Collaborative Minds Blog

Электронный документооборот в контексте оптимизации бизнес-процессов

Системы электронного документооборота начали применяться в России примерно с 1990-х годов. Перед первыми СЭД (система электронного документооборота) ставились в основном следующие задачи:

  • Уход от бумажного документооборота.
  • Автоматизация обработки документов (замена ручной обработки).

Как правило, в процессе электронного документооборота используется электронный документ – созданный на компьютере файл. Именно с ним ведётся основная работа: от создания или регистрации до согласования и исполнения.

Таким образом, суть электронного документооборота состоит в создании электронных документов (файлов), их пересылке между сотрудниками, изменении, подписании, отправке контрагенту и исполнении.

Автоматизация электронного документооборота

Что даёт компании СЭД?

Если СЭД используется грамотно, то компания получает ускорение документооборота до 75%. Это связано с тем, что:

  • Создание большинства документов происходит по готовому шаблону.
  • Для каждого типа документов заранее выстроены маршруты.
  • Имеются отчёты о том, на каком этапе сейчас находится каждый из них.
  • Ускоряется обмен документами между разными сотрудниками, отделами, территориальными подразделениями компании.

В итоге возрастает производительность труда сотрудников, исключаются случаи потери документов и задержки, которые наносят вред репутации предприятия. А также уменьшается стоимость обработки одного документа, экономятся средства на бумагу и оргтехнику.

Итак, мы видим, что выгоды от автоматизации процессов электронного документооборота действительно заметные. Но практика показала, что СЭД оправдывает ожидания, только если правильно её внедрить.

Как выстроить процессы электронного документооборота?

Для начала стоит выбрать конкретный тип СЭД:

  • Электронный архив (только хранение и поиск документов).
  • Системы с возможностью выстраивать маршруты документов.
  • Системы с возможность совместной работы.

А далее желательно иметь в виду следующее.

Комплексный подход

Часто компании «экономят» на том, чтобы внедрить СЭД сразу для всех видов документооборота. В итоге происходит частичная автоматизация процессов электронного документооборота: например, СЭД внедряется только в бухгалтерии, или только для производственного/технологического документооборота.

К чему это приводит? Нередко впоследствии оказывается, что многие процессы уже автоматизированы, однако фрагментарно, с применением разных СЭД и другого ПО. Когда встаёт вопрос, как все их привести в единую систему, может выясниться, что это вообще невозможно. Как результат – многим сотрудникам придётся отказываться от привычных схем работы и переходить на другие из-за вынужденной унификации.

Чтобы этого избежать, полезно с самого начала использовать единую платформу для выстраивания на базе неё всех бизнес-процессов, в том числе документооборота. Это поможет компании избежать больших проблем в будущем.

На базе платформы Comindware Business Application Platform бизнес-пользователи компании могут самостоятельно создать системы как для организации документооборота, так и для выстраивания сквозных бизнес-процессов (например, процесс от заявки до оказания услуги клиенту, который проходит через разные подразделения компании: отдел продаж, производство, доставка). Благодаря единственной платформе становится возможным вообще уйти от вопроса интеграции, который для многих предприятий оказывается очень болезненным.

Гибкость – большое преимущество

Нередко, внедряя конкретную СЭД, приходится сталкиваться с тем, что ей не хватает гибкости. А это значит, что бизнесу приходится подстраивать свои схемы работы под её возможности и модели. Такую ситуацию нельзя назвать оптимальной. Но именно так происходит, когда компания приобретает “коробочную” систему, внесение изменений в которую или вообще невозможно, или для этого надо обращаться к разработчикам и месяцами ждать.

Второй случай – компания самостоятельно (с помощью собственных IT-специалистов или на заказ) разрабатывает СЭД, которая полностью подходит под её текущие потребности. На первый взгляд, это идеальное решение. Однако на практике оно приводит к тому, что не происходит пересмотр логики документооборота, и по факту мы имеем всё то же самое бумажное делопроизводство, только без бумаги. К тому же, самостоятельно разработанная система редко учитывает неизбежное развитие компании в будущем, а потому она оказывается к нему не готова.

Вот почему оптимальный вариант – внедрить систему на базе платформы Low-code, которая содержит большой набор возможностей, но при этом бизнес-пользователи могут самостоятельно настраивать систему под текущие потребности предприятия. Начать её внедрение можно с единственного вида документооборота или всего с нескольких наиболее частых процессов, но затем при необходимости быстро расширить на все другие.

Постепенный уход от документов

Как уже говорилось, документ в СЭД представляет собой файл. Однако, оптимизируя системы работы с файлами, разработчики в какой-то момент пришли к интересному вопросу: насколько нужен файл (документ) как таковой?

По-разному ответив на данный вопрос, мы получаем два различных подхода:

  • Если в основе всего лежит документ, то бизнес-процессы оказываются привязаны к маршрутам документооборота. Это упрощает формальную сторону, однако делает бизнес-процессы более «неповоротливыми» и медленными.
  • Если же признать, что в основе всё же живой бизнес-процесс, а документ лишь «прилагается» к нему, тогда можно очень во многих случаях вообще отказаться от документов и работать с информацией не в виде файлов, а в других форматах.

В то время как одни компании всё ещё держатся за первый принцип, другие уже переходят на второй, ведь оказалось, что это позволяет дополнительно ускорить очень многие этапы бизнеса.

Переход от принципов электронного документооборота к бизнес-процессам и их логике выводит бизнес за рамки СЭД, потому что для маршрутизации бизнес-процессов обычно используются системы BPM (Business Process Management). Грамотно выстроив бизнес-процессы на предприятии и отказавшись от модели «документ – во главе угла», многие компании заметили, что количество документов сильно сократилось, а работа с информацией ускорилась.

В то же время, нет необходимости осуществлять такой уход резко. Используя решения на базе Comindware Business Application Platform, бизнес получает возможность использовать и СЭД, и BPM – а затем просто регулировать, по каким «рельсам» будут проходить те или иные процессы.

Вы можете заказать демо, чтобы оценить полезность платформы Comindware Business Application Platform для вашего бизнеса.

Заказать демо



Опубликовано:  в разделе СЭД