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Software für die Arbeitsorganisation: Workflow oder einfache Aufgabenverwaltung?

Wenn hier kurz gesagt von ‘Work-Management Software’ die Rede ist, sagt das im Grunde noch nicht viel aus: Viele Lösungen nennen sich ‘Software zur Arbeitsverwaltung’ oder ‘Software zur Aufgabenverwaltung’, obwohl ein Vergleich der Funktionalität deutliche Unterschiede zu Tage fördert. Die entscheidende Funktionalität für die Anwendbarkeit von Technologien der Prozessverwaltung ist die Unterstützung von Workflows.

Aufgabenverwaltung

Workflow oder Aufgabenverwaltung mit separierten Aufgaben?

“Viele Lösungen behaupten, eine Lösung zur Prozessverwaltung zu sein, ohne dass sie es wirklich sind.”

Viele Lösungen behaupten, eine Lösung zur Prozessverwaltung zu sein, ohne dass sie es wirklich sind. Sie bieten ‘Prozessmanagement’ oft nur an als simple Aufgabenverwaltung einzelner Aufgaben. Aufgaben sind also nicht zu einem Prozess verbunden bzw. bilden keine Folge von aufeinander aufbauenden Aufgaben, wie es eigentlich sein müsste. Wenn es aber keine Verbindung zwischen Aufgaben gibt, dann haben Sie eine  ToDo-Liste anstelle eines Prozesses: Es werden keine Aufgaben automatisch erstellt oder zugewiesen. Das ist nicht effektiv: Auf diese Weise müssen Sie die Planausführung manuell steuern, der Plan ist so nicht wirklich ausführbar. Sie haben einen Plan und außerdem ein Bündel Aufgaben zur Prozessverfolgung manuell zu erledigen. Kurz gesagt: Ohne Workflow keine Prozessverwaltung. Ohne Automatik nur manuelle Aufgabenverwaltung.

Es ist aber verständlich, warum nicht jede Lösung zur Aufgabenverwaltung automatisierte Prozesse bietet: Ein verkompliziertes Prozessverwaltungswerkzeug wird behäbig. Denken Sie sich eine riesige Gesellschaft mit Tausenden von Benutzern und Prozessen, die alle zur gleichen Zeit angemeldet und aktiv sein sollen. Unter diesen Umständen sind Lösungen zur Echtzeit-Prozessverwaltung oft zu unhandlich.

Komplizierte oder einfache Prozesse?

Es passiert oft, dass ein Projekt Änderungen erfordert, die nachträglich in den Prozess eingebracht werden müssen. Wenn Sie es mit einer komplizierten Lösung zu tun haben, ist das eine Tortur. In diesem Fall kostet so eine Aufgabenverwaltung entweder Zeit oder Geld für die Bemühungen der IT-Abteilung oder Sie verlieren im schlimmsten Fall Arbeitsinhalte, die zusätzlich zum geplanten Prozess angefallen sind wie beispielsweise Aufgaben, Diskussionen oder Dateien. Die Änderungen sind aber notwendig, um besser zu werden und den Prozess effizienter zu machen.

Wenn Sie aber Prozesse nicht leicht verbessern können, dann verschwindet der eigentliche Sinn der Prozessausführung: Sie können nicht immer dieselben Prozesse verwenden. Das aktuelle Projekt verändert sich naturgemäß während der Durchführung und Sie müssen deshalb in der Lage sein den Plan automatisch zu aktualisieren, also den Zeitplan und die Prozesse an die reale Situation anzupassen.

Die Lösung:

Comindware Tracker ist eine speziell für die beschriebenen Probleme konstruierte Anwendung zur Prozessverwaltung. Comindware Tracker baut auf der ElasticData-Technologie auf, die Workflows extrem schlank macht und auf einfache Weise Änderungen ermöglicht. Damit haben Sie wirklich automatisierte Workflows und die Möglichkeit, diese jederzeit zu verändern und anzupassen.

Das alles ist schnell und einfach umzusetzen. Sie erledigen das selbst mit einem grafischen Workflow-Generator. Am wichtigsten ist aber, dass Sie die Arbeit Ihrer Abteilung dadurch nicht unterbrechen und Sie die Inhalte und den Kontext der Arbeiten bewahren.

“Sofort nach dem Einfügen neuer Schritte in den Workflow übernehmen alle existierenden Aufgaben den veränderten Prozess.”

Sofort nach dem Einfügen neuer Schritte in den Workflow übernehmen alle existierenden Aufgaben den veränderten Prozess. Mit anderen Worten: Alle bereits laufenden Teilaufgaben werden in der richtigen Weise aktualisiert und alle Anwender sehen die neuen Schritte und sind sofort in der Lage, ihre Elemente an diese Schritte zu übergeben. Sofort nach dem Klick auf ‘Speichern’ sind alle Änderungen aktiviert!

Das ist etwas, was exklusive nur Comindware Tracker für Geschäftsprozesse bietet. Nennen Sie es ‘Durchbruch’, wenn Sie wollen.

Schlussfolgerung:

Lösungen zur Prozessverwaltung machen einen riesigen Teil der Lösungen zur Arbeitsverwaltung bzw. zur Aufgabenverwaltung aus. Im engeren Sinne sind aber nur solche Lösungen brauchbar, die Funktionen zur Automatisierung von Workflows enthalten. Sie sollten Ihre Prozesse nicht als einfache Aufgaben verwalten, sondern als Workflows. Mit Comindware Tracker modifizieren und verbessern Sie Workflow-Prozesse einfach nebenher. Comindware Tracker spiegelt die Geschäftssituation in Echtzeit genau dann wider, wenn Sie die Information benötigen. Probieren Sie, es kostet nichts!

Comindware Tracker ist auch zu Ihren Echtzeitprozessen vollständig kompatibel. Und wir haben noch eine nützliche Funktionalität für Sie: Sie müssen sich in Comindware Tracker nicht einmal einloggen, um an Prozessaufgaben zu arbeiten. Arbeiten Sie einfach direkt innerhalb von Outlook, so, als würden Sie die native Aufgabenverwaltung von MS Outlook verwenden.

Veröffentlicht:  in Leadership, Projektwelt