Collaborative Minds Blog
  1. Comindware
  2. Библиотека Comindware
  3. HR
  4. Как автоматизировать и выстроить идеальный бизнес-процесс подбора персонала

Как автоматизировать и выстроить идеальный бизнес-процесс подбора персонала

Грамотно выстроенная кадровая политика обеспечивает нормальную работу предприятия и создает предпосылки для развития в конкурентной среде. Одна из задач кадровой политики — поиск и найм сотрудников. Ее легко представить в качестве поэтапного бизнес-процесса, цель которого — проложить пути трудоустройства в компанию.

Типовая модель поиска и отбора кандидатов

Для типичного российского предприятия бизнес-процесс подбора персонала строится из нескольких этапов:

Этап Шаги по реализации
Формирование заявки Обоснование необходимости поиска нового сотрудника, составление списка требований (опыт, навыки, возраст, наличие лицензии и т.д.), определение сроков закрытия вакансии и т.д.
Утверждение вакансии Проверка текущей численности штата, оценка экономической целесообразности мероприятия, согласование вакансии с генеральным директором и т.д.
Передача вакансии в работу службы HR Назначение ответственного, выделение дополнительных финансовых ресурсов, установка предельных сроков, определение методов поиска и т.д.
Привлечение кандидатов Публикация вакансии в интернете, обращение в кадровое агентство, использования личных связей сотрудников, подача объявления в СМИ и т.д.
Обработка откликов на вакансию Сбор полученных резюме и внесение в базу данных, отбор наиболее релевантных должности.
Первичный отбор кандидатов Проведение телефонных собеседований, отправка писем по электронной почте, организация видеоконференции и т.д.
Проверка навыков и выявление личных качеств соискателей Организация личных встреч, проведение тестирований, рассылка тестовых заданий, получение обратной связи от руководителя отдела или подразделения и т.д.
Принятие решения о найме Согласование кандидатуру с руководителем подразделения и генеральным директором, отправка оффера, составление трудового соглашения.
Сбор необходимым документов и оформление в штат Подписание приказа о зачислении сотрудника в штат, ознакомление с уставными документами организации и т.д.


На модель найма влияют корпоративные ценности, имидж на рынке труда, организационная структура, финансовые ресурсы и другие факторы. Например, в некоторых компаниях функции HR-отдела берет на себя кадровое агентство. Часть компаний заинтересована в выявлении негативного бэкграунда у соискателей, для чего проводит дополнительный этап отбора.

Типовая схема найма выглядит так.

схема автоматизации найма персонала

В данную элементарную схему можно добавить новые этапы, например: рассмотрение резюме; выполнение тестового задания; собеседование с HR-специалистом; собеседование с руководителем отдела. Это поможет адаптировать и автоматизировать бизнес-процесс найма персонала конкретно под вашу компанию.

Однако существенным здесь являются не количество и специфика этапов, а особенности взаимодействия между различными подразделениями компании.

Проблемы взаимодействия

Пример: Крупная ИТ-компания, разрабатывающая веб-приложения, ищет программиста. С какими проблемами она может столкнуться?

  • Генеральный директор долго согласовывает заявку, так как не сразу понимает, для чего отделу разработки понадобился новый специалист и во сколько он обойдется компании;
  • Текст вакансии не отражает специфику разработки: не дает представления о стеке технологий и типовых задачах, стоящих перед программистом;
  • Отдел кадров не всегда понимает, почему приглашенный на собеседование человек не подходит на должность, поэтому не может быстро скорректировать критерии первоначального отбора;
  • Каналы обратной связи с кандидатами не унифицированы, часть резюме просто теряется в общем потоке, кадровый резерв отсутствует;
  • Тестовые задания долго проверяются, не всегда удается согласовать время встречи с руководителем отдела или его заместителем.

За время поиска компания затягивает с реализацией текущих проектов и не начинает новые, тем самым упуская часть прибыли.

На пути к эффективному найму

В основе эффективного взаимодействия между сотрудниками лежит несколько основополагающих принципов:

  • заранее продуманный шаблон действий;
  • разграничение зон ответственности;
  • определенный набор входящей и исходящей информации.

Та же заявка будет согласована быстрее, если подать ее по готовой форме с обязательными для заполнения пунктами. Если генерального директора интересуют причины поиска, а отдел кадров — требования, то эти пункты должны быть предусмотрены. Обычно в заявке указывают название должности, пол кандидата, возраст, навыки и т.д.

Однако отдельные действия сотрудников — это не сама цель, а лишь метод для достижения результата — в данном случае найма подходящего специалиста. Даже если люди беспрекословно подчиняются инструкциям, это не гарантирует, что конечная цель будет достигнута. Не говоря уже о случаях, когда человек просто игнорирует инструкции в силу объективных и субъективных факторов.

Слаженную работу людей в рамках организации логично представить в качестве отдельной цепочки действий, которая ведет к ценному результату. Такие цепочки называют бизнес-процессами, или в отечественной практике «административными регламентами». Управляя бизнес-процессами компания в конечном счете управляет результатом, а для этого нужны инструменты.

Положительные эффекты от внедрения BPM и автоматизации бизнес-процесса подбора персонала

Методика для управления бизнес-процессами называется BPM (Business Process Management). Она синхронизирует работу функциональных подразделений и улучшает взаимодействие между отдельными сотрудниками. В итоге деятельность организации становится более гибкой, прозрачной, управляемой и автономной.

Гибкость
Возможность решать конкретные задачи и адаптировать существующие регламенты к изменениям внешних и внутренних условий.

Прозрачность
Все участники понимают, на какой стадии находится процесс, где он работает медленно или неэффективно.

Управляемость
Обеспечивает удобство мониторинга и контроля за действиями людей в рамках функциональных цепочек.

Автономность
Все участники понимают, что им нужно сделать для достижения результата. Руководству не нужно постоянно контролировать подчиненных и решать конфликтные ситуации.

BPM служит отличным фундаментом для автоматизации, внедрения электронного документооборота и систем принятия решений, помогает унифицировать информационную среду предприятия и контролировать его работу. Проверить, насколько эффективен тот же бизнес-процесс подбора персонала, можно с помощью следующих показателей:

  • время на закрытие вакансии;
  • число проведенных собеседований;
  • количество поданных заявок;
  • зарплатный фонд;
  • качество подбора.

Благодаря BPM руководство видит работу отдела в конкретных цифрах и может быстро отреагировать на ситуацию, будь то увольнение сотрудника или пересмотр KPI.

BPM-системы и автоматизация

BPM тесно связан с BPMS (Business Process Management Software), или BPM-системами. Они содержат визуальный редактор для моделирования бизнес-процессов, обеспечивают их выполнения в цифровой среде и включают различные инструменты для анализа и мониторинга.

На практике это значит, что сотрудники совершают все операции, связанные с поиском кадров, в рамках единой платформы. Она содержит набор форм, задает последовательность действий по их обработке и автоматически реагирует на заданные события — тот же приход заявки или уведомление об отрицательном решении по кандидатуре.

За счет внедрения такой платформы удается упростить или автоматизировать часть рутинных и шаблонных задач:

  • обработка входящих резюме;
  • ведение единой базы данных кандидатов;
  • контроль сроков исполнения заданий;
  • тестирование соискателей и проверка результатов;
  • рассылка писем и уведомлений;
  • взаимодействие с внешними сервисами.

Так, в рамках одного из проектов Comindware использовала чат-бота, который отвечал на вопросы соискателей или переадресовывал их компетентному человеку. В результате отдел кадров стал тратить меньше времени на общение с кандидатами и повысил свою эффективность (см. кейс). Таких примеров может быть масса.

Не каждая компания может тратить большие ресурсы на программистов и внедрение собственных BPMS, для чего существует low-code подход к разработке. Он предполагает, что ИТ-система создается на базе BPMS-платформы, которая содержит ряд готовых инструментов для работы с бизнес-процессами. Участие программистов при разработке такой системы сводится к минимуму или не требуется совсем.

Low-code платформа Comindware помогает компаниям самостоятельно цифровизировать бизнес-процесс подбора персонала. Созданные на ее основе решения точно воспроизводят процессную логику конкретной организации. Также предусмотрен API для интеграции с площадками по поиску специалистов и базами данных кадровых агентств.

Заказать демо


Опубликовано:  в разделе HR