Collaborative Minds Blog Plan.
Manage.
Collaborate.

Как и зачем автоматизировать HR-процессы в компании?

Хотя “кадры решают всё”, но на практике, когда компания начинает автоматизацию своих подразделений, то HR-отдел обычно оказывается далеко не в первой когорте. Сначала автоматизируют отдел продаж, службу доставки, бухгалтерию – те подразделения, которые связаны с получением прибыли. А в это время HR-процессы остаются не только не автоматизированными, но даже не формализованными.


Comindware banner

Впрочем, в последние годы ситуация улучшается: руководители начинают осознавать важность работы HR-отдела, уделять внимание её автоматизации.

автоматизация HR-процессов

Основные бизнес-процессы HR-отдела

Глазами сотрудников их всего несколько, в первую очередь найм на работу, обучение и сокращение. Однако в действительности бизнес-процессов в HR-отделе намного больше, чем кажется.

Планирование кадровой политики

Приём на работу или сокращение отдельного сотрудника – лишь часть общей кадровой стратегии компании. В рамках этой стратегии нужно заранее решать, сколько работников потребуется, с какой квалификацией, когда. Это помогает заблаговременно создавать новые вакансии, заниматься подбором кадров. Кроме того, принимая на работу нового человека, отдел кадров уже должен выстраивать его дальнейший путь в компании. Например, прогнозировать: на какую позицию он сможет претендовать в дальнейшем, когда такая позиция откроется, какие навыки он должен к тому моменту приобрести.

Рекрутинг и найм

Рекрутинг включает в себя работу с вакансиями (подбор кандидата) и найм (его трудоустройство).

Работа с вакансиями обычно имеет следующую схему:

  • Приём заявок от руководителей отделов.
  • Размещение вакансий.
  • Подбор и отбор кандидатов.
  • Проведение собеседований с прошедшими первичный отбор.

Далее следует найм выбранного сотрудника: его приём на работу, оформление.

Оптимизация рекрутинга помогает ускорить и работу с вакансиями, и оформление..Что ещё важнее, оптимизация способствует привлечению именно таких специалистов, которые будут лучше всего решать имеющиеся у компании задачи.

Сюда можно поставить схему бизнес-процесса обработки вакансии

Адаптация, управление мотивацией, разрешение конфликтов

Ещё одна функция отдела кадров – работа с лояльностью и мотивацией каждого работника. HR-специалисты должны прилагать усилия к тому, чтобы он был достаточно мотивирован, имел какие-то личные цели, которые будут коррелировать с целями организации, побуждать к лучшей работе, развитию в нужном компании направлении.

В рамках этого делается следующее:

  • Оказывается помощь с адаптацией на новом рабочем месте.
  • Разрешаются конфликты.
  • Создаются комфортные условия для работы.
  • Проводится работа с мотивацией: материальное и нематериальное стимулирование.
  • Планируется, с учётом пожеланий самого сотрудника, его карьера в компании.

Эта работа во многом творческая, формальный подход здесь мало полезен. Насколько сотрудник будет доверять компании и осознавать своё место в ней, настолько высокой у него будет мотивация достигать поставленных целей, в полной мере использовать свои навыки и таланты.

Корпоративное обучение, аттестация

Это часть кадровой политики, о которой уже говорилось. По мере развития предприятия повышаются требования к сотрудникам, к наличию у них специальных навыков. Обучение становится инструментом, с помощью которого работников заранее готовят к новой работе или повышению по карьерной лестнице.

Данный процесс хорошо формализуется и автоматизируется:

  • Составление плана обучения на год или месяц.
  • Подбор сотрудников, которые будут обучаться в этот период.
  • Выбор конкретной обучающей программы.
  • Организация обучения, итоговая аттестация.

Оптимизация корпоративного обучения начинается с того, чтобы оно было не спонтанным (выбираем нескольких работников, обучаем их, исходя из заявок руководителей отделов), а продуманным заранее, имело бы конкретный план, действительно являлось частью кадровой политики.

Сюда можно схему б-п корпоративного обучения

Управление базовыми HR-сервисами

Например, это управление периодами отсутствия: оформлением отпусков, а также контролем отгулов, опозданий, больничных.

Сюда же относится выдача справок. Если работнику понадобилась справка о зарплате или какая-то другая, то нужно решить данный вопрос в максимально короткий срок, поскольку это тоже повышает лояльность персонала.

Как оптимизировать бизнес-процессы HR-отдела?

Их оптимизация очень важна, чтобы повысить эффективность компании.

Для этого сначала выполняется формализация бизнес-процессов, то есть составление регламентов, по которому они проходят.

Далее может очень помочь автоматизация.

Основные HR-процессы, такие как найм сотрудника, не только автоматизируются с помощью BPM-систем, но и роботизируются. Например: размещение вакансий, приём документов от соискателя (резюме, диплом), выполнение им тестового задания, прохождение психологического теста. HR-специалист общается лишь с теми соискателями, которые прошли хотя бы первичный отбор, а это сильно экономит время.

Автоматизируется управление отпусками: если сотруднику нужен внеочередной отпуск, он направляет заявку через веб-форму, она оперативно рассматривается руководителем, в случае одобрения направляется в бухгалтерию.

Функционал можно расширить: например, принимать через такую же веб-форму заявки на выдачу больничного, отгула, или даже сообщения, что сотрудник опаздывает. Такой формат помогает оперативно решить вопрос с оформлением отсутствия работника и найти ему замену.

Для быстрой адаптации новых сотрудников сегодня широко используются приложения, например чат-бот. Такой бот исполняет роль альтернативного интерфейса корпоративной системы и выполняет ряд функций:

  • Отвечает на распространённые вопросы.
  • Рассылает сотрудникам новости компании и информационные сообщения.
  • Оповещает о корпоративных мероприятиях.
  • Принимает сообщения о проблемах сотрудника, например конфликтах, о его пожеланиях к организации рабочего места, графика работы и т. д.
  • Принимает от сотрудников заявки на справку, отпуск, пропуск и оказание услуг любого из базовых HR-сервисов.

Бот сильно разгружает кадрового специалиста, избавляя от множества звонков. Заявления о жалобах, проблемах сотрудников не отрывают его от других дел: он рассматривает их все сразу, когда находит для этого время.

Таким образом, хотя автоматизация HR-процессов никогда не заменит живого диалога с сотрудниками, заботы об их комфорте и развитии, но она помогает избавиться от наиболее рутинных задач, сосредоточив внимание сотрудников кадрового отдела на стратегических и творческих.

Автоматизация HR-процессов с помощью BPM-систем

BPM-системы могут хорошо помочь с автоматизацией многих HR-процессов и обладают преимуществами, которые делают их использование полезнее, чем применение других решений.

  1. Они способны выстраивать автоматические переходы задачи с этапа на этап, которые будут происходить без участия работника: ему лишь достаточно отметить, что его часть работы выполнена, и задача тут же уходит дальше по маршруту.
  2. BPMS широко используются для автоматизации бизнес-процессов во всех подразделениях компании, в том числе для выстраивания сквозных процессов. Другими словами, не придётся создавать для отдела кадров какое-то уникальное решение, а потом думать, как связать его с другим ПО, используемым на предприятии.
  3. BPM-системы отлично управляют как людьми, так и роботами. Поэтому их внедрение нисколько не мешает автоматизации, роботизации рутинных действий.

Low-code BPM платформа Comindware Business Application Platform помогает быстро создавать отдельные решения для автоматизации как HR-процессов, так и процессов других подразделений компании, а впоследствии интегрировать эти решения и масштабировать их до уровня предприятия. Для начала работы потребуется всего 1 бизнес-аналитик, представляющий, как именно проходит работа HR-отдела и какие этапы у каждого процесса.

Закажите демо, чтобы решить, насколько эта платформа подходит для вашего бизнеса.

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (No Ratings Yet)
Loading...

Опубликовано:  в разделе HR

Для обеспечения лучшего опыта работы с нашим сайтом мы используем cookie-файлы - нажмите кнопку «ОК», чтобы согласиться с нашей Политикой конфиденциальности. Вы можете изменить настройки конфиденциальности здесь.

Настройки cookies

Что такое cookie-файлы?

Cookie – это небольшой текстовый файл на вашем устройстве, который запускает функции и возможности веб-сайта.

Cookie-файл представляет собой небольшой текстовый файл, который веб-сайт запрашивает у вашего веб-браузера и сохраняет на вашем устройстве, чтобы запомнить какой язык вы предпочитаете и другую подобную информацию о вас, а также запускает функции и возможности веб-сайта.

В Comindware мы стараемся быть ясны и откровенны касательно того, какие данные о вас мы собираем и как их используем. И эта Политика предоставляет подробную информацию о том, какие cookie-файлы мы собираем и как мы используем данные о вас. Эта политика использования cookie-файлы применяется к веб-сайту Comindware, посвящённому платформе для создания BPM-систем и других IT-решений.

Всегда включённые

Обеспечивают ваш персонализированный опыт и должную работу веб-сайта.

Всегда включённые cookie-файлы помогают нам обеспечивать персонализированный опыт использования веб-сайта для вас и не могут быть отключены в нашей системе. Вы можете настроить веб-браузер для блокировки или предупреждения об этих файлах cookie, но в последующем некоторые части веб-сайта могут не работать.

Comindware

Скорость работы сайта

Используются для постоянной оптимизации и улучшения веб-сайта.

Cookie-файлы производительности помогают нам постоянно оптимизировать и улучшать веб-сайт. Эти файлы cookie позволяют нам считать переходы на веб-сайт, отслеживать источники трафика, определять какие страницы пользуются наибольшей популярностью и приносят пользу посетителям, узнавать как пользователи перемещаются по веб-сайту. Все данные собираются в эти cookie-файлы в обобщённой форме и потому анонимны.

Google Analytics

Yandex.Metrica

Дополнительные функции

Позволяют расширять функциональность, например добавить видео и чат.

Функциональные cookie-файлы позволяют расширять функциональность, например добавить видео и чат для онлайн-консультаций. Если вы не разрешаете эти файлы cookie, некоторые или все эти функции могут работать некорректно.

Wistia

JivoChat

AddThis