так и сопутствующий документооборот, и привести уровень логистического сервиса в соответствие мировым стандартам.

Поделитесь подробностями вашего проекта автоматизации управления логистикой, и мы будем рады продемонстрировать наше решение, дать предложения и рекомендации

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик, бренд-менеджер решений на базе Comindware Business Application Platform, специалист по партнёрским отношениям.

Опубликовано:  в разделе Логистика