Business Process Management ohne BPMN

Immer wieder erlebe ich, dass jemand voller Enthusiasmus versucht, völlig ungeeignete Tools in den Alltag einzubauen. Zum Beispiel mein bester Freund. Als japanische Restaurants hierzulande immer beliebter wurden, war er von den Essstäbchen so begeistert, dass er sie am liebsten ständig benutzt hätte. Man stelle sich das bildhaft vor – ein ausgewachsener Mann, der an der Imbissbude seine Pommes mit Stäbchen isst. Zum Glück hat diese Phase nicht lange gedauert.

Aber was würde passieren, wenn dieser ansonsten so vernünftige Mann ein Unternehmen führt, für mehrere unterstellte Mitarbeiter die Verantwortung trägt und auf einer Konferenz zum Thema Management das erste Mal von Business Process Management Notation und deren großartigen Vorteilen erfährt? Genau, er würde gleich am nächsten Tag nach einer Softwarelösung suchen, die BPMN 2.0 voll unterstützt und dann seinen IT-Leiter fragen, ob sie das Tool im Unternehmen verwenden können. Wäre ich sein IT-Chef, würde ich antworten: „Natürlich können wir. Aber: Der BPMN-Standard bringt ca. 600 Seiten an Dokumentation mit sich. Daher bezweifle ich sehr, dass die Einarbeitung unserer Mitarbeiter nur wenige Tage erfordern würde. Außerdem dürfte uns eine effektive Nutzung des Tools kaum gelingen, weil es kompliziert ist und unsere Prozesse verlangsamt, anstatt sie zu optimieren.“ Trotzdem versuchen sehr viele kleine und mittelgroße Unternehmen, solche Werkzeuge ohne die entsprechenden Experten einzusetzen – was sich anschließend als Zeitverschwendung herausstellt. Denn sie brauchen gar keine vollständige BPMN-Unterstützung, sondern ein einfaches und effektives Tool für die Gestaltung und Verfolgung ihrer Geschäftsprozesse.

Comindware Tracker bietet so einen vereinfachten Ansatz für das Prozessmanagement. Bei uns gibt es keine 600-seitigen Anleitungen und Sie brauchen keine Experten, die sich schon jahrelang mit BPMN-Software beschäftigen. Mit dem Comindware Workflow-Editor gestalten Sie Ihre Prozesse auf einfache und intuitive Weise: mit Workflow-Schritten, die durch Übergänge verbunden werden.

Jeder Workflow-Schritt ist ein Teil des Geschäftsprozesses; die Workflow-Übergänge bewegen den Prozess durch den Arbeitsablauf. Auf Gateways, Swim Lanes, Artefakts und andere schwer verständliche „wissenschaftliche“ Konzepte werden Sie nicht stoßen. Denn die sind für kleine und mittelgroße Unternehmen gar nicht erforderlich. Übrigens gestalten Sie Workflows mit unserer Software in einer sehr komfortablen und bedienfreundlichen Umgebung.

Jetzt werden Sie sicher nach erweiterten Funktionen fragen, wie zum Beispiel die parallele Ausführung von Prozessschritten oder Zeitbeschränkungen bei bestimmten Schritten. In dieser Hinsicht ist Comindware Tracker den Branchenführern deutlich überlegen. Obwohl die grundlegende Workflow-Gestaltung sehr einfach ist, sind zusätzlich viele erweiterte Funktionen verfügbar. Folgende Optionen bietet das Konfigurationsmenü von Schritten und Übergängen:

• Einzelne Prozessschritte können in parallele Aufgaben aufgeteilt werden. Dazu öffnen Sie die Konfiguration des Schritts und fügen ihm mehrere verantwortliche Personen hinzu. Es ist wirklich einfach, sogar für unerfahrene Benutzer.

• Zeitbasierte Übergänge zum nächsten Schritt verhindern, dass Prozesse ins Stocken kommen. Wenn zum Beispiel der Supportmitarbeiter einem Kunden nicht innerhalb einer bestimmten Zeitspanne antwortet, wird der Prozess automatisch dem Vorgesetzten neu zugewiesen. Diese Einrichtung erfolgt in der Registerkarte ‘Zeitbasierter Übergang’ im Dialog ‘Workflow-Schritt bearbeiten’.

• Wenn Sie Validierungsregeln wie zum Beispiel ‘Füllen Sie folgende Felder aus, bevor Sie den Schritt abschließen:’ benötigen, können Sie für Schritte und Übergänge Pflichtfelder einrichten.

• Benutzer oder Benutzergruppen, die Prozesse über einen bestimmten Übergang weitergeben sollen, können Sie in der Registerkarte ‘Berechtigungen’ des betreffenden Übergangs auswählen.

• Sie wollen die Prozesse mit Geschäftsregeln besser steuern können? Dabei hilft Ihnen die Comindware Expression Language, die fast überall eingesetzt werden kann. So erstellen Sie komplexe Validierungsregeln (z.B. ‘Please fill in field1 if field2 has value1’), konfigurieren zeitbasierte Übergänge anhand von Feldwerten im Prozess usw. Die Expression Language ist eine imposante Funktion, erfordert jedoch auch eine entsprechende Einarbeitung. Aber natürlich nicht so lange wie bei BPM und BPMN.

Und noch ein Vorteil: Workflows können jederzeit beliebig geändert werden. Neue Schritte, Übergänge, Validierungsregeln oder zeitbasierte Übergänge werden einfach hinzugefügt und die bestehenden Prozesse müssen nicht manuell aktualisiert werden. Das erledigt Comindware Tracker für Sie. Spezielle Kenntnisse brauchen Sie dafür nicht.

Beeindruckend, oder? Es hat mir wirklich Spaß gemacht, Ihnen die leistungsstarken Funktionen von Comindware Tracker vorzustellen. Ich bewundere unsere Entwickler: Sie haben ein großartiges Tool für die Geschäftsprozessverwaltung geschaffen, das einfach zu erlernen und bedienen ist. Davor ziehe ich meinen Hut!

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