Collaborative Minds Blog

Какие бывают типы документов?

Документ – это материальный носитель, содержащий какую-либо информацию. Обычно подразумевается, что она выражена в текстовом виде, хотя существуют фотодокументы, видео- и аудио-.

От обычного текста он отличается наличием реквизитов. К ним относятся:

  • Название (заявление, распоряжение, отчёт).
  • Дата создания.
  • Автор, адресат.
  • Подпись, резолюция.

Классификация документов обширна. По логике документооборота они делятся на:

  • Внутренние (используемые внутри компании).
  • Входящие (полученные от контрагентов).
  • Исходящие (созданные компанией и направляемые контрагентам).
Типы и шаблоны документов

Существует классификация по назначению:

  • Организационные (распорядок дня, устав организации).
  • Информационные (заявление, справка).
  • Бухгалтерские (платёжное поручение, акт оказанных услуг).
  • Коммерческие (договор купли-продажи, договор на оказание услуг).
  • Распорядительные (приказ, решение).

В любой организации многообразие типов документов вызывает  необходимость их классификации и учета с целью оптимизации документооборота.

Функции документа

У него 4 функции:

  • Информативная (хранитель данных).
  • Коммуникативная (используется при взаимодействиях с другими людьми).
  • Социальная (служит инструментом решения социальных вопросов).
  • Правовая (устанавливает и подтверждает юридически значимые права).

Каждый отдельный документ может также выполнять дополнительные функции. Например: управленческая (распоряжение директора), отчётная (отчёт бухгалтерии), справочная (справка о зарплате).

Что такое шаблон документа

По форме изложения выделяют 2 типа документов:

  • Индивидуальные (автор составляет их в свободной форме).
  • Типовые (используется готовый шаблон).

Шаблоном называют образец, содержащий всю неизменяемую часть. Например, название (“Заявление”), шапка (“Кому”, “От кого”), каркас текста, подпись. Использование шаблонов сильно ускоряет создание заявления, справки, договора, так как достаточно только вписать необходимые данные и текст в предусмотренные места.

Кроме этого, шаблон помогает при выстраивании эффективного электронного документооборота, поскольку разные типы документации (заявления, справки, распоряжения) не смешиваются друг с другом. А для понимания, с чем вы имеете дело, не нужно читать текст целиком, достаточно ознакомиться с основными атрибутами, такими как название, автор и адресат.

Как оптимизировать документооборот на предприятии

Важнейшим понятием здесь является распознавание типа документа.

  • Распознавание по содержанию означает, что для определения типа нужно ознакомиться с его сутью. Но для этого его нужно прочитать. В компании, которая работает с сотнями бумаг, этот вариант не используется, потому что требует больших затрат времени.
  • Распознавание по форме предполагает, что для определения важнейших параметров документа (важность; назначение; маршрут) читать его не требуется, а достаточно ознакомиться с реквизитами.

Идя по второму пути, можно использовать обширные возможности автоматизации. Например, существуют программы, работающие с почтой. Программа видит новый объект, анализирует заголовок, адресата, отправителя, а также используемые слова и выражения. Это помогает ей почти безошибочно фильтровать “входящие”, перенаправлять корреспонденцию тем людям, которые, скорее всего, должны с нею работать.

Ещё более совершенной является заранее выстроенная система маршрутизации. В этом случае на основе выбранного шаблона или в зависимости от его атрибутов автоматически выбирается маршрут движения. Такой подход помогает исключить из маршрута всех лиц, которые не имеют отношения к данному вопросу, экономит время множества людей. Также исключаются многократные пересылки, задержки, потери.

Для оптимизации документооборота хорошо подходят BPM-системы, именно потому, что они помогают прописывать маршрутизацию для каждого шаблона. Например, настраивая решение на базе Low-code BPM платформы Comindware Business Application Platform, бизнес-аналитик может создать новый шаблон документа, добавить в форму поля, которые необходимо заполнить, и выстроить схему движения. Например, если сотрудник компании запрашивает справку, то запрос, в зависимости от типа справки, направляется либо в HR-отдел, либо в бухгалтерию.

схема бизнес-процесса выдачи справки

Подобная система автоматизации документооборота сильно повышает его скорость, устраняет потери, исключает из маршрутов избыточные шаги. Чтобы начать работать с платформой, достаточно создать решение для автоматизации одного бизнес-процесса, для чего потребуется пара часов времени и один бизнес-аналитик. Впоследствии легко добавляются новые процессы, а существующие могут расширяться и усложняться.

Закажите демо, чтобы понять, насколько Comindware Business Application Platform подходит для автоматизации вашего документооборота.

Заказать демо



Опубликовано:  в разделе СЭД