Blog für kollaborative Denker Plan.
Manage.
Collaborate.
Projekte zu leiten kann schwierig sein. Ihr Job als Manager ist es, sicherzustellen, dass alle Teile zusammenarbeiten auf dem Weg zum Ziel und, falls notwendig, unnötige Prozesse beenden, die lediglich Ressourcen verschwenden. Verteilung ist eine Notwendigkeit und um ein effektiver Manager zu sein, müssen Sie das Projekt aus dem Inneren heraus verstehen, sowie aus verschiedenen Perspektiven, wie etwa der von Ihren Team-Mitgliedern, denn so gewinnen Sie deren Respekt und Loyalität.

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Die Implementierung von BPMS gilt als die wichtigste Maßnahme, um in Unternehmen die Bildung von Datensilos zu verhindern. Laut einer Gartner-Studie (Critical Roles for Successful BPM Projects and Programs, Gartner, 2012) können 74% der Unternehmen durch Prozessautomatisierung ihre Kosten senken und die Produktivität erhöhen.

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Es gibt viele Gründe, warum sich Unternehmen für Cloud-basierte Tools entscheiden. Mehr Produktivität, geringere Kosten, Team Collaboration in Echtzeit, Ausfallsicherheit, leichte Bedienung und ständige Verfügbarkeit zählen zu den häufigsten. Kein Wunder also, dass sich auch das Projektmanagement in der Cloud immer größerer Beliebtheit erfreut.

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Die Einführung neuer Tools und das Rollout neuer Software zur Effizienzsteigerung bei Geschäfts- und IT-Prozessen birgt in finanzieller und organisatorischer Hinsicht Risiken: Wenn die Verantwortlichen nicht mit der angebrachten Sorgfalt und dem Auge fürs Detail vorgehen, wird häufig genau das Gegenteil von dem erreicht, was die Geschäftsleitung erwartet.

Ein gutes Fallbeispiel ist das kürzlich publik gewordene IT-Implementierungsproblem bei dem philippinischen Fast Food-Riesen Jollibee. Der stärkste Konkurrent von McDonald’s ist in den USA und anderen Ländern sehr erfolgreich, doch 72 Fillialien in Metro Manila mussten den Betrieb unterbrechen. Das misslungene IT-Upgrade soll eine halbe Milliarde Peso (über 29 Millionen Euro) gekostet haben und ist verantwortlich für 6% Umsatzeinbußen an 7 Tagen im August. Bezogen auf Jollibees Umsatzzahlen für 2013 entspricht das einer Summe von ca. 5,5 Mio Euro.

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Projektmanagement hat es in sich – neben Planung, Ausführung und Abschluss liegt eine der Herausforderungen darin, einzelne Aufgaben für Teams und Mitarbeiter zu einem stimmigen Ganzen zusammenzufügen. Darüber hinaus müssen Leistung und Ergebnis auch bei hohem Arbeitsdruck und Stress die Erwartungen erfüllen. Doch wenn Sie die folgenden Grundsätze beachten, werden Sie Ihre Projekte erfolgreich leiten:

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Es gibt drei Lerntypen: visuell, auditiv und kinästhetisch. Doch laut einem Artikel von Forbes „wird der visuellen Aufnahme neuer Impulse die mit Abstand größte Bedeutung zugeordnet“. Das leuchtet ein, denn Infografiken sind beispielsweise viel einfacher aufzunehmen als ein längerer Text.  Darum gibt es auch bei Projektmanagement Software visuelle Tools wie zum Beispiel Projektmanagement Gantt-Diagramme.

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Der Markt bietet ein unüberschaubares Angebot von Projektmanagement Software für jedes Anforderungsprofil, von einfachen Tools bis zu Systemen mit umfangreicher Funktionalität. Allerdings wird die Wahl damit häufig zur Qual und entsprechend langwierig. Letztendlich fällt die Entscheidung dann häufig für eine Software, die sich in der eigenen Umgebung doch nicht bewähren kann.


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Als es in den Unternehmen noch keine Social Media Tools für soziales Task Management und Zusammenarbeit gab, mussten Teamleiter regelmäßige Teambesprechungen einberufen, um Aufgaben zuzuweisen bzw. den Aufgabenfortschritt abzufragen. Außerdem wurde hier die Ausführung besprochen und ein Brainstorming sollte effektives Task Management gewährleisten. Der Aufgabenfortschritt wurde per Datei oder Tabellenkalkulation über das unternehmensintern geteilte Laufwerk oder per Email aktualisiert.

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Je komplexer der Prozess, desto geringer die Chance auf optimale Ergebnisse. Denn: Die Effizienz des Einzelnen verhält sich umgekehrt proportional zur Prozesskomplexität. Der Grund für die ansteigende Komplexität ist offensichtlich. Die Geschäftswelt ist von stetem Wandel geprägt und die Vielschichtigkeit operativer Aufgaben wie Helpdesk-Verwaltung, Rechnungsstellung und Kundenbindung wächst kontinuierlich. So werden die Definition der nächsten Schritte und effiziente Gestaltung oder Modellierung von Prozessvorlagen zu einer echten Herausforderung. Traditionelle Business Process Management Software ist starr und restriktiv, darum ist ihre Verwendung für dynamische Prozessregeln riskant.


In diesem Zusammenhang möchte ich einige kritische Geschäftsprozesse hervorheben:

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Cloud-basierte Collaboration Software erfreut sich bei der Projekt Zusammenarbeit steigender Beliebtheit. Ob Instant Messaging, Datei- und Dokumentenverwaltung, Videokonferenzen und Remote-Zugriff, kollaboratives Mindmapping oder das Teilen von Wissen… es gibt unzählige Cloud-basierte Collaboration Tools, die darauf warten ausprobiert zu werden. Die Beliebtheit von Cloud Collaboration Software kommt nicht von ungefähr, denn viele Unternehmen tun sich schwer mit der Vorhaltung einer entsprechenden In-Haus-Serverumgebung (z.B. Infrastruktur, fachliche Kompetenz, Wartung und Unterhaltung der Server).

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