Оптимизация бизнес-процессов: основные принципы

Оптимизация бизнес-процессов на предприятии позволяет значительно их ускорить, а также улучшить коммуникацию между разными сотрудниками, чётко распределить их зоны ответственности, усилить контроль. Когда проводится оптимизация бизнес-процессов, очень важно придерживаться основных принципов, чтобы получить наилучший результат.

Иметь чёткое представление о цели

Некоторые допускают ошибку, когда представляют оптимизацию в качестве самоцели либо проводят её, «потому что все проводят». Специалисты рекомендуют сначала составить список задач, которые должна решать оптимизация, причём эти задачи должны быть основаны на измеряемых параметрах. Только в этом случае можно ожидать позитивного результата.

Например, оптимизация бизнес-процессов часто осуществляется, чтобы сократить затраты времени и финансов на каждый процесс. В этом случае измерить изменения достаточно легко.

Хороший вариант – когда присутствует и близкая, легко достижимая цель, и дальняя – на перспективу. Поиск подходящих вариантов для оптимизации можно начать с обсуждения с коллегами следующих вопросов:

1. Что влияет на клиента?
   • Скорость обслуживания и точность
   • Прозрачность процесса
2. Что влияет на расходы компании?
   • Эффективность
   • Использование ресурсов
3. Что создает новые возможности для бизнеса?
   • Маневренность процессов/ сервисов
   • Избыток производственных мощностей

Уделять внимание сотрудникам

Наихудший сценарий – когда оптимизация проводится «по инициативе сверху», а сотрудники не понимают, зачем это нужно.

Чтобы этого избежать, полезно делать следующее:

• Разъяснять, как оптимизация бизнес-процессов поможет конкретному сотруднику в его работе.
• Прислушиваться к мнению персонала, его пожеланиям и вопросам.
• Приветствовать инициативы, связанные с оптимизацией.
• Создать позитивную эмоциональную атмосферу для изменений.

Часто оптимизация бизнес-процессов не может быть проведена без дополнительного обучения работников. Эксперты советуют не экономить на этом, потому что итоговый результат правильно выполненной оптимизации способен окупить затраты.

Демонстрировать реальные результаты

Мы возвращаемся к тезису о том, что лучше начать с небольших целей. Когда коллектив увидит, что от оптимизации есть реальная польза – например, отдельные процессы обрабатываются на 20% быстрее – это повысит мотивацию к продолжению данной работы.

Если же удастся оптимизировать важный и широкий процесс (например, приём заявки от клиента), это может оказать сильное убеждающее воздействие на всех сотрудников.

Не забывать про взаимозависимости процессов

Хотя оптимизация отдельных процессов – это уже успех, однако в центре всего должна стоять их взаимозависимость. Именно в этой сфере чаще всего оказываются «узкие места», и именно здесь больше всего возможностей для улучшений.

Эксперты BPM рекомендуют всегда смотреть на бизнес-процесс не как “сферического коня в вакууме”, а в контексте взаимосвязанных процессов, решающих определенные бизнес-задачи, которые объединяются в единое целое для достижения стратегических целей компании. Другими словами, стоит избегать функционального взгляда на бизнес и заниматься оптимизацией каждой бизнес-функции независимо от остальных. Важно иметь в виду, что любой бизнес является сложной системой, а, как хорошо известно, локальная оптимизация части сложной системы может привести только к краткосрочным положительным результатам. Для достижения хороших итоговых результатов оптимизации, специалист BPM обязан смотреть на бизнес как на систему взаимозависимых процессов и, занимаясь оптимизацией определенного процесса рассматривать метрики системы в целом.

Создание карты бизнес-процессов – один из наиболее эффективных подходов к оптимизации бизнес-процессов. Comindware Business Application Platform позволяет строить карты исполняемых процессов, что обеспечивает визуализацию взаимосвязи между бизнес-процессами, управление процессной архитектурой, а не только отдельными процессами, анализ процессов «сверху вниз»: от высокоуровневой архитектуры до потоков работ внутри подразделений.

Заказать демо

Объяснять и упрощать

Оптимизация бизнес-процессов, описанная на языке ИТ-специалистов, точно не вызовет желания этим заниматься. Чтобы донести данную идею, нужно доступно разъяснить, в чём заключается оптимизация и что она даст конкретной компании, конкретному отделу или сотруднику.

Очень часто сотрудники противятся оптимизации, так как придётся сразу, «уже с понедельника», полностью менять принципы работы, переходить на новое ПО и перестраиваться под его особенности, а это может вызвать даже сбои и задержки. Вот почему сегодня пользуются популярностью Low-code системы, которые можно разворачивать силами людей бизнеса и развивать эволюционно: от запуска 1-2 отдельных бизнес-процессов до расширения на всю деятельность предприятия. Это выгодно тем, что какой-то результат виден с самых первых дней, а по мере знакомства с новыми принципами работы и наблюдения реальных выгод от них появляется желание начать ими пользоваться.

Хорошим примером являются системы на базе Comindware Business Application Platform. Благодаря минимуму кода они не приводят бизнес к зависимости от разработчиков, а также обладают дополнительными достоинствами:

1. У бизнес-аналитиков появляется возможность быстро обновить тот или иной процесс для его оптимизации или актуализации.
2. Предусмотрена работа с неформализованными процессами, которые трудно или невозможно прописать от начала до конца. Использование кейсов, системы задач и подзадач, статистики позволяет автоматизировать бизнес-процесс, даже если в каждом конкретном случае он идёт по другим «рельсам».

Все перечисленные выше и многие другие возможности продукта Comindware обеспечивают надежное подспорье для постоянной практики оптимизации бизнес-процессов, а также делают компанию готовой к более радикальным изменениям, таким как цифровая трансформация и проба новых моделей бизнеса.

Оптимизация бизнес-процессов фокусируется на вопросе «Правильно ли мы все делаем?» (например, в рамках существующей бизнес-модели). Наша цель – работать максимально эффективно, управлять операционными рисками и повышать удовлетворенность клиентов. Однако, если революционные изменения перевернут отрасль с ног на голову, этого уже недостаточно для повышения эффективности. революционные изменения (с точки зрения технологий, правовой базы и т. д.) требуют совершенно нового подхода к вопросу о том, как конкурировать на рынке: «Правильные ли вещи мы делаем?» Занимаясь оптимизацией, не забывайте готовиться к тому, что однажды потребуются революционные перемены. Хельге Хесс (Helge Hess) BPM-эксперт уже более 25 лет на руководящих ролях в крупных компаниях. В настоящее время является директором в ARIS ARIS R&D, подразделения компании IDS Scheer AG, специализирующегося на управлении BPM-продуктами и решениями.

Закажите бесплатно демонстрацию возможностей Comindware Business Application Platform и оцените, насколько она подойдёт для вашей компании.

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.