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Projektmanagement in der Cloud: Das müssen Sie bei der Migration beachten

Es gibt viele Gründe, warum sich Unternehmen für Cloud-basierte Tools entscheiden. Mehr Produktivität, geringere Kosten, Team Collaboration in Echtzeit, Ausfallsicherheit, leichte Bedienung und ständige Verfügbarkeit zählen zu den häufigsten. Kein Wunder also, dass sich auch das Projektmanagement in der Cloud immer größerer Beliebtheit erfreut.

Mit Online Projektmanagement Software realisieren Sie dieselben Vorteile wie mit der Migration anderer Daten in die Cloud – sofern die migrierten Prozesse nicht unterbrochen werden.

Online Projektmanagement Software – Garbage in, Garbage out (GIGO)

Angesichts der zahlreichen und überzeugenden Argumente für die Migration von Geschäfts- und Projektmanagementprozessen in die Cloud mag diese Vorgehensweise wie der Königsweg erscheinen, der das Unternehmen quasi über Nacht zum Erfolg führt. Doch tatsächlich handelt es sich hier schlicht um ein hilfreiches Instrument. Ein Tool, das in bestehenden Prozessen die Schwachpunkte hervorhebt und gut funktionierende Abläufe optimiert.

Wie bei allen IT-Prozessen gilt auch hier das Prinzip „Müll rein, Müll raus“ (GIGO). Oder wie Steve Weissman, Consultant bei der Holly Group, sagt: „wenn sie jetzt nichts taugen, taugen sie auch in der Cloud nichts“.

Projektmanagement Software in der Cloud – das ist zu beachten

Um mit einer Projektmanagement Software in der Cloud erfolgreich arbeiten zu können, hat sich folgende Vorgehensweise bewährt:

  1. Analysieren Sie Ihre Prozesse. Falls sie nicht die gewünschten Ergebnisse liefern, sollten Sie vor der Migration ausreichend Zeit und Aufwand für ihre Überarbeitung einplanen. Denn Projektmanagement Software in der Cloud führt genauso wenig automatisch zu besseren Resultaten wie alle anderen Migrationsvorhaben.
  2. Kommunizieren Sie mit den Endbenutzern – nicht nur vor der Migration in eine Online Projektmanagement Software, sondern auch währenddessen und danach. Die Akzeptanz im gesamten Unternehmen ist eine kritische Voraussetzung für die Verbesserung von Prozessen.
  3. Formulieren Sie Erfolgskriterien, damit Sie feststellen können, ob Projektmanagement Software in der Cloud für Ihr Unternehmen der richtige Weg ist. Zu den augenscheinlichen Gründen für den Umstieg auf eine Online Projektmanagement Software zählen Kosteneinsparungen, kürzere Produkteinführungszeiten und Mobilität. Aber einer erfolgreichen Cloud-Migration gehen immer eine detaillierte Beurteilung des Ist-Zustands sowie das Erarbeiten einer Checkliste mit den angestrebten Zielen voran. Schließlich gibt es in jedem Unternehmen individuelle Gegebenheiten, denen ein allgemeiner Standardansatz nicht gerecht werden kann.
  4. Bereinigen Sie vor der Migration in eine Online Projektmanagement Software Ihre Daten. Genau wie beim Wohnungsumzug ist jetzt der beste Zeitpunkt, um gründlich auszusortieren. Egal wie groß oder klein eine Organisation ist, mangelnde Qualität und Integrität der Daten führt schnell zu Problemen, denn Mitarbeiter verlassen sich dann auf persönliches Fachwissen und die bisher angewandten Verfahren zur Problemlösung.
  5. Führen Sie Tests mit Beispiel- oder unwichtigen Daten durch. So ist der normale Betrieb nicht gefährdet, falls die Testphase nicht so reibungslos wie erwartet verläuft.
  6. Fangen Sie klein an. Migrieren Sie einzelne Prozesse, nicht alle auf einmal. Lassen Sie sich nicht nur von der allgemeinen Begeisterung über Projektmanagement Software in der Cloud mitreißen. Die Bearbeitung komplexer Projekte wird durch die Organisation als übersichtliche Teilaufgaben wesentlich vereinfacht und auch Probleme sind einzeln leichter zu bewältigen, als wenn sie wie eine Lawine alles überrollen.
  7. Sie müssen echtes Interesse daran haben, Ihr Projektmanagement in der Cloud zu erledigen und nicht nur dem allgemeinen Trend folgen wollen.


Schlussfolgerung

Gut gemachtes Projektmanagement in der Cloud bietet beachtliche Vorteile. Wenn Sie sich dazu entschieden haben, sollten Sie nach einem Anbieter suchen, der seine Kompetenz bereits unter Beweis gestellt hat. Mit kostenlosen Testversionen, wie dem 30-tägigen Test von Comindware Project, können Sie herausfinden, ob eine bestimmte Cloud-basierte Online Projektmanagement Software auch wirklich zu Ihrem Unternehmen passt.

Veröffentlicht:  in Leadership, Projektwelt