6 Dinge, die es bei der Online-Kollaboration zu beachten gilt

Geschäftliche Online-Kollaboration hat viel mit der privaten Online-Zusammenarbeit gemeinsam, zum Beispiel Kommentare wie bei Facebook oder geteilte Dateien wie bei DropBox oder Google Docs. Dabei ist es unerheblich, ob Sie online oder offline sind. Die Unterscheidungsmerkmale von geschäftlicher Kollaboration sind vielmehr die Ausrichtung auf Zielerreichung und die Verwendung von effizienz- und produktivitätsbasierenden Techniken, die dorthin führen.

Kollaborations- und Teamfähigkeit sind von großem Vorteil. Doch wenn Ersteres nicht gegeben ist, leidet auch die Teamarbeit, denn kollaboratives Work Management ist auf dem Vormarsch.

Dabei ist es gar nicht schwer, diese Kompetenzen zu entwickeln. Eigentlich arbeiten wir ohnehin regelmäßig online zusammen, z.B. über soziale Netzwerke, Freigabecenter, Dateiserver und private Webseiten. Die gleichen Funktionen enthält auch kollaborative Work Management Software. Der Unterschied liegt darin, dass alles an einem Ort auf Unternehmensservern oder in der Cloud aufbewahrt wird und Sie die Daten nicht erst von einem System in ein anderes transferieren müssen. Sie finden alles in Ihrer Arbeitsumgebung: Diskussions-Threads, geteilte Arbeitsdaten, Entscheidungsgrundlagen, Übersichten, Zieldefinitionen, Vorhersagen.

Folgende Prinzipien, die es in ähnlicher Form auch bei unserer privaten Online-Zusammenarbeit gibt, gestalten die geschäftliche Online-Kollaboration effizienter:

1. Formulieren Sie die Beschreibung der Workflow-Aufgaben klar und deutlich



Bei der Erstellung neuer Workflow-Aufgaben gibt es immer die Option, eine Beschreibung bzw. Erklärung einzufügen. So als würden Sie im sozialen Netzwerk oder Forum ein neues Thema anlegen. Allerdings wollen Sie hier keine Unterhaltung starten, sondern Ihre Arbeit erledigen.




Darum nutzen Sie diese Option, denn nur so kann die Online-Kollaboration effizient ablaufen. Hier legen Sie das Fundament für den Kontext zukünftiger Aufgaben, die zu dieser Workflow-Aufgabe generiert werden.




Definieren Sie genau, was zu tun ist und welches Ergebnis erzielt werden soll. Geben Sie alle Details an, aber schreiben Sie kurz und prägnant, damit die verantwortliche Person vor Arbeitsbeginn keinen Roman lesen muss.



2. Halten Sie Diskussionen informativ und überschaubar



In sozialen Netzwerken und Foren gibt es oft lange Diskussions-Threads mit mehr oder weniger interessantem Lesestoff. Im Büro haben Sie dafür keine Zeit. Geschäftliche Unterhaltungen dienen der Zielerreichung, Entscheidungsfindung und Sammlung benötigter Informationen. Wenn es größeren Gesprächsbedarf gibt, ist es besser eine kurze Besprechung anzuberaumen. Anschließend fügen Sie einen Kommentar hinzu, Wie im Meeting beschlossen…,und beschreiben die Entscheidung kurz.



3. Benachrichtigungs-Spam ist unerwünscht



Bedenken Sie, dass alle Aktionen in Online-Kollaborationssystemen eine Benachrichtigung der Teammitglieder auslösen, zum Beispiel wenn Sie einen Status ändern oder Kommentare hinzufügen. Genau wie in sozialen Netzwerken. Seien Sie also wie ein Schachspieler: erst nachdenken, dann setzen – bzw. bei der Work Management Software auf speichern/veröffentlichen klicken. Andernfalls lässt nicht nur die Verwaltung der Beobachter zu wünschen übrig, sondern es wird auch der Zweck des Online-Kollaborationssystems entfremdet.



4. Verwalten Sie die Beobachter



Jede kollaborative Workflow-Aufgabe hat automatisch ausgewählte oder manuell hinzugefügte Beobachter. So ähnlich funktioniert im privaten Bereich das Folgen von Themen oder Personen auf LinkedIn oder Twitter. Das ist eine gute Alternative zum Feld ‘CC’ bei Emails, um relevante Mitarbeiter in geschäftliche Korrespondenz einzubinden (Email-Kopien sorgen häufig eher für Verwirrung als der Kollaboration dienlich zu sein). Prüfen Sie daher vor dem Speichern einer neuen Workflow-Aufgabe, ob alle relevanten Personen Benachrichtigungen erhalten werden und entfernen Sie die anderen aus der Liste der Beobachter.



5. Gemeinsam genutzte Dateien und Versionierung



Wenn wir Dateien teilen, werden sie oft als Anlage hin- und hergeschickt. Dann ist nicht immer klar, bei wem sich die neueste Version gerade befindet oder wo die dazugehörige Email gerade herumschwirrt. Die Beantwortung dieser Fragen erfordert Zeit. Zeitaufwand, der keinen Gegenwert bringt. Darum speichern kollaborative Work Management Systeme alle Dateien und deren verschiedenen Versionen zusammen mit allen anderen Informationen bei den jeweiligen Workflow-Aufgaben. Die Aufbewahrung in der Cloud oder auf unternehmenseigenen Servern hält sie stets für alle verfügbar, auch während der Abwesenheit von Teammitgliedern.



6. Synchronisierung mit MS Outlook

An dieser Stelle nur wenige Worte zu Comindware Tracker und Microsoft Outlook. Zusätzlich zu den oben beschriebenen 5 Funktionen für die Kollaboration erledigt Comindware Tracker automatisch die Synchronisierung Ihrer Aufgaben mit Ihrem Outlook, samt aller Dateien und Beschreibungen. So kommen alle Daten aus dem kollaborativen System in Ihre Outlook-Aufgabenliste und sind dort sofort verfügbar. Sie können Prioritäten vergeben und die Aufgaben nacheinander abarbeiten, zum Beispiel mit der GTD-Methode (Getting Things Done). Damit lässt sich ein Gleichgewicht zwischen der Teamarbeit und dem persönlichen Aufwand herstellen. Die kostenlose 30-tägige Comindware Tracker-Testversion können Sie hier anfordern!

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