Collaborative Minds Blog Plan.
Manage.
Collaborate.

Электронный документооборот в контексте оптимизации бизнес-процессов

Системы электронного документооборота начали применяться в России примерно с 1990-х годов. Перед первыми СЭД (система электронного документооборота) ставились в основном следующие задачи:

  • Уход от бумажного документооборота.
  • Автоматизация обработки документов (замена ручной обработки).

Как правило, в процессе электронного документооборота используется электронный документ – созданный на компьютере файл. Именно с ним ведётся основная работа: от создания или регистрации до согласования и исполнения.

Таким образом, суть электронного документооборота состоит в создании электронных документов (файлов), их пересылке между сотрудниками, изменении, подписании, отправке контрагенту и исполнении.

Автоматизация электронного документооборота

Что даёт компании СЭД?

Если СЭД используется грамотно, то компания получает ускорение документооборота до 75%. Это связано с тем, что:

  • Создание большинства документов происходит по готовому шаблону.
  • Для каждого типа документов заранее выстроены маршруты.
  • Имеются отчёты о том, на каком этапе сейчас находится каждый из них.
  • Ускоряется обмен документами между разными сотрудниками, отделами, территориальными подразделениями компании.

В итоге возрастает производительность труда сотрудников, исключаются случаи потери документов и задержки, которые наносят вред репутации предприятия. А также уменьшается стоимость обработки одного документа, экономятся средства на бумагу и оргтехнику.

Итак, мы видим, что выгоды от автоматизации процессов электронного документооборота действительно заметные. Но практика показала, что СЭД оправдывает ожидания, только если правильно её внедрить.

Как выстроить процессы электронного документооборота?

Для начала стоит выбрать конкретный тип СЭД:

  • Электронный архив (только хранение и поиск документов).
  • Системы с возможностью выстраивать маршруты документов.
  • Системы с возможность совместной работы.

А далее желательно иметь в виду следующее.

Комплексный подход

Часто компании «экономят» на том, чтобы внедрить СЭД сразу для всех видов документооборота. В итоге происходит частичная автоматизация процессов электронного документооборота: например, СЭД внедряется только в бухгалтерии, или только для производственного/технологического документооборота.

К чему это приводит? Нередко впоследствии оказывается, что многие процессы уже автоматизированы, однако фрагментарно, с применением разных СЭД и другого ПО. Когда встаёт вопрос, как все их привести в единую систему, может выясниться, что это вообще невозможно. Как результат – многим сотрудникам придётся отказываться от привычных схем работы и переходить на другие из-за вынужденной унификации.

Чтобы этого избежать, полезно с самого начала использовать единую платформу для выстраивания на базе неё всех бизнес-процессов, в том числе документооборота. Это поможет компании избежать больших проблем в будущем.

На базе платформы Comindware Business Application Platform бизнес-пользователи компании могут самостоятельно создать системы как для организации документооборота, так и для выстраивания сквозных бизнес-процессов (например, процесс от заявки до оказания услуги клиенту, который проходит через разные подразделения компании: отдел продаж, производство, доставка). Благодаря единственной платформе становится возможным вообще уйти от вопроса интеграции, который для многих предприятий оказывается очень болезненным.

Гибкость – большое преимущество

Нередко, внедряя конкретную СЭД, приходится сталкиваться с тем, что ей не хватает гибкости. А это значит, что бизнесу приходится подстраивать свои схемы работы под её возможности и модели. Такую ситуацию нельзя назвать оптимальной. Но именно так происходит, когда компания приобретает “коробочную” систему, внесение изменений в которую или вообще невозможно, или для этого надо обращаться к разработчикам и месяцами ждать.

Второй случай – компания самостоятельно (с помощью собственных IT-специалистов или на заказ) разрабатывает СЭД, которая полностью подходит под её текущие потребности. На первый взгляд, это идеальное решение. Однако на практике оно приводит к тому, что не происходит пересмотр логики документооборота, и по факту мы имеем всё то же самое бумажное делопроизводство, только без бумаги. К тому же, самостоятельно разработанная система редко учитывает неизбежное развитие компании в будущем, а потому она оказывается к нему не готова.

Вот почему оптимальный вариант – внедрить систему на базе платформы Low-code, которая содержит большой набор возможностей, но при этом бизнес-пользователи могут самостоятельно настраивать систему под текущие потребности предприятия. Начать её внедрение можно с единственного вида документооборота или всего с нескольких наиболее частых процессов, но затем при необходимости быстро расширить на все другие.

Постепенный уход от документов

Как уже говорилось, документ в СЭД представляет собой файл. Однако, оптимизируя системы работы с файлами, разработчики в какой-то момент пришли к интересному вопросу: насколько нужен файл (документ) как таковой?

По-разному ответив на данный вопрос, мы получаем два различных подхода:

  • Если в основе всего лежит документ, то бизнес-процессы оказываются привязаны к маршрутам документооборота. Это упрощает формальную сторону, однако делает бизнес-процессы более «неповоротливыми» и медленными.
  • Если же признать, что в основе всё же живой бизнес-процесс, а документ лишь «прилагается» к нему, тогда можно очень во многих случаях вообще отказаться от документов и работать с информацией не в виде файлов, а в других форматах.

В то время как одни компании всё ещё держатся за первый принцип, другие уже переходят на второй, ведь оказалось, что это позволяет дополнительно ускорить очень многие этапы бизнеса.

Переход от принципов электронного документооборота к бизнес-процессам и их логике выводит бизнес за рамки СЭД, потому что для маршрутизации бизнес-процессов обычно используются системы BPM (Business Process Management). Грамотно выстроив бизнес-процессы на предприятии и отказавшись от модели «документ – во главе угла», многие компании заметили, что количество документов сильно сократилось, а работа с информацией ускорилась.

В то же время, нет необходимости осуществлять такой уход резко. Используя решения на базе Comindware Business Application Platform, бизнес получает возможность использовать и СЭД, и BPM – а затем просто регулировать, по каким «рельсам» будут проходить те или иные процессы.

Вы можете заказать демо, чтобы оценить полезность платформы Comindware Business Application Platform для вашего бизнеса.

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (No Ratings Yet)
Loading...

Опубликовано:  в разделе СЭД

Для обеспечения лучшего опыта работы с нашим сайтом мы используем cookie-файлы - нажмите кнопку «ОК», чтобы согласиться с нашей Политикой конфиденциальности. Вы можете изменить настройки конфиденциальности здесь.

Настройки cookies

Что такое cookie-файлы?

Cookie – это небольшой текстовый файл на вашем устройстве, который запускает функции и возможности веб-сайта.

Cookie-файл представляет собой небольшой текстовый файл, который веб-сайт запрашивает у вашего веб-браузера и сохраняет на вашем устройстве, чтобы запомнить какой язык вы предпочитаете и другую подобную информацию о вас, а также запускает функции и возможности веб-сайта.

В Comindware мы стараемся быть ясны и откровенны касательно того, какие данные о вас мы собираем и как их используем. И эта Политика предоставляет подробную информацию о том, какие cookie-файлы мы собираем и как мы используем данные о вас. Эта политика использования cookie-файлы применяется к веб-сайту Comindware, посвящённому платформе для создания BPM-систем и других IT-решений.

Всегда включённые

Обеспечивают ваш персонализированный опыт и должную работу веб-сайта.

Всегда включённые cookie-файлы помогают нам обеспечивать персонализированный опыт использования веб-сайта для вас и не могут быть отключены в нашей системе. Вы можете настроить веб-браузер для блокировки или предупреждения об этих файлах cookie, но в последующем некоторые части веб-сайта могут не работать.

Comindware

Скорость работы сайта

Используются для постоянной оптимизации и улучшения веб-сайта.

Cookie-файлы производительности помогают нам постоянно оптимизировать и улучшать веб-сайт. Эти файлы cookie позволяют нам считать переходы на веб-сайт, отслеживать источники трафика, определять какие страницы пользуются наибольшей популярностью и приносят пользу посетителям, узнавать как пользователи перемещаются по веб-сайту. Все данные собираются в эти cookie-файлы в обобщённой форме и потому анонимны.

Google Analytics

Yandex.Metrica

Дополнительные функции

Позволяют расширять функциональность, например добавить видео и чат.

Функциональные cookie-файлы позволяют расширять функциональность, например добавить видео и чат для онлайн-консультаций. Если вы не разрешаете эти файлы cookie, некоторые или все эти функции могут работать некорректно.

Wistia

JivoChat

AddThis