So verlaufen Prozessänderungen reibungsloser

Manche Leute haben einfach Freude daran, sich immer wieder zu beschweren. Schon eine andere Kaffeesorte für den Pausenraum kann sie verärgern. Und falls Sie gar erwägen, den Anbieter für freiwillige Sozialleistungen des Unternehmens zu wechseln, weil ein anderer bessere Konditionen bietet, wird sich sofort eine Gruppe mit Verfechtern der bisherigen Vereinbarung finden.

Eine solche Einstellung macht die Einführung von Veränderungen zu einer frustrierenden Angelegenheit, egal ob es sich um neue Einrichtungsgegenstände oder ein neues Sicherheitssystem handelt. Doch im geschäftlichen Kontext bedeutet eine ablehnende Haltung mehr als nur Frust: Sie kann Projekte verzögern, das Betriebsklima stören und die operativen Kosten erhöhen.

Leider gibt es immer und überall Menschen, die in ihren ständigen Beschwerden die Erfüllung finden. Wenn Sie diesen Umstand in Ihren Überlegungen berücksichtigen, können Sie mit dem richtigen Ansatz das negative Potential bei der Änderungsverwaltung jedoch minimieren.

Nicht jeder, der viele Fragen aufwirft, ist grundsätzlich gegen Veränderungen. Viele verstehen durchaus, dass neue Methoden unerlässlich sind. Das Hinterfragen sämtlicher Details ist eben ihre Vorgehensweise, um sich mit der neuen Situation zu arrangieren ohne sich hilflos ausgeliefert zu fühlen. Diese Mitarbeiter müssen Sie frühzeitig in die Workflow-Gestaltung mit einbinden.

Ich bin so jemand. Wenn ich von geplanten Änderungen erfahre, schalte ich in den „Verhörmodus“ und starte mein eigenes Change Management. „Wann soll es passieren? Welchen Plan gibt es für den Übergang? Haben Sie dies bedacht? Und das? Und jenes? Und dann sehe ich hier noch einen Stolperstein, den wir aus dem Weg räumen müssen.” Genau die gleichen Fragen stehen aber in anderer Form hinter den Aussagen notorischer Beschwerdeführer über die schwierige Implementierung und Verwaltung. Oder sie verstecken sich in der Abwehrreaktion: „Warum müssen wir überhaupt etwas ändern – es funktioniert doch alles!“

Ich habe viele Jahre als Urkundsbeamtin gearbeitet. Anfangs wurden die meisten meiner Aufgaben noch mit der Schreibmaschine erledigt. Als mein Vorgesetzter eines Tages die Einführung eines Computersystems ankündigte, gab es große Aufregung. Ich war völlig verwirrt: Meine Kollegen beschwerten sich darüber, etwas Neues lernen zu müssen und unkten, dass alles reine Geldverschwendung sei. Doch ihr stärkstes Gegenargument warnte davor, dass anschließend die Hälfte aller Angestellten ihren Job verlieren würde, weil man sie nicht mehr bräuchte.

“Eine ablehnende Haltung gegenüber Änderungen sorgt für mehr als nur Frust. Sie kann Projekte verzögern, das Betriebsklima stören und die operativen Kosten erhöhen.”

Erst als ich ein paar Jahre später selbst eine Führungsposition übernahm, begann ich den Ursprung eines solchen Denkens zu verstehen: Es geht hier vor allem um Ängste.

Wenn Sie für das Änderungsmanagement verantwortlich sind, müssen Sie bereits mit Ihren eigenen Gefühlen achtsam umgehen. Möglicherweise sind Sie wegen der Koordinierung einer umfangreichen  Workflow-Software oder bevorstehenden Neuerungen bei der Abwicklung von Gehaltszahlungen unruhig. Vielleicht gehen Sie aufgrund Ihrer Nervosität offenen Diskussionen aus dem Wege. Außerdem führen Umbruchsituationen oft zu erhöhter Empfindsamkeit und Überreaktionen, auch bei gerechtfertigten Einwänden.

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Taktiken für die Einführung von Prozessänderungen

• Warnen Sie vor: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig über geplante Änderungen und betonen Sie, dass es erst in einigen Monaten soweit sein wird. Damit geben Sie ihnen ausreichend Zeit, um sich darauf einzustellen.
• Lassen Sie die Leute reden: Die Mitglieder Ihres Teams sollten Meinungen und Gefühle offen aussprechen können. Negativität darf zwar nicht überhand nehmen, doch der Austausch über ihre Besorgnisse trägt zur Minderung von Ängsten bei.
• Erstellen Sie Workflows für die Übergangsphase: Wenn Sie den Aufbau des Workflows dynamisch gestalten, ergeben sich kleine und leicht anzunehmende Teilstücke. Beim Erreichen der Implementierungsphase ist dann aus dem ursprünglich so beängstigenden Gefühl längst das tägliche Geschäft geworden. In Situationen wie diesen ist der Einsatz einer Softwarelösung besonders vorteilhaft für die Unternehmen. Beispielsweise erlaubt die Comindware Tracker-Software jederzeit und ohne Unterbrechung laufender Prozesse beliebige ‘on the fly’-Änderungen an den Workflows. Zudem fällt ein Stressfaktor weg, weil Aufgaben nicht ständig wiederholt werden müssen.
• Beteiligen Sie alle an der Veränderung: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter möglichst weit ins Änderungsmanagement ein. Verhindern Sie Widerstand beim Rollout eines Softwaresystems, indem Sie einige der Bedenkenträger in die Testphase miteinbinden. Wahrscheinlich verfügen diese sogar über einen guten Durchblick und helfen so dabei, den Übergang reibungsloser zu vollziehen.

Selbst positive Änderungen können Ängste hervorrufen. Als ich vor einiger Zeit eine beachtliche Gehaltserhöhung bekam, fing ich an mir Sorgen zu machen. Ich erwartete einen Anstieg meiner Steuerlast und den Wegfall von zuvor gewährten Freibeträgen. Zwar vertraute ich meine Befürchtungen nicht meinem Vorgesetzten an, doch Freunde und Familie weihte ich ein. Es dauerte eine Weile bis ich schließlich erkannte, dass ich mich über etwas beschwerte, auf das ich ganz bewusst hingearbeitet hatte. Und: Ich ließ die Angst gewähren.

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