Collaborative Minds Blog Plan.
Manage.
Collaborate.

Что такое единое информационное пространство компании?

Каждой компании приходится работать с информацией. В том числе:

  • Производственной (таблицы, планы, схемы, чертежи).
  • Аналитической (отчёты, результаты исследований).
  • Данные сотрудников.
  • Данные клиентов.
  • Документы.

Необходимость работать с большими массивами данных привела к тому, что большинство предприятий уже используют информационные системы (ИС) для хранения, поиска и обработки информации. Такие системы снижают риск её потери, ускоряют поиск и пересылку. Но при этом часто возникает другая проблема: когда автоматизация каждого подразделения компании проводится отдельно, в итоге разные отделы применяют разные информационные системы: CRM, ERP, СЭД. И здесь уже появляется ряд новых сложностей.

  1. Поиск данных. Например, требуется информация о клиенте. Первое, что нужно понять, – в какой системе хранятся необходимые данные. Нередко какие-то данные об одном и том же клиенте нужно извлекать из CRM, другие из – из документов, хранящихся в СЭД, а третьи – из переписки в мессенджере. Часто руководителю или сотруднику приходится делать несколько запросов в разные подразделения, не зная, где найдётся нужная информация и найдётся ли.
  2. Обработка запросов. К примеру, сотруднику нужна информация, которая хранится в другом отделе. Он направляет туда запрос и ждёт. При этом он даже не знает, начали рассматривать запрос или ещё нет; когда можно будет получить ответ.
  3. Конвертация данных. Хотя в компании уже есть базы данных, прямой экспорт и импорт информации между ними не всегда возможен. И приходится, как это ни нелепо, вручную копировать данные из одной формы в другую. А это расход времени плюс риск ошибок.
  4. Потеря данных. Речь не только о тех случаях, когда документ отправлен, но не доставлен. Ситуация серьёзнее: часто руководство не имеет полного доступа к информации, если она записана у сотрудников в личных бумажных блокнотах, Гугл-документах, хранится на флешках или в мессенджерах. Отсюда такие истории, как “менеджер уволился и забрал базу клиентов”. По закону, руководитель вправе потребовать у него подобную информацию, но здесь снова встаёт вопрос полноты. Менеджер может прислать документ с именами и контактами клиентов, но “забыть” предоставить историю переписки с ними, подписанные ранее договора, не говоря уже об устных соглашениях.

Как видим, использование информационных систем приносит не только выгоды, но и дополнительные проблемы.

Их решение часто заключается в создании единого информационного пространства.

Понятие единого информационного пространства

Под этим термином понимают совокупность всех баз и банков данных организации. Хранение, поиск и пересылка информации в едином информационном пространстве (ЕИП) происходит по одним и тем же правилам и принципам.

Опыт показывает, что создание такого пространства значительно повышает скорость и прозрачность работы с информацией. Предполагается, что каждый сотрудник может в любой момент получить нужную ему информацию, сделав запрос в единой системе предприятия. При этом он не ограничивается ничем, кроме своих прав доступа, и может свободно оперировать данными, введёнными сотрудниками других отделов и территориальных подразделений. В итоге на получение нужных данных тратится намного меньше времени, не говоря уже о том, что исчезает формат “запрос – напоминание о запросе – получение ответа”, отвлекающий сотрудников от их основной работы.

Одним из вариантов решения проблемы является интеграция разных систем, уже используемых на предприятии. Для этого создаются так называемые мастер-данные и используются специальные MDM-системы (Master Data Management). Их суть в том, чтобы упорядочить и структурировать хотя бы наиболее важные данные: например, сведения о контрагентах.

Мастер-данные предполагают строгую структуру: данные записываются в поля, имеющие заданный формат и порядок следования. К примеру:

  • Название компании.
  • Дата создания.
  • Форма деятельности (ООО, ОАО).
  • ИНН.
  • ФИО руководителя.
  • Телефон руководителя.

Такая унификация облегчает поиск информации, исключает противоречащие друг другу дубли.

Этот путь на первый взгляд выглядит привлекательно. Он позволяет оставить всё как есть: продолжить пользоваться теми же системами, которые уже внедрены в нашей компании, к которым привыкли все сотрудники. Потребуется только внедрить дополнительную систему MDM. Однако он подразумевает постоянное усложнение: по мере увеличения количества информационных и MDM-систем и развития каждой из них сложность общей “конструкции” будет всё больше возрастать.

В длительной перспективе это неизбежно приведёт к снижению скорости работы и росту количества ошибок.

Вот почему создание единого информационного пространства – это тот путь упрощения, по которому рекомендуется идти.

Как создать единое информационное пространство?

Первый шаг в создании ЕИП – это структурирование данных. Они могут иметь разный уровень структурированности: от полностью неструктурированных до машинно-структурированных. В первом случае поиск и обработка крайне затруднены, почти невозможны. В последнем, благодаря чёткой структуре, любая информация может быть найдена автоматизированной системой даже по неполным данным. Например, ввод фамилии клиента поможет мгновенно отыскать все элементы информации, которые относятся к нему: личные данные, документы, где фигурирует его имя, и так далее.

Второй шаг – создание единой информационной базы. Удобнее всего организовать доступ к ней через веб-браузер, поскольку это позволяет подключаться из любого места, в том числе с мобильных устройств. Да и на практике создать такую систему “в облаке” куда проще, чем локальную сеть.

BPM-системы по своей логике подходят для использования с целью создания единого информационного пространства, так как используются для оркестрации взаимосвязей между ИТ-системами предприятия, людьми, роботами при исполнении сквозных бизнес-процессов. При этом BPMS может работать в синергии с существующей MDM-системой предприятия или исполнять роль MDM-системы для единого информационного пространства Она предлагает следующие возможности:

  1. Создание справочников, куда будут заноситься все имеющиеся данные.
  2. Обеспечение удобства управления документами и быстрого поиска информации.
  3. Маршрутизация. Отправляя любую заявку, сотрудник в каждый момент времени видит, на каком этапе она сейчас находится и какой имеет статус.
  4. Каждый сотрудник обрабатывает тот этап бизнес-процесса, который имеет к нему прямое отношение. После этого происходит автоматический переход на следующий этап, к другому работнику, который сразу видит появление новой задачи.

Создавать ЕИП лучше всего сразу, как только компания начала автоматизировать документооборот и бизнес-процессы. В этот момент желательно не допускать параллельного внедрения многих систем, потому что потом их будет сложно интегрировать.

Выходом может стать единая платформа, на которой можно разрабатывать разноплановые решения, предъинтегрированные друг с другом. Например, для этого подходит Low-code BPM-платформа Comindware Business Application Platform. На её базе вы сможете сначала создать простые решения, а затем развивать, масштабировать и объединять их, что является базой для создания ЕИП.

Закажите демо, чтобы решить, насколько платформа Comindware Business Application Platform подойдёт для автоматизации работы вашей компании.

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (No Ratings Yet)
Loading...

Опубликовано:  в разделе Мир процессов

Для обеспечения лучшего опыта работы с нашим сайтом мы используем cookie-файлы - нажмите кнопку «ОК», чтобы согласиться с нашей Политикой конфиденциальности. Вы можете изменить настройки конфиденциальности здесь.

Настройки cookies

Что такое cookie-файлы?

Cookie – это небольшой текстовый файл на вашем устройстве, который запускает функции и возможности веб-сайта.

Cookie-файл представляет собой небольшой текстовый файл, который веб-сайт запрашивает у вашего веб-браузера и сохраняет на вашем устройстве, чтобы запомнить какой язык вы предпочитаете и другую подобную информацию о вас, а также запускает функции и возможности веб-сайта.

В Comindware мы стараемся быть ясны и откровенны касательно того, какие данные о вас мы собираем и как их используем. И эта Политика предоставляет подробную информацию о том, какие cookie-файлы мы собираем и как мы используем данные о вас. Эта политика использования cookie-файлы применяется к веб-сайту Comindware, посвящённому платформе для создания BPM-систем и других IT-решений.

Всегда включённые

Обеспечивают ваш персонализированный опыт и должную работу веб-сайта.

Всегда включённые cookie-файлы помогают нам обеспечивать персонализированный опыт использования веб-сайта для вас и не могут быть отключены в нашей системе. Вы можете настроить веб-браузер для блокировки или предупреждения об этих файлах cookie, но в последующем некоторые части веб-сайта могут не работать.

Comindware

Скорость работы сайта

Используются для постоянной оптимизации и улучшения веб-сайта.

Cookie-файлы производительности помогают нам постоянно оптимизировать и улучшать веб-сайт. Эти файлы cookie позволяют нам считать переходы на веб-сайт, отслеживать источники трафика, определять какие страницы пользуются наибольшей популярностью и приносят пользу посетителям, узнавать как пользователи перемещаются по веб-сайту. Все данные собираются в эти cookie-файлы в обобщённой форме и потому анонимны.

Google Analytics

Yandex.Metrica

Дополнительные функции

Позволяют расширять функциональность, например добавить видео и чат.

Функциональные cookie-файлы позволяют расширять функциональность, например добавить видео и чат для онлайн-консультаций. Если вы не разрешаете эти файлы cookie, некоторые или все эти функции могут работать некорректно.

Wistia

JivoChat

AddThis