Collaborative Minds Blog Plan.
Manage.
Collaborate.

Согласование документов: примеры, цели, алгоритм

Согласование договоров – неотъемлемая часть делопроизводства. Однако главная его цель лежит вне делопроизводства и документооборота. Такой целью является оптимизация принимаемых решений, сокращение рисков, улучшение итогового результата.

Пример согласования: отдел продаж готовит проект контракта на поставку крупной партии продукции, выпускаемой предприятием. Руководитель юридической службы отказывает в одобрении, пока не будут исправлены формулировки, которые можно истолковать двояко. Это не только улучшает качество договора, но и страхует компанию от возможных неприятностей в дальнейшем: претензий, исков со стороны контрагента.

Согласование документа

Что такое лист согласования?

Гриф согласования является одним из реквизитов, проставляемых на документах, наряду с названием, автором, датой создания. Этот гриф включает в себя:

  • Слово “согласовано” или “отказано”, либо “согласовано с замечаниями”.
  • Должность, подпись согласовавшего лица, расшифровку подписи.
  • Дату.
  • Комментарии, если они требуются.

Простановка такого грифа означает, что лицо или организация ознакомились с текстом и одобряют его содержание. Это необходимо, чтобы проект мог двигаться дальше: к следующим согласующим или к исполнению.

Вместо грифа может использоваться лист согласования, который оформляется отдельно от документа и прикладывается к нему. Это часто практикуется, когда согласующих много, и требуется получить одобрение от каждого из них.

Согласующие лица могут быть как внутренние (сотрудники той же компании, в которой работает инициатор проекта), так и внешние (организации-партнёры, надзорные органы).

Алгоритм согласования документов на предприятии

Сначала полезно разобраться, чем отличается управление от согласования. В первом случае имеет место чёткая вертикальная связь: руководитель даёт указание, подчинённый его выполняет. Во втором связь может быть вертикальной (работник отдела – руководитель отдела – генеральный директор) или горизонтальной (руководитель отдела продаж – главный бухгалтер – руководитель юридической службы).

Стандартный алгоритм согласования такой:

  • Автор создаёт проект документа по своей инициативе или заданию руководства.
  • Он рассылается всем лицам, от которых требуется утверждение.
  • Автор ждёт, когда каждое из согласующих лиц пришлёт ему свою резолюцию, возможные правки.
  • Получив всё это, автор вносит изменения, вновь направляет проект согласующим лицам.

Однако такую процедуру нельзя признать оптимальной, поскольку она зачастую затягивает сроки решения вопроса. Если согласующих, к примеру, 5 человек, то почти в каждом случае 3-4 дадут свою резолюцию быстро, а ещё 1-2 человека окажутся заняты, и их решения придётся долго ждать. Чтобы такого не происходило, полезно использовать электронный документооборот, а также соблюдать следующие принципы:

  1. На одобрение отправляется только полностью готовый, надлежащим образом оформленный документ. Это помогает избежать неизбежных многочисленных замечаний, доработок.
  2. Автор (инициатор) является ответственным за всю процедуру утверждения. Он обязан прилагать усилия, чтобы завершить её как можно скорее.
  3. Каждый согласующий вносит лишь те корректировки, которые соответствуют его экспертной области.

Последний пункт особенно важен. Он подразумевает, что бухгалтер проверяет только платёжные реквизиты, но не высказывает идеи по поводу того, какую стоимость партии товара предложить контрагенту. А начальник юридической службы проверяет лишь юридические формулировки, не обращая внимания на орфографические ошибки. Это помогает ограничить инициативу согласующих лиц рамками их экспертной области, исключить обработку многочисленных предложений.

Как оптимизировать согласование документов с помощью BPM-систем?

BPM-система – один из лучших инструментов для того, чтобы организовать эффективный процесс согласования документов.

Во-первых, она даёт возможность заранее задать маршрут для утверждения типовых документов, к примеру договоров, заявлений на отпуск. Инициатору процесса не обязательно даже знать, от кого требуется одобрение. Его задача – подготовить документ, который далее, в зависимости от его типа, направится по утверждённому маршруту.

бизнес-процесс согласования договоров

Во-вторых, такая система позволяет создать для каждого согласующего задачу, которая будет у него перед глазами, пока он её не закроет. Это способствует тому, чтобы исключить задержки. К тому же, для любого документа можно определить максимальный срок рассмотрения, система будет напоминать ответственному лицу, что время истекает. Например, присылать ему уведомления на почту.

Также можно внести в систему настройки, благодаря которым на утверждение бухгалтеру будут отправляться только платёжные реквизиты, ему не нужно будет читать 10 листов текста, чтобы вынести свою резолюцию. Подобным образом, руководитель службы доставки будет видеть лишь те абзацы, где речь идёт о доставке. Когда все согласующие первого уровня приняли те элементы текста, которые входят в их зону ответственности, итоговая версия отправляется на утверждение руководителю.

Благодаря этому правки занимают меньше времени, и документ проходит свой жизненный цикл за более короткое время.

Попробуйте Low-code BPM-систему на базе платформы Comindware Business Application Platform для управления согласованием. Для начала вы можете выстроить простейшую схему одного бизнес-процесса, для чего потребуется пара часов и 1 бизнес-аналитик. Далее есть возможность постепенно усложнять схему процесса, добавляя новых согласующих и этапы, а также масштабировать решение на другие бизнес-процессы.

Закажите демо, чтобы увидеть, как это работает.

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (No Ratings Yet)
Loading...

Опубликовано:  в разделе Примеры использования

Для обеспечения лучшего опыта работы с нашим сайтом мы используем cookie-файлы - нажмите кнопку «ОК», чтобы согласиться с нашей Политикой конфиденциальности. Вы можете изменить настройки конфиденциальности здесь.

Настройки cookies

Что такое cookie-файлы?

Cookie – это небольшой текстовый файл на вашем устройстве, который запускает функции и возможности веб-сайта.

Cookie-файл представляет собой небольшой текстовый файл, который веб-сайт запрашивает у вашего веб-браузера и сохраняет на вашем устройстве, чтобы запомнить какой язык вы предпочитаете и другую подобную информацию о вас, а также запускает функции и возможности веб-сайта.

В Comindware мы стараемся быть ясны и откровенны касательно того, какие данные о вас мы собираем и как их используем. И эта Политика предоставляет подробную информацию о том, какие cookie-файлы мы собираем и как мы используем данные о вас. Эта политика использования cookie-файлы применяется к веб-сайту Comindware, посвящённому платформе для создания BPM-систем и других IT-решений.

Всегда включённые

Обеспечивают ваш персонализированный опыт и должную работу веб-сайта.

Всегда включённые cookie-файлы помогают нам обеспечивать персонализированный опыт использования веб-сайта для вас и не могут быть отключены в нашей системе. Вы можете настроить веб-браузер для блокировки или предупреждения об этих файлах cookie, но в последующем некоторые части веб-сайта могут не работать.

Comindware

Скорость работы сайта

Используются для постоянной оптимизации и улучшения веб-сайта.

Cookie-файлы производительности помогают нам постоянно оптимизировать и улучшать веб-сайт. Эти файлы cookie позволяют нам считать переходы на веб-сайт, отслеживать источники трафика, определять какие страницы пользуются наибольшей популярностью и приносят пользу посетителям, узнавать как пользователи перемещаются по веб-сайту. Все данные собираются в эти cookie-файлы в обобщённой форме и потому анонимны.

Google Analytics

Yandex.Metrica

Дополнительные функции

Позволяют расширять функциональность, например добавить видео и чат.

Функциональные cookie-файлы позволяют расширять функциональность, например добавить видео и чат для онлайн-консультаций. Если вы не разрешаете эти файлы cookie, некоторые или все эти функции могут работать некорректно.

Wistia

JivoChat

AddThis