Collaborative Minds Blog Plan.
Manage.
Collaborate.

Как перевести работу АХО на современные рельсы?

Административно-хозяйственный отдел (АХО) или офис-менеджер, выполняющий сходные функции, есть почти в каждой компании. Задача АХО в широком смысле – создание для каждого сотрудника комфортного рабочего места, обеспечение его всем необходимым для работы. В том числе:

  • Покупка офисной мебели, канцтоваров.
  • Приобретение, обслуживание и ремонт оборудования.
  • Предоставление коммуникаций, в том числе быстрого и стабильного интернета.

Также АХО занимается ремонтом и обслуживанием зданий, учётом и обеспечением сохранности всей материальной базы предприятия.

Типичная проблема АХО

За исключением каких-то плановых мероприятий (например, инвентаризация, техосмотр оборудования), основная деятельность этого отдела проходит в режиме “запрос – ответ”.

То есть, сотрудник отправляет заявку, что у него перестал работать принтер или закончилась вода в кулере. В ответ на это АХО обязан принять нужные меры.

Чем крупнее компания, тем больше усложняется работа АХО, поскольку возрастающее число заявок вызывает задержки в их обработке. Это связано с тем, что:

  • Поступающие заявки встают в очередь. Попутно возникает задача расставлять приоритеты, а это не всегда просто. Например, на крупном производственном предприятии, прежде чем определить наиболее важные задачи, придётся провести оперативный анализ возможных последствий и рисков.
  • Возникает необходимость связываться с заявителем, чтобы уточнить детали: выяснить, что именно ему требуется и насколько срочно.
  • Далее АХО либо передаёт информацию в отдел закупок, либо самостоятельно связывается с поставщиками.
  • Когда заявка выполнена, у заявителя часто возникают вопросы или претензии, с которыми тоже нужно работать.

Если заявки принимаются по телефону или через мессенджеры, диспетчеру часто приходится общаться чуть не в круглосуточном режиме. При этом значительная часть его работы – приём заявок, их фиксация, постановка в очередь и перенаправление полученной информации другим сотрудникам. Всё это рутинная деятельность, которую можно и нужно автоматизировать.

автоматизация АХО

Как привести АХО к автоматизации?

На практике попытки автоматизации обработки хозяйственных заявок нередко наталкиваются на сопротивление. С АХО часто происходит то, что может случиться с любым подразделением компании: он превращается в “закрытую структуру”, почти не включённую в общие бизнес-процессы предприятия. Руководство сосредотачивается на узких внутренних целях, например: строгий учёт материальных ценностей и экономия ресурсов.

В итоге АХО превращается в некий “рудимент”, принципы работы которого отличаются от принятых в других подразделениях, а эффективность его работы закономерно снижается.

Чтобы такого не происходило, начать стоит с выработки и донесения до сотрудников новой философии: административно-хозяйственный отдел точно так же, как и любой другой, генерирует ценность для клиента. Только клиентом в данном случае будет не внешний заказчик, а внутренний – то есть, собственные сотрудники. И основная задача АХО в том, чтобы делать сотрудников довольными, быстро обрабатывая каждую заявку. Польза для компании здесь в том, что у работников повышается мотивация, трудоспособность, лояльность. А значит, пусть и косвенно, хорошая работа АХО способна повысить позиции компании на рынке.

Поэтому главная задача оптимизации АХО – донести до сотрудников этого отдела мысль о необходимости автоматизации и пересмотра принципов работы, убедить в том, что изменения проводятся в их интересах. Если с этим удалось справиться, то основная часть трудностей позади.

Автоматизация работы АХО с помощью BPM-системы

Использование BPM-системы в значительной мере решает проблему, так как появляется возможность автоматического приёма, учёта, контроля и закрытия заявок. Каждая из них фиксируется и принимается системой к исполнению, исключается путаница и потери информации.

Для каждой заявки можно установить лимит времени, в течение которого она должна быть обработана. Система показывает, по каким заявкам лимит истекает, и это помогает сотрудникам АХО укладываться в срок.

Для типичных заявок, к примеру на покупку канцтоваров или ремонт оргтехники, есть возможность создать типовые бизнес-процессы, в которых участвуют заранее определённые сотрудники и контрагенты: сотрудник АХО, поставщик, бухгалтерия, специалист по ремонту.

Такая автоматизация помогает значительно разгрузить работника АХО, поскольку большая часть процессов теперь будет протекать с его минимальным участием. От него потребуется лишь согласование, но не понадобится вспоминать, по каким “рельсам” он должен направить вновь поступившую заявку и с кем связаться по данному вопросу.

Автоматизация АХО позволяет лучше контролировать обработку заявок, так как система собирает данные о том, сколько времени в среднем занимает обработка каждого типа заявок, какая скорость работы у разных сотрудников АХО, по каким заявкам больше всего задержек и с чем они связаны. Также появляется возможность более глубоко анализировать, на какие нужды расходуются средства предприятия.

Low-code BPM-платформа Comindware Business Application Platform помогает быстро создать решение для автоматизации работы АХО даже для крупных компаний. Например, автоматизация АХО крупной нефтедобывающей компании была выполнена за 4 месяца всего одним бизнес-аналитиком, притом что у компании более 10 000 помещений и 5 000 пользователей.

Закажите демо, чтобы решить, насколько платформа Comindware Business Application Platform подойдёт для автоматизации работы вашей компании.

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (No Ratings Yet)
Loading...

Опубликовано:  в разделе Решения

Для обеспечения лучшего опыта работы с нашим сайтом мы используем cookie-файлы - нажмите кнопку «ОК», чтобы согласиться с нашей Политикой конфиденциальности. Вы можете изменить настройки конфиденциальности здесь.

Настройки cookies

Что такое cookie-файлы?

Cookie – это небольшой текстовый файл на вашем устройстве, который запускает функции и возможности веб-сайта.

Cookie-файл представляет собой небольшой текстовый файл, который веб-сайт запрашивает у вашего веб-браузера и сохраняет на вашем устройстве, чтобы запомнить какой язык вы предпочитаете и другую подобную информацию о вас, а также запускает функции и возможности веб-сайта.

В Comindware мы стараемся быть ясны и откровенны касательно того, какие данные о вас мы собираем и как их используем. И эта Политика предоставляет подробную информацию о том, какие cookie-файлы мы собираем и как мы используем данные о вас. Эта политика использования cookie-файлы применяется к веб-сайту Comindware, посвящённому платформе для создания BPM-систем и других IT-решений.

Всегда включённые

Обеспечивают ваш персонализированный опыт и должную работу веб-сайта.

Всегда включённые cookie-файлы помогают нам обеспечивать персонализированный опыт использования веб-сайта для вас и не могут быть отключены в нашей системе. Вы можете настроить веб-браузер для блокировки или предупреждения об этих файлах cookie, но в последующем некоторые части веб-сайта могут не работать.

Comindware

Скорость работы сайта

Используются для постоянной оптимизации и улучшения веб-сайта.

Cookie-файлы производительности помогают нам постоянно оптимизировать и улучшать веб-сайт. Эти файлы cookie позволяют нам считать переходы на веб-сайт, отслеживать источники трафика, определять какие страницы пользуются наибольшей популярностью и приносят пользу посетителям, узнавать как пользователи перемещаются по веб-сайту. Все данные собираются в эти cookie-файлы в обобщённой форме и потому анонимны.

Google Analytics

Yandex.Metrica

Дополнительные функции

Позволяют расширять функциональность, например добавить видео и чат.

Функциональные cookie-файлы позволяют расширять функциональность, например добавить видео и чат для онлайн-консультаций. Если вы не разрешаете эти файлы cookie, некоторые или все эти функции могут работать некорректно.

Wistia

JivoChat

AddThis