Collaborative Minds Blog
  1. Comindware
  2. Библиотека Comindware
  3. Бизнес-процессы
  4. Что даёт формализация бизнес-процессов

Что даёт формализация бизнес-процессов

Многие бизнесмены придерживаются мнения о том, что если бизнес более-менее успешен, то достаточно сохранять всё в существующем виде. Однако если перефразировать этот тезис, то получится, что менять что-либо мы будем, только когда появятся проблемы. Чтобы не доводить ситуацию до их возникновения, полезно заниматься оптимизацией работы компании в постоянном режиме. Причём эксперты советуют обращать особое внимание на бизнес-процессы.

Бизнес-процессом называется вся последовательность действий, приводящих к конкретному результату. Например, к производству готовой единицы продукции или продаже товара.

Опыт показывает, что пока в компании мало сотрудников, владелец может всё держать под личным контролем, хотя и это не всегда удаётся. Однако для крупных предприятий отладка каждого бизнес-процесса обязательна, иначе снизится и КПД, и доходность от деятельности.

Суть формализации бизнес-процессов

Формализация бизнес-процессов направлена на устранение хаотичности в деятельности как компании в целом, так и каждого сотрудника в отдельности.

Если этого не сделать, неизбежны следующие проблемы:

  • Не всегда понятно, какой сотрудник за что отвечает.
  • Часто неочевидно, кто отвечает за конкретную задачу.
  • Решение каждой задачи задерживается, так как отсутствует чёткий алгоритм.
  • Задачи (документы, клиенты, заявки) совершают большой «путь» по компании, пока будут решены, при этом задействуются избыточные для данного случая сотрудники.
Всё это приводит к путанице, которая со временем может вырасти до угрожающих размеров. Кроме того, при такой организации работы получает всё больший вес человеческий фактор: контролировать что-либо сложно, по каждому поводу приходится уточнять информацию у конкретных сотрудников, и нет гарантий, что полученная информация будет достоверной.

При этом в ряде случаев руководитель даже не знает, к кому из сотрудников он должен обратиться по очередному вопросу, а это ещё больше усложняет ситуацию.

Задачи формализации бизнес-процессов

Формализация бизнес-процессов может быть выполнена разными методами, например с помощью систем BPM, либо «вручную». Однако она всегда предполагает выстраивание чёткого алгоритма:

  • Закупка сырья.
  • Доставка сырья на склад.
  • Хранение на складе.
  • Отправка в цех.
  • Производство продукции.
  • Отправка продукции на склад.
  • Доставка продукции клиенту после покупки.
Каждый из этих этапов предполагает отдельное лицо, ответственное за исполнение. Например, если сырьё забрано у поставщика, но ещё не прибыло на склад, то все вопросы адресуются начальнику службы доставки, а если прибыло – то начальнику склада.

При этом каждый этап включает в себя подэтапы и множество своих мелких процессов. К примеру, закупка сырья подразумевает длинный путь: принятие решения о необходимости дозакупки, звонок поставщику, согласование цены и сроков, и так далее. Главных задач формализации бизнесс-процесов три:

  1. Должна быть выстроена чёткая схема для бизнес-процесса.
  2. Каждый сотрудник должен понимать, на каком участке схемы требуются его усилия, где начинается и где заканчивается его ответственность; от кого он получает задачи и куда должен их передать после обработки.
  3. Руководитель должен иметь возможность проконтролировать, где находится задача на данный момент времени (на каком этапе и у какого сотрудника).

Формализация бизнес-процессов путём автоматизации

Начать с того, что формализация бизнес-процессов не предполагает обязательной автоматизации с помощью BPMS, она может быть выполнена и вручную. Самый простой путь – написание регламентов для каждого сотрудника. Благодаря этому удаётся успешно решить часть задач, а именно задачи 1 и 2 приведённого выше списка (составление схемы и понимание каждым сотрудником его роли).

Однако формализация бизнес-процессов «на бумаге» почти не позволяет контролировать соблюдение регламента: выполняют ли его сотрудники или находят «обходные пути» на уровне договоренности друг с другом. Роль человеческого фактора и пространство для злоупотреблений персонала остаются очень большими.

Если же формализация бизнес-процессов проводится с помощью систем BPM, то появляются дополнительные весьма важные возможности:

  • Контроль каждой задачи с начала до конца, возможность видеть полный список задач.
  • Отсутствие потерь: если задача поступила на вход, она должна, так или иначе, дойти до выхода.
  • Отслеживание всех действий по каждой задаче, с возможностью чётко определить, кто совершил каждое действие.
  • Детальный сбор статистики.
Последняя возможность особенно важна, потому что она помогает, в том числе:

  • Узнать, кто из сотрудников работает эффективно, а кто не очень.
  • Увидеть реальный объём всей работы, выполненной каждым работником. Может, кто-то лишь делает вид, что чем-то занят?
  • Избавиться от риска самых разнообразных злоупотреблений персонала.
Формализация бизнес-процессов крайне полезна для любого предприятия. Даже если в настоящее время у вас нет серьёзных проблем, полезно уже сейчас начать бороться с хаотичностью в работе компании, чтобы уменьшить разные потери и затраты, повысить КПД и эффективность всех сотрудников и бизнеса в целом.


Опубликовано:  в разделе Бизнес-процессы, Бизнес-процессы