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Drei Wege, das Chaos in Ihrem Kleinunternehmen zu beherrschen

Es gibt Hunderte von Artikeln die Ihnen erzählen, wie man sich organisiert, systematisiert oder motiviert. Aber sie sagen Ihnen nicht wirklich, warum Sie sich kümmern sollten.

Ich sage Ihnen, warum: Wenn Sie keine Zeit dafür vergeuden, irgendeinen Status zurückzuverfolgen oder dafür, herauszufinden, was Ihr Team gerade tut, dann können Sie sich auf die Entwicklung der besten Ideen zur Steigerung der Innovationen fokussieren, werden früher fertig und sind erfolgreich. Sie sparen viel Zeit und Geld. Die wichtigste Erkenntnis aber wird sein, dass Sie damit Ihr Kerngeschäft an der erste Stelle bringen.

Drei Wege sind es, die die Kräfte Ihres Teams bündeln und sie alle zu Helden machen:

1. Entdecken Sie sich wiederholende Prozesse und verwenden Sie die besten davon wieder.

Take control on your tasks!

Sie alle bewältigen ein riesiges Arbeitspensum, einiges geplant, vieles ungeplant, unstrukturiert und unvorhergesehen. Beispiele für geplante Arbeit haben etwas zu tun mit der Art Ihres Unternehmens. Sind Sie Berater? Dann hat die geplante Arbeit mit Beratung und der Entwicklung guter Ideen zu tun.

Die andere Art Arbeit, die ungeplanten, unstrukturierten und unerwarteten Projekte, sind Dinge wie Büroumzüge, unerprobte Marketingprogramme, finanzielle und administrative Entwicklungen und erfordern fast immer ähnliche Schritte – egal ob bei einem Weinhändler, einer Zahnarztpraxis oder einer Werbeagentur. Diese Art Arbeit ist es, die das Gefühl von “Chaos” vermittelt, üblicherweise “sofort nötig” ist, einmalig und speziell, und dennoch für den Erfolg des Unternehmens unglaublich wichtig ist.

Innovative Unternehmen erfassen diese ungeplante und unstrukturierte Arbeit, erarbeiten den besten Weg zur Umsetzung und werden dann das Gelernte in anderen Geschäftsbereichen erneut anwenden. Ein Beispiel: Ein leitender Angestellter erwartet einen Büroumzug. Die Arbeitsanforderung kommt in Form einer IM oder eines “Pings” und wird oft als ärgerlich empfunden. Für die Leiter ist es keine große Sache – nur ein einfacher Umzug. Für die anderen aber – die Niederlassungen, IT, Personalverwaltung, Finanzwesen und andere Geschäftsbereiche – startet die Anforderung eine Abfolge ungeplanter Ereignisse.

Es ist möglich (ich würde sogar sagen, wahrscheinlich), dass es bereits eine vergleichbare – geplante – Schrittfolge irgendwo im Unternehmen gibt, die auf die aktuelle Anforderung anwendbar wäre. Vielleicht hat das Verkaufsteam beim Onboarding eines Klienten einen vergleichbaren Prozess zur Behandlung solcher Anforderungen in der richtigen Reihenfolge mit den richtigen Leuten eingeschliffen.

Wenn Sie den bewährten Prozess des Verkaufsteams einsehen können und gleichzeitig erkennen können, dass der “einmalige” Umzug den gleichen Prozess erfordert, dann können Sie die Forderung der Exekutive reibungslos und effektiv erfüllen. Sie vermeiden die Vergeudung von Zeit und Ressourcen und gleichzeitig bleiben alle auf die eigentliche Arbeit fokussiert.

Comindware bietet einen solchen Weg, die bereits getane – auch ungeplante – Arbeit zu durchforschen und den besten Weg zu ermitteln, wie solche Arbeit zu erledigen ist. Der grafische Workflowbuilder macht es einfach, den besten Prozess zu replizieren und die universelle Engine vermittelt Einsichten in Echtzeit in alles, was im Team und im gesamten Geschäft passiert.

2. Verfolgen Sie in Echtzeit Aufgaben, Anforderungen, Budgets und Projekte.

Sie glauben nicht ernsthaft, dass Sie wegen Ihres nur “kleinen” Unternehmens alles per Email (und die bereits erwähnten “Pings” für eilige Dinge) erledigen können. Das sollten Sie nicht glauben.

Ich spreche oft mit Eigentümern von Kleinunternehmen, die buchstäblich nicht wissen, was ihre Leute tun, welchen Stand ihre Projekte haben oder ob die aktuellen Projekte mit den geplanten Projekten übereinstimmen. Beheben Sie das. Führen Sie für Ihr Team ein System ein, das als nur das “Geschwätz” innerhalb des Teams steigert.

Benutzen Sie ein Werkzeug, das Aufgaben verwalten kann, Arbeit als Teil eines Ablaufs automatisch zuweist und jede Art Inhalt mit eingebauter Versionierung akzeptiert, Kommentare ermöglicht und eine unbegrenzte Anzahl Teilaufgaben unterstützt.

Auf diese Weise haben Sie alles, was Sie brauchen, um es alles im Auge zu behalten. Sie erhalten alles in nur einem System, einschließlich der Integration zu beliebiger Drittanbieter-Software, die Sie möglicherweise bereits einsetzen. Sie werden Einsicht in das gesamte Geschäft in Echtzeit haben.

Ich weiß, dass Comindware die genannten Eigenschaften hat. Ich weiß aber auch, dass andere Werkzeuge zur Aufgaben- und zur Projektverwaltung keinen Vergleich mit Comindware standhalten, wenn es um robuste Funktionalität in Kombination mit Flexibilität und Sichtbarkeit geht. Das liegt an der von Comindware genutzten neuartigen Datenbank:  ElasticData.

Ich erfahre von Kleinunternehmern, die ein “Kollaborations-Tool” in der Absicht erworben haben, alles zu verfolgen, und die schnell gelernt haben, dass dieses Werkzeugihre Arbeit nicht vorantreibt. Es wurde viel geklagt. Frustriert darüber, schon wieder Zeit und Geld in noch eine Anwendung investiert zu haben, wird darüber lamentiert, dass die Probleme nicht nur nicht behoben sind, sondern sogar noch zusätzliche Problem auftauchen, weil das neue Tool nicht zu den vorhandenen passt.

Sobald sie aber erleben, was Comindware alles kann und wie es in ihrer Umgebung angewendet wird, erhalten sie Kontrolle und Übersicht über die gesamte Arbeit des Teams.

3. Entlasten Sie Ihren Kalender für mehr Zeit zum Nachdenken und Planen.

Sie führen ein kleines Unternehmen und Ihr Unternehmen braucht Sie, um die großen Deals in Angriff zu nehmen. Sie können Ihre Zeit also nicht in endlosen Meetings verschwenden, weil sie nur so ein Gefühl dafür bekommen, was passiert. Während Sie die Routinearbeit erledigen müssen, können Sie einfache Prozesse aufsetzen, die dafür sorgen, dass das Meiste davon erledigt wird. Das gibt Ihnen Zeit zum Nachdenken, Zeit, sich mit den richtigen Leuten zu treffen, die Ihr Geschäft voranbringen und Zeit, neue Geschäftsfelder zu erkennen und anzugehen.

“…überführen Sie Ihre Routinearbeiten in einen geplanten Prozess und bilden Sie diese Arbeit mit einer Engine ab, die zur richtigen Zeit die richtige Arbeit an die richtigen Leute verteilt.”

Kurz gesagt wären Sie nachlässig, wenn Sie nur Ihren Kalender entlasten, ohne dabei sicherzustellen:

  • dass Sie wissen, was vorgeht,
  • dass die Routinearbeit wirklich getan wird.

Also noch einmal: WAs sie brauchen ist ein System, dass Ihnen in Echtzeit die Übersicht über Alles und alle Bereiche Ihres Geschäfts gibt und Ihre Routinearbeiten in geplanten Prozesse überführt und diese Arbeit mit einer Engine abbildet, die zur richtigen Zeit die richtige Arbeit an die richtigen Leute verteilt. Ich empfehle Comindware für alle bereits genannten Einsatzgebiete und ich ermutige Sie, einen Blick auf diese neue Lösung zu werfen.

Sie sind offensichtlich davon überzeugt, mit Ihrem Kleinunternehmen auf dem Markt zu bestehen. Vergewissern Sie sich, dass Sie sich auf Ihre Stärken konzentrieren, damit der Erfolg früher eintritt. Für dieses Ziel müssen Sie die besten Ideen ihres Teams immer wieder umsetzen, die Arbeit in Echtzeit verfolgen und gleichzeitig genug Platz in Ihrem Kalender frei halten, um das Wichtigste für Ihr Unternehmen zu tun.

Besuchen Sie www.comindware.com für mehr Einsicht in das, wie das richtige Programm dabei helfen kann, die Mission Ihres Unternehmens zu erfüllen.

Veröffentlicht:  in Leadership, Projektwelt