Оптимизация бизнес-процессов: основные принципы

Оптимизация бизнес-процессов на предприятии позволяет значительно их ускорить, а также улучшить коммуникацию между разными сотрудниками, чётко распределить их зоны ответственности, усилить контроль. Когда проводится оптимизация бизнес-процессов, очень важно придерживаться основных принципов, чтобы получить наилучший результат.

Иметь чёткое представление о цели

Некоторые допускают ошибку, когда представляют оптимизацию в качестве самоцели либо проводят её, «потому что все проводят». Специалисты рекомендуют сначала составить список задач, которые должна решать оптимизация, причём эти задачи должны быть основаны на измеряемых параметрах. Только в этом случае можно ожидать позитивного результата.

Например, оптимизация бизнес-процессов часто осуществляется, чтобы сократить затраты времени и финансов на каждый процесс. В этом случае измерить изменения достаточно легко.

Хороший вариант – когда присутствует и близкая, легко достижимая цель, и дальняя – на перспективу.

Уделять внимание сотрудникам

Наихудший сценарий – когда оптимизация проводится «по инициативе сверху», а сотрудники не понимают, зачем это нужно.

Чтобы этого избежать, полезно делать следующее:

• Разъяснять, как оптимизация бизнес-процессов поможет конкретному сотруднику в его работе.
• Прислушиваться к мнению персонала, его пожеланиям и вопросам.
• Приветствовать инициативы, связанные с оптимизацией.
• Создать позитивную эмоциональную атмосферу для изменений.

Часто оптимизация бизнес-процессов не может быть проведена без дополнительного обучения работников. Эксперты советуют не экономить на этом, потому что итоговый результат правильно выполненной оптимизации способен окупить затраты.

Демонстрировать реальные результаты

Мы возвращаемся к тезису о том, что лучше начать с небольших целей. Когда коллектив увидит, что от оптимизации есть реальная польза – например, отдельные процессы обрабатываются на 20% быстрее – это повысит мотивацию к продолжению данной работы.

Если же удастся оптимизировать важный и широкий процесс (например, приём заявки от клиента), это может оказать сильное убеждающее воздействие на всех сотрудников.

Не забывать про важность координации

Хотя оптимизация отдельных процессов – это уже успех, однако в центре всего должна стоять их координация друг с другом. Именно в этой сфере чаще всего оказываются «узкие места», и именно здесь больше всего возможностей для улучшений.

Система, собирающая широкую статистику, способна быстро подсказать, где имеются основные проблемы в координации и с чего нужно начать.

Объяснять и упрощать

Оптимизация бизнес-процессов, описанная на языке ИТ-специалистов, точно не вызовет желания этим заниматься. Чтобы донести данную идею, нужно доступно разъяснить, в чём заключается оптимизация и что она даст конкретной компании, конкретному отделу или сотруднику.

Очень часто сотрудники противятся оптимизации, так как придётся сразу, «уже с понедельника», полностью менять принципы работы, переходить на новое ПО и перестраиваться под его особенности, а это может вызвать даже сбои и задержки. Вот почему сегодня пользуются популярностью Low-code системы, которые можно разворачивать силами людей бизнеса и развивать эволюционно: от запуска 1-2 отдельных бизнес-процессов до расширения на всю деятельность предприятия. Это выгодно тем, что какой-то результат виден с самых первых дней, а по мере знакомства с новыми принципами работы и наблюдения реальных выгод от них появляется желание начать ими пользоваться.

Хорошим примером являются системы на базе Comindware Business Application Platform. Благодаря минимуму кода они не приводят бизнес к зависимости от разработчиков, а также обладают дополнительными достоинствами:

1. У бизнес-аналитиков появляется возможность быстро обновить тот или иной процесс для его оптимизации или актуализации.
2. Предусмотрена работа с неформализованными процессами, которые трудно или невозможно прописать от начала до конца. Использование кейсов, системы задач и подзадач, статистики позволяет автоматизировать бизнес-процесс, даже если в каждом конкретном случае он идёт по другим «рельсам».

Все эти возможности современных систем помогают в том, чтобы оптимизация бизнес-процессов не только оказалась эффективной, но и прошла максимально безболезненно для бизнеса.

Закажите бесплатно демонстрацию возможностей Comindware Business Application Platform и оцените, насколько она подойдёт для вашей компании.

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.