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Worin unterscheiden sich Geschäftsprozessmodellierung (BPM) und Geschäftsprozessautomatisierung (BPA)?

Ich komme aus der Branche, darum erstaunt mich diese Frage immer wieder. Trotzdem wird sie häufig gestellt. Zwar verstehen die meisten mehr oder weniger gut, dass man Geschäftsprozesse modellhaft abbilden kann. Doch wenn es darum geht, diese Prozesse zum Leben zu erwecken, also auszuführen, reicht ihre Vorstellungskraft oft nicht aus.

“Die Geschäftsprozessmodellierung erstellt ein visuelles Schema für Prozesse, das mit dem Auge leicht zu erfassen ist und das Aufspüren von Schwachstellen erleichtert. So können die Prozesse strategisch durchdacht, verbessert und optimiert werden.”
business process modelling

Wenn es um die Entscheidung für eine Software zur Modellierung oder Automatisierung von Geschäftsprozessen geht, müssen Sie zunächst Ihr Ziel abstecken. Denn: beide Ansätze verfolgen verschiedene Zwecke.

Die Modellierung von Prozessen erfolgt auf dem Papier oder mit einem grafischen Editor wie zum Beispiel Visio (sofern es mit dem entsprechenden Modul erweitert wurde). Auf diese Weise erstellen Sie mit BPM ein visuelles Schema für Prozesse, das mit dem Auge leicht zu erfassen ist und das Aufspüren von Schwachstellen erleichtert. So können die Prozesse strategisch durchdacht, verbessert und optimiert werden.

Doch weil beide Verfahren mit der Modellierung von Prozessen beginnen, kommt es immer wieder zur Verwechslung mit der Geschäftsprozessautomatisierung, also der Prozessausführung. Allerdings geht die Software hinter automatisierten Workflow-Prozessen viel weiter als eine reine Geschäftsprozessmodellierung: Zuerst geben Sie das Prozessmodell ein und sobald Sie auf ‘Ausführen’ klicken, werden nach dessen Vorgaben die entsprechenden Aufgaben automatisch an die Teammitglieder verteilt.

Die Modellierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen haben also einen Schritt gemeinsam: Beide bilden den Prozess in Form eines Diagramms ab. Allerdings erstellen Sie mit BPA eine ‘ausführbare Abbildung’ und das ist ein himmelweiter Unterschied zu dem Ergebnis einfacher grafischer Workflow-Editoren.

Eine Lösung für die Verwaltung von Geschäftsprozessen organisiert die Kollaboration und ermöglicht es Teamleitern, die Arbeit optimal an die jeweils zuständigen Personen zu verteilen sowie den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen. Während der Bearbeitung erfasst das System fortlaufend Informationen: Nach dem ‘Abschluss’ jeder Aufgabe benachrichtigt die Software den für den nächsten Schritt zuständigen Mitarbeiter und liefert alle erforderlichen Details gleich mit.

Die automatische Sammlung relevanter Daten erfordert nur minimalen zeitlichen Aufwand, manchmal sogar gar keinen, weil allein der Klick auf die Schaltfläche ‘Erledigt‘ von Interesse ist.

Es kommt also darauf an, was Sie mit der Lösung erreichen wollen. Geschäftsanalytiker, denen ein Prozessschema reicht, sollten sich für die Geschäftsprozessmodellierung entscheiden. Wenn Sie aber Ihre Teamarbeit abstimmen und den Zeitaufwand bei Routinearbeiten reduzieren möchten, wird Ihnen ein System für die Geschäftsprozess-automatisierung die besten Dienste leisten.

Comindware Tracker ist eine Automatisierungssoftware für Geschäftsprozesse, mit der Sie Ihre Prozesse, Regeln und Richtlinien gleich nach der Modellierung ausführen können. Wir haben verschiedene Lösungen für die einzelnen Geschäftsbereiche, doch dank der unerreichten Flexibilität und individuellen Anpassungsfähigkeit unterstützt Comindware Tracker alle geschäftlichen Aktivitäten in Ihrem Unternehmen.

Veröffentlicht:  in Leadership, Projektwelt