Блог Comindware
  1. Comindware
  2. Библиотека Comindware
  3. Закупки
  4. Автоматизируем закупки и сокращаем расходы

Автоматизируем закупки и сокращаем расходы

Автоматизация закупок — одна из наиболее распространенных задач, решаемая средствами ИТ в ходе цифровой трансформации. Предмет такой автоматизации — отдельные этапы и элементы бизнес-процессов, которые протекают в цифровой среде, созданной информационными системами.

Конечная цель внедрения таких систем лежит в экономической плоскости и заключается в сокращении расходов за счет оптимизации бюджета. Однако помимо экономического эффекта можно получить и другие преимущества:

  • исключить риски, связанные с нецелевыми тратами;
  • минимизировать простои из-за отсутствия необходимых товаров, сырья, комплектующих;
  • регулярно получать выгодные предложения за счет продуманного взаимодействия с поставщиками;
  • снизить административные расходы и издержки;
  • избежать штрафов за нарушение положений ФЗ № 44-ФЗ и ФЗ № 223-ФЗ.

Сложности и проблемы

Закупки — кросс-функциональный процесс, который проходит через несколько этапов и подразделений компании. Чем крупнее предприятие, тем сложнее цепочки поставок и структура расходов. Также компании вынуждены непрерывно взаимодействовать с внешними и независимыми участниками процесса — поставщиками и контролирующими организациями. Все это ведет к бюрократизации процедур, а с ней растут и административные издержки.

Поэтому компании стараются упростить процедуры и одновременно усилить контроль за их выполнением. Добиться этого помогает процессный подход к управлению и информационные системы, которые воспроизводят регламенты в цифровом виде. (Узнать больше о методологии BPM)

Примеры типовых задач в закупках

Эффективная система закупок зависит от слаженного взаимодействия всех участников процесса, а также должна быть прозрачной и контролируемой на всех этапах.

Этап Участники
Выявление потребностей Отдельные сотрудники, производство, склад, отдел закупок.
Согласование плана Финансовый отдел, генеральный директор, совет директоров, логистика, отдел закупок.
Бюджетирование Генеральный директор, бухгалтерия, финансовый отдел.
Регистрация и проверка поставщиков Контрагенты, бухгалтерия, электронные площадки, контролирующие организации, реестры, отдел закупок.
Проведение конкурсного отбора Электронные площадки, ЕИС, закупочная комиссия, контрагенты.
Согласование или продление договора Юридический отдел, бухгалтерия, генеральный директор.
Заключение контракта Контагент, генеральный директор, бухгалтерия, юридический отдел.
Контроль исполнений обязательств по договору Контагент, отдел закупок, финансовый отдел, бухгалтерия, логистика, склад, производство, отдельные сотрудники.
процесс проведение конкурса по закупкам

Вокруг этих этапов компании выстраивают регламенты, по которым взаимодействуют подразделения. Однако если компания попадает под действие ФЗ № 44-ФЗ и ФЗ № 223-ФЗ, она также обязана выполнить ряд дополнительных требований:

  • дать разъяснения участникам закупок;
  • объявить об отмене закупки в ЕИС (должно быть сделано в определенные сроки);
  • создать комиссию для рассмотрения заявок и проведения торгов,
  • разработать и разместить в ЕИС документацию;
  • составить протокол о проведения конкурса и протокол по итогам его завершения;
  • заключить договор в течение 10 дней с момента окончания конкурса;
  • внести информацию в реестр договоров.

Приоритеты компаний при внедрении систем управления закупками сильно различаются и зависят от отрасли, но существуют и общие точки интересов:

  1. Работа с поставщиками — ведение реестров и рейтингов, сбор предложений, проведение электронных торгов, оповещение контрагентов.
  2. Планирование — налаживание поставок сырья и комплектующих для поддержания непрерывного производственного цикла, разработка закупочных планов с учетом темпов производства, приобретение товаров для розничной торговли в зависимости от потребительского спроса и т.д.
  3. Работа с заявка сотрудников — заказ офисного оборудования, комплектующих и инструментов.
  4. Мониторинг расходов — ведение отчетности, корректировка бюджета, построение диаграмм, контроль финансов.
Форма для процесса автоматизации закупки

Список не полный, однако показывает, какие типовые задачи решают такие системы, в том числе созданные на платформе Comindware. Они также помогают справиться с задачами по мониторингу расходов или по отправке документов в контролирующие организации — все зависит от деталей самих бизнес-процессов и административных регламентов.

Возможности и преимущества BPMS

Иногда организации хотят с помощью ИТ-систем целиком выстроить цепочку закупок — от выявления потребностей до оплаты договора. Добиться этого можно в рамках специализированных корпоративных решений:

  • ERP (Enterprise Resource Planning) — для крупных компаний;
  • коробочные SRM (Supplier Relationship Management) — для малого и среднего бизнеса.

Однако ERP прежде всего обрабатывают и хранят данные, поэтому в плане процессного взаимодействия требуют доработок или отдельных SRM-модулей , а это дорого. Коробочные решения выглядят недорогими в сравнении с корпоративными SRM-модулями, но накладывают свои ограничения на процессную логику и требуют поддержки программистов.

BPMS (Business Process Management System) на базе low-code платформы помогают найти баланс между ценой и эффективностью ИТ-решения для автоматизации закупок. У этих систем несколько преимуществ:

  • заточены под работу с бизнес-процессами;
  • воспроизводят бизнес-логику компании;
  • принцип работы понятен человеку без технического образования;
  • легко интегрируются в информационную среду;
  • масштабируются в зависимости от конкретных задач,
  • снижают роль программистов при внедрении, сопровождении и развитии.

В основе работы BPMS лежит диаграмма бизнес-процесса, которая визуализирует последовательность действий, необходимых для достижения результата. Диаграмма показывает, как реально работают люди в организации. Благодаря этому владелец системы понимает, какие рутинные операции он может автоматизировать.

BPMN схема автоматизации закупок

Примеры автоматизации рутинных операций в рамках сквозного бизнес-процесса средствами low-code BPMS-платформы:

  • Оповещение поставщиков о начале закупок;
  • Интеграция с реестрами для проверки заявок от поставщиков — ЕГРЮЛ, ЕГРИП, Реестром субъектов малого и среднего предпринимательства; Реестром недобросовестных поставщиков, Единым реестром членов СРО;
  • Запросы в другие информационные системы — ФНС России, ФМС России;
  • Автозаполнение и наследование данных при составлении договоров и отчетов;
  • Регистрация поставщиков и сбор прайс-листов;
  • Сопоставление предложений и поиск оптимальной цены на товары.

Компания сама определяет масштабы внедрения таких систем и решает, какой элемент или этап закупочных операций она хочет автоматизировать. Так, на базе BPMS-платформы может быть разработан сервис для приема заявок от поставщиков, который выступает лишь одним из компонентов системы сопровождения закупок

Однако контекст применения BPMS гораздо шире. С их помощью можно решить не только локальные задачи, но и управлять всем бизнесом. Сегодня такие системы становятся ключевым звеном цифровой трансформации, поскольку объединяют в единое целое работу CRM-, ERP-, СЭД и других корпоративных решений. Практика интеграции превратила современные low-code BPMS-платформы, такие как Comindware Business Application Platform, в полноценный инструмент для разработки всего спектра программных продуктов для управления организацией.

Узнать больше

Comindware Business Application Platform

Low-code платформа Comindware позволяет создать отдельное ИТ-решение для автоматизации закупок. Для этого компании необязательно нанимать программиста или привлекать ресурсы ИТ-подразделения, достаточно усилий бизнес-аналитика, который с помощью набора low-code инструментов воссоздаст модель бизнес-процесса, запустит его в работу, а затем будет самостоятельно поддерживать и развивать продукт с учетом обратной связи пользователей.

Преимущества low-code платформы:

  • интерфейс программы доступен в окне браузера и на мобильных устройствах;
  • настройка бизнес-процессов и форм клавиатурой и мышью;
  • примеры готовых сущностей и шаблонов бизнес-процессов — заявки, реестры поставщиков, договоры, статьи бюджета;
  • минимальное участие программистов при внедрении системы;
  • понятный принцип работы для бизнес-аналитиков и далеких от ИТ-людей;
  • успешно опробованы крупными компаниями (см. кейс).

На базе Comindware Business Application Platform можно разработать как отдельный сервис для сопровождения отдельных этапов закупок, так и создать полноценные СЭД, ERP-, CRM- и BPMS-системы для цифровой трансформации предприятия.

Закажите демонстрацию Comindware Business Application Platform, чтобы оценить ее возможности для оптимизации закупок.

Заказать демо


Опубликовано:  в разделе Закупки