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Wesentliche Eigenschaften von effektiven Cloud Collaboration Tools für die Projekt Zusammenarbeit

Cloud-basierte Collaboration Software erfreut sich bei der Projekt Zusammenarbeit steigender Beliebtheit. Ob Instant Messaging, Datei- und Dokumentenverwaltung, Videokonferenzen und Remote-Zugriff, kollaboratives Mindmapping oder das Teilen von Wissen… es gibt unzählige Cloud-basierte Collaboration Tools, die darauf warten ausprobiert zu werden. Die Beliebtheit von Cloud Collaboration Software kommt nicht von ungefähr, denn viele Unternehmen tun sich schwer mit der Vorhaltung einer entsprechenden In-Haus-Serverumgebung (z.B. Infrastruktur, fachliche Kompetenz, Wartung und Unterhaltung der Server).

Ein besonders bemerkenswerter Vorteil von Cloud Computing – und damit von Cloud Collaboration Tools – ist die Möglichkeit, Dokumente hochzuladen und mit den anderen Teammitgliedern zu teilen. So kann auch deren individueller Input aufgenommen werden, ohne sich dabei um die Dateiversionierung kümmern zu müssen. Wenn Sie also von zu Hause die Datei auf Ihren Laptop herunterladen, um dort die letzten Feinheiten für eine bevorstehende Sitzung einzuarbeiten, enthält sie alle Aktualisierungen und Anmerkungen der anderen Teammitglieder. Dabei ist es unerheblich, welcher Kanal verwendet wurde (Desktop-PC, Laptop, Smartphone oder Tablet).

Cloud-basierte Projekt Zusammenarbeit – die Qual der Wahl

Wettbewerb fördert die Innovation und im Bereich Cloud Software für Projekt Zusammenarbeit tummeln sich besonders viele Anbieter. Entsprechend viele Optionen bieten sich dem Kunden, der für seine Projekte und Teams die beste Lösung finden muss.

Allerdings steigt mit den vielen Wahlmöglichkeiten auch die Unübersichtlichkeit und manchmal legen sie die Entscheidungsfindung sogar komplett lahm. Die Vielzahl konkurrierender Lösungen für Cloud-basierte Projekt Zusammenarbeit auf dem Markt und der Hype um bestimmte Marken machen das Finden der individuell besten Cloud-basierten Collaboration Software immer schwieriger.

cloud based collaboration tools

Eigenschaften einer guten Cloud Collaboration Software

Anhand der folgenden sechs wesentlichen Eigenschaften von Collaboration Software können Sie die Anzahl potentiell geeigneter Tools eingrenzen:
  • Benutzerfreundlichkeit. Ist die Bedienung der Software einfach zu erlernen? Ist sie ansprechend gestaltet, effizient und effektiv? Erfüllt sie die Erfordernisse der Benutzer? Hält sie, was sie verspricht?
  • Einfachheit. Eigentlich beschreiben die Begriffe Benutzerfreundlichkeit und Einfachheit sehr ähnliche Eigenschaften. Allerdings enthalten benutzerorientierte Software-Designs zum Teil Funktionen, die das Unternehmen gar nicht verwendet. Diese nicht benötigte Funktionalität verbraucht jedoch Ressourcen und verlangsamt häufig den Ladeprozess, was langfristig zu einer negativen Anwendererfahrung führt.
  • Verfügbarkeit. Ist die Software kontinuierlich verfügbar oder ist sie viel zu häufig im Wartungsmodus?
  • Flexibilität. Passt sich das System den Benutzeranforderungen an? Sind Änderungen möglich? Minimiert sie für Leiter und Mitglieder des Teams den nötigten Aufwand, um die Arbeit zu erledigen?
  • Echtzeit. Werden Aktualisierungen sofort für alle Projekte und Beteiligte angezeigt? Können Teams und Leiter in Echtzeit kommunizieren, egal wo und auf welcher Plattform sie gerade sind?
  • Support. Ist der Anbieter-Support zeitnah erreichbar, wenn Ihnen die Feinheiten der Software Probleme bereiten? Ist die Knowledge Base so umfangreich und hochwertig, dass Sie dort selbst Lösungen finden können?

Fähigkeiten guter Cloud Collaboration Software für Projekt Zusammenarbeit

Die eben genannten Eigenschaften gelten ganz allgemein für Cloud-basierte Collaboration Tools. Darum folgen noch drei Aspekte, die für ausgereifte Cloud-basierte Projektmanagement Tools charakteristisch sind:

  • Gantt-Diagramme. Grundsätzlich gibt es eine ganze Reihe von Punkten zu beachten, vor allem bei großen und komplexen Projekten. Doch besonders wichtig für jeden Projekterfolg sind die Projektpläne. Gantt-Diagramme veranschaulichen die Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten und zeigen auf einen Blick, ob das Projekt pünktlich wie geplant abgeschlossen werden kann.
  • Grafischer Workflow-Generator. Bei der Projektplanung mit entsprechend komplexem Abgleich ermöglicht eine gute Collaboration Software die Erstellung des Projektplans, indem die Aufgaben und Aktivitäten einfach per Drag&Drop arrangiert werden. Damit sinkt der Einarbeitungsaufwand deutlich.
  • Ressourcenzuteilung. Es kann durchaus schwierig sein, aus den zur Verfügung stehenden Teammitgliedern jene zu finden, die über die benötigten Fertigkeiten verfügen. Gute Projektmanagement Software reduziert den erforderlichen Zeitaufwand für die Zuweisung der Aufgaben an die jeweils geeigneten Teammitglieder enorm. Sie enthält ein durchsuchbares Mitarbeiterverzeichnis mit allen wichtigen Detailinformationen zu Fertigkeiten, Standort, Dienstplan, aktueller Auslastung usw.

Schlussfolgerung

Auch wenn Cloud-basierte Collaboration Tools für Projekt Zusammenarbeit manchmal wahre Wunde vollbringen, die Anhänger von On-Premise Software können sie nicht immer überzeugen. Aber am besten machen Sie sich selbst ein Bild. Testen Sie die vollautomatisierte prioritätenbasierte Planungsfunktionalität, benutzerfreundlichen Gantt-Diagramme und das umfassende Mitarbeiterverzeichnis von Comindware Project. So werden Sie schnell erkennen, ob eine prädiktive Cloud-basierte Projektmanagementplattform für Sie und Ihr Team das Richtige ist.

Veröffentlicht:  in Leadership, Projektwelt