Цели внедрения BPM

Разбираемся, для чего компаниям нужен BPM. Каких результатов можно достичь благодаря этой дисциплине?

Что такое BPM? Это прикладная дисциплина, которая занимается выявлением, моделированием, анализом, улучшением, а также автоматизацией бизнес-процессов.

Что такое бизнес-процессы? Бизнес-процессы — это цепочка действий, которые превращают ресурсы в результат. Бизнес-процессы похожи на производственные, однако менее структурированы и лежат в плоскости управления (менеджмента). Производство создает продукт, а бизнес — ценность. Чем лучше отлажены бизнес-процессы, тем ценнее результаты работы.

Зачем вообще нужен BPM? Чтобы эффективно преодолевать функциональные разрывы. Основная идея BPM состоит в том, что работа организации строится на взаимодействии людей в рамках горизонтальных и вертикальных связей. Это может быть взаимодействие между сотрудниками разных подразделений, между сотрудниками и руководством, между представителем компании и клиентом. Улучшая взаимодействие, компания повышает ценность своей продукции и услуг. Эффективному взаимодействию мешают структурные барьеры, недостаток информации, неполные регламенты и другие обстоятельства. BPM предлагает свои методологии для создания условий, в которых проще координировать работу людей.

Добейтесь ключевых целей BPM, используя Comindware Business Application Platform.

А другими способами нельзя улучшить взаимодействие? Можно, но это будут не системные успехи, а волевой результат, который постепенно сойдет на нет, как только исчезнет нажим. Успехи можно закрепить за счет реструктуризации управления или реинжиниринга, но это радикальные, рискованные и ресурсоемкие методы. BPM же предлагает выбрать путь постепенных внутренних изменений, которыми легко управлять.

Какая же цель внедрения BPM? Повысить эффективность работы организации, делая упор на преодоление функциональных разрывов между участниками процессов. Лучше становится всем:

• Клиенты — получают более качественный продукт или услугу, а также более качественное взаимодействие с бизнесом;
• Руководители — полный контроль над операциями;
• Сотрудники — упорядоченность работы, отсутствие авралов и беспричинных выговоров.

Если говорить более прямолинейно, компании реализуют BPM-проекты для достижения измеримых финансовых результатов, которых можно добиться путем сокращения экономических издержек или повышения качества продукции.

Примеры того, чего ждут компании от BPM-инициатив:

• повышения соответствия результатов работы требованиям;
• сокращения расходов;
• улучшения качества анализа за счет появления нового источника структурированных данных;
• выполнения нормативных требований;
• получения конкурентных преимуществ.

Конечная цель внедрения BPM — увеличить выручку компании за счет повышения результативности, экономичности и адаптивности бизнес-процессов. Получаем больше отдачи от меньших ресурсов в любой ситуации.

А при чем здесь, кстати, ИТ? Дисциплина развивается со все более широкой опорой на информационные технологии. Процессный подход можно внедрить без поддержки информационных систем, но это только в теории. На деле применение многих BPM-методологий невозможно без BPMS и других вспомогательных технологий, таких как RPA или Process Mining.

Когда нужен BPM?

Руководство компании может понять, что настало время использовать BPM, по следующим признакам:

• в штате компании работает больше 10 человек;
• проблемы с коммуникацией между сотрудниками разных подразделений мешают достигать поставленных целей;
• деятельность организации построена на документообороте (все завязано на бумажках);
• совещания непродуктивны, хотя занимают много времени;
• действия сотрудников недостаточно регламентированы, нет контроля за исполнением регламентов;
• компания внедрила несколько ИТ-систем для поддержки своей операционной деятельности;
• руководство с трудом находит виновных за плохие результаты;
• в компании нет оценки ключевых показателей эффективности, не хватает простых средств бизнес-мониторинга;
• организации тяжело адаптироваться к меняющимся условиям из-за неповоротливой структуры управления;
• сотрудники постоянно проваливают сроки.

Что дают BPMS?

BPMS помогают реализовать методологию процессного управления. Методология отвечает на вопрос «для чего?»: связать стратегию с операциями, достичь клиентоориентированности бизнеса, внедрить практики постоянного совершенствования и так далее.

• как мы собираемся выявлять процессы (под этим понимаются зоны ответственности, стартовые события, участники, владельцы, регламенты, данные);
• как мы собираемся моделировать процессы?
• как мы собираемся анализировать процессы?
• как мы собираемся оценивать результаты работы?

BPMS являются технологической основой для внедрения процессного подхода к управлению. Такие системы содержат процессные движки, модели данных, формы, роли, способы передачи ответственности, интеграции и инструменты мониторинга.

Немного об ИТ. С одной стороны, руководители ИТ-департаментов видят ограничения традиционной корпоративной разработки и начинают искать новые решения, чтобы разработаться с миллионом служебных записок, ЭДО и Excel-файлов, отправляемых по электронной почте. С другой стороны, сотрудникам приходится сталкиваться с пассивным сопротивлением ИТ-отдела на начальных этапах внедрения BPMS. Зачем нужна очередная система? Может быть, лучше взять дополнительный модуль для ERP или разработать систему самим? К тому же все это потом нужно будет администрировать, контролировать периметр безопасности станет сложнее. Однако результаты внедрения показывают обратное. BPMS обеспечивает дополнительный контроль над каналами коммуникации и способами обмена данными. Пресекать утечки информации становится проще, у ИТ появляется больше возможностей для автоматизации.

BPMS vs коробочные решения vs разработка с нуля

Все же у руководства может возникнуть соблазн реализовать процессный подход или получить все его выгоды, не внедряя BPMS. На первый взгляд это достаточно легко сделать за счет покупки готовых приложений или доработки старых. Не менее велик соблазн создать свою BPMS, чтобы полностью контролировать ключевые процессы. Но дьявол в мелочах, только это становится очевидным на длинных дистанциях.

Покупка пакета приложений

• «время — деньги» — коробочные приложения используют свою модель данных и навязывают свое представление о функциональности. Пользователям предстоит работать так, как задумано разработчиком. Пройдут месяцы, прежде чем компания сумеет полностью раскрыть потенциал нового приложения, чтобы получить отдачу от вложений.
• изменения неизбежны — приложения стандартизируют бизнес-процессы и действия сотрудников определенным образом, но сами процессы изменчивы по своей природе. Их нужно непрерывно совершенствовать, адаптировать к новым условиям — в этом суть всего процессного подхода. Постоянно дорабатывать приложение под новые приоритеты нерационально, дорого и трудно.
• масштабирование — запросы на улучшения могут возникать на разных участках. Сегодня проблема с наймом сотрудников, завтра — с логистикой. Покупать каждый раз новое приложение для оптимизации отдельных процессов просто непрактично.

Масштабирование существующих решений

• стоимость — доработка приложений требует денег. Часто эти деньги уходят на покупку уже готовых модулей, поскольку компания не всегда может переработать систему из-за недостатка опыта, знаний или отсутствия нужных инструментов. Приходится обращаться за помощью к разработчику.
• «чем дальше — тем хуже» — постоянно дорабатывая свои решения с учетом меняющихся приоритетов, компания постепенно теряет контроль над разработкой. Она становится все более трудоемкой, пока не наступает момент, когда приходится начинать все сначала — с разработки или покупки нового решения. Это нормально, если деятельность компании относительно устойчива к изменениям, но что если приходится постоянно адаптироваться к новым, нестандартным условиям.
• долго ждать — разработчики приложений часто сами развивают свои продукты, добавляя новые процессы, функциональные возможности и так далее. Однако это происходит слишком медленно, чтобы поддерживать высокий темп непрерывных улучшений.

Разработка решений с нуля

• требования — ИТ-отделы часто не разбираются в BPM, а эта дисциплина требует немалой экспертизы. BPMS рассчитаны на внедрение именно методологии управления, а не новых инструментов для работы с данными. В результате ИТ-отдел создаст систему с теми же недостатки, что и у коробочных решений.
• дорого и долго — бизнес хочет быстрых результатов. Когда стоит вопрос о выживании компании, на разработку просто не остается ни времени, ни ресурсов. Конечно, BPM-проектами можно заниматься в расчете на стратегическую перспективу, но все равно это риски.

BPMS нужны для реализации процессного подхода, то есть они содержат инструменты для поддержки непрерывных изменений. Чем больше этих инструментов в руках людей, которые непосредственно отвечают за результаты бизнес-процессов — тем лучше. В свою очередь у ИТ все еще остается немало возможностей проявить себя при интеграции BPMS с другими системами и базами данных, при решении нестандартных задач. Ведь BPMS — не только о людях, но и о системах. Программисты, например, часто используют платформу Camunda при проектировании процессов вида «от системы к системе».

Comindware Business Application Platform

Компания Comindware занимается внедрением BPM-подхода в практику управления организацией. Comindware Business Application Platform — российская BPMS с большим набором low-code инструментов. Она дает возможность сотрудникам добиваться высоких результатов, самостоятельно выстраивая модели взаимодействия и непрерывно контролируя процесс. MVP можно создать силами бизнес-пользователей, а затем уже внедрить решение при участии программистов.

Похожие записи:

Итоги конференции CNews «Роботизация бизнес-процессов 2021» Нотация BPMN 2.0: ключевые элементы и описание Почему данные – это НЕ новая нефть: пик экономики, основанной на применении искусственного интеллекта BPM + CRM: решение для успешной цифровой трансформации