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Alle Informationen zentral für jedes Teammitglied verfügbar – Process Management

Mit Comindware Tracker als Workflow Management Tool sind alle Informationen für das Process Management miteinander verbunden und können durch alle Abteilungen genutzt werden. Alle Daten sind für die gesamte Applikation verfügbar, einschließlich der Dateien, Berichte, Rechnungen, Anforderungen Objektlisten, Kundendaten und was immer sonst noch für Ihre persönliche oder die Arbeit des Teams notwendig ist.

Wenn es um das Automatisieren geht, nutzen verschiedene Abteilungen oft verschieden Systeme, die auf die spezifische Arbeit zugeschnitten sind. Es ergibt sich also, dass die Verkaufsabteilung mit SalesForce arbeitet, das Marketing mit Marketo, Buchalter eventuell mit Workday und die Personalabteilung mit HRtribe – immer, wenn jemand irgendein Standardprojekt umsetzen will, kann niemand die Daten der anderen sehen. Dann beginnen die Abteilung mit dem Austausch von Excel-Dateien und Emails, Verfahren, die der gute Idee der Verwendung automatisierter Systeme zuwiderlaufen. Dann taucht vermutlich die Frage nach der Integration bestehender Systeme – eine zeitaufwändige und kostspielige Lösung.

 

Das hier angeführte Beispiel ist einfach, ereignete sich erst vor wenigen Tagen und wir spielten darin eine vitale Rolle. Ein Großunternehmen entschied sich für Comindware Tracker, weil verschiedene Abteilungen weil verschiedene Abteilungen des Unternehmens verschiedene Systeme zur Dokumentenverwaltung und zur Prozessverfolgung einsetzten. Verschiedene Systeme können keine Daten austauschen, während Comindware Tracker im Gegensatz dazu Felder, Formulare und Daten innerhalb der gesamten Applikation verfügbar macht. Bisher musste eine Abteilung, die Daten einer anderen Abteilung benötigte, diese Daten in dem einem System in ein bestimmtes Format extrahieren, dann, wenn möglich konvertieren und dann in das andere System transferieren, wenn denn ein passendes Format überhaupt gefunden werden konnte. Wenn nicht, wurden die Daten von einem System in das andere manuell übertragen – und das im 21. Jahrhundert. Haben wir nichts anderes zu tun? Das ist ungefähr das, was die Geschäftsführung des Großunternehmens dachte und so kauften sie eine Vielzahl von Lizenzen für Comindware Tracker.

 

Sie hätten wahrscheinlich ihre verschiedenen Tracking- und Prozessverwaltungssysteme mit Hilfe unserer API-Integration verbinden können, aber das wäre für das Unternehmen sehr teuer gewesen. Eine andere mögliche Lösung ist eine einfache Datenübergabe an Comindware Tracker, was, besonders mit unserer Hilfe, viel Zeit spart. Die Daten in Comindware Tracker sind für verschiedene Bereiche der Applikation zugänglich, so dass alle Abteilungen alle Daten nutzen könnten. Fakt ist, dass es keine Begrenzung für die Zahl der Anwender gibt, die Comindware Tracker gleichzeitig benutzen.

 

Ein weiterer Vorteil im Vergleich zu anderen System ist, dass die Prozesse in Comindware Tracker sehr leicht modifiziert werden können, unabhängig davon, wie riesig ist das betreute Unternehmen ist. Das unterscheidet sich drastisch von den Prozessen beispielsweise in SharePoint, die ohne Codierung in schwierigen RDBMS-Systemen nicht möglich sind, wobei aktuelle Elemente beeinflusst werden, wenn der Prozess aktualisiert werden muss. Der grafische Workflow-Generator von Comindware Tracker ermöglicht, Prozesse ohne jede Codierung und ohne Beeinträchtigung der aktuell stattfindenden Arbeit zu modifizieren und zu verbessern: Die Veränderungen werden reibungslos in die laufende Prozesse integriert. Diese Innovation ist so komfortabel, dass sie zur Geburt von Comindware Workflow for SharePoint führte, einem grafischen Werkzeug zur Workflow-Verwaltung, das systemspezifisch in MS SharePoint integriert werden kann.

 

Auf diese Weise wurden die Kosten für die Integration aller Systeme auf ein Minimum reduziert. Aber es werden nicht nur hier Kosten gespart, letzten Endes ist auch das Training der Angestellten, die mit dem System arbeiten sollen, ein Kostenpunkt, der im Budget berücksichtigt werden muss. Comindware hat dieses Problem durch die Adaptierung der MS-Benutzerschnittstelle gelöst, so wie diese in Outlook und anderen professionellen Windows-Anwendungen Verwendung findet. Es ist viel einfacher, ein Werkzeug zu verwenden, das man schon kennt. Wenn die Integration von Comindware Tracker durch unsere Spezialisten unterstützt wird, kann auch ein Training stattfinden, das speziell für die Abteilungen Ihres Unternehmens entwickelt wird. Das hilft dabei, den neuen produktiveren Weg in einer professionelle elektronischen Arbeitsumgebung schneller zu adaptieren. Sie können es selbst ausprobieren, wenn Sie hier klicken oder wenn Sie sich mit dem Formular am Anfang dieser Seite registrieren.

Veröffentlicht:  in Leadership, Projektwelt